Angajați asistenți personali care Salvați ai timp sau cine te-a costat?
Recent, am invitat treizeci și cinci dintre cei mai buni clienți ai mei de coaching de afaceri la un refugiu privat în Jackson Hole, Wyoming, unde locuiesc. Discutam despre diferitele aspecte ale leadershipului - modalitățile prin care proprietarii de afaceri pot crea avantaje strategice și rezultate inovatoare pentru ei și companiile lor - când cineva m-a întrebat despre de gestionare a timpului .
Această întrebare a determinat o conversație plină de viață despre cele mai bune moduri pe care fiecare dintre noi le găsise pentru a ne folosi timpul. Și a devenit clar că antreprenorii cu succes extraordinar pe care îi aveam în camera aceea pierdeau timp prețios, deoarece asistenții lor nu erau suficient de capabili sau suficient de împuterniciți pentru a face munca necesară. Așa că am început să vorbesc despre importanța angajării asistenților care se potrivesc cel mai bine nevoilor dvs. - și ce puteți face pentru a-i ajuta să vă ajute.
În douăzeci și cinci de ani în diferite companii și în diferite orașe, am avut asistenți care au lucrat de la biroul meu, asistenți care au lucrat la distanță, dar la nivel local, și asistenți care au lucrat la o mie de mile distanță de mine. În acest proces, am descoperit că există într-adevăr patru niveluri de asistenți. Și că angajarea unui tip de asistent potrivit este esențială pentru a vă folosi timpul.
Nivelul 1: Gofer
Asistenții la acest prim nivel necesită instrucțiuni directe și supraveghere atentă. Pot muta obiecte din punctul A în punctul B. Pot trimite e-mailuri în numele dvs. - când li se spune exact ce să scrie. Aceștia pot prelua transcripții și scana documente și pot înregistra aceste documente în foldere conform instrucțiunilor dvs. Cu donatorii, le oferiți indicații la fiecare pas
Deci economisești niste timp - la urma urmei, goferul tău este cel care este de fapt face sarcina - dar, într-adevăr, trebuie să le gândești pentru ei. Ceea ce pune o limită dură asupra timpului pe care îl puteți profita cu adevărat lucrând cu un gofer.
Acesta nu este în mod evident genul de asistent personal pe care ar trebui să-l angajezi.
Nivelul 2: Asistentul administrativ
Un asistent administrativ sau „administrator” este cineva care poate face față multor sarcini, atâta timp cât există un proces clar stabilit pentru acestea și aceste sarcini se încadrează în limitele așteptărilor sau a ceea ce obișnuiesc să facă. .
Vestea bună este că administratorii sunt considerabil mai autonomi decât cei care au primit. Administratorii vă pot ajuta cu adevărat să vă folosiți timpul, atâta timp cât urmează procese și proceduri cunoscute pentru a obține rezultate cunoscute. Ei excelează cu sarcini concrete, definite.
Dar intră în probleme atunci când lucrurile devin ambigue - când li se cere să se ocupe de sarcini în care succesul nu este garantat. Se sperie să nu se încurce. Se sperie să facă o greșeală. Pentru că știu că vor fi trași la răspundere pentru erorile lor. S-ar putea să aibă probleme. Aceștia sunt reticenți, își folosesc propria discreție.
Așadar, administratorii vă pot ajuta să profitați de mult mai mult timp decât pot face donatorii, dar se vor feri de sarcinile în care ajutorul ar putea fi cel mai valoros.
Nivelul 3: Asistentul executiv
valoare netă chip foose 2016
Asistenții executivi nu sunt amăgiți de incertitudine. Ei pot lua o misiune neclară și își dau seama, de fapt, în anumite limite, cum să o facă să funcționeze. Se pot ocupa de sarcini care sunt schițat in loc sa fie proiectat.
Sarcinile proiectate - tipurile de sarcini cu care asistenții administrativi se simt cel mai confortabil - sunt foarte bine procesate. Pașii necesari sunt stabiliți în mod clar în avans.
Spre deosebire de asta, când îi oferi unui asistent executiv o sarcină schițată, de obicei vei spune ceva de genul: Iată ce încerc să realizez. Iată câteva variabile în joc. Iată câteva lucruri pe care ați putea dori să le luați în considerare . Tu descoperă restul . '
Asistentul executiv este extrem de autonom; au nevoie doar de ajutor pentru a înțelege contextul solicitărilor dvs. Au nevoie de o anumită cantitate de informații de bază pentru a-i ajuta să ia decizii bune în numele dvs. Au nevoie de tine pentru a-ți comunica așteptările și preferințele.
De exemplu, când vine vorba de călătorie, veți dori să le informați în ce condiții doriți să faceți upgrade la o clasă superioară de servicii de avion, ce tip de hoteluri vă plac și ce tipuri de cartiere preferați să stați.
Acest context poate merge, de asemenea, mult mai adânc. La rândul meu, îmi place să am asistentul meu executiv în căsuța de e-mail. În parte este util, deoarece reduce numărul de e-mailuri pe care trebuie să le gestionez: dacă primesc o sută de e-mailuri pe zi, aș spune că asistentul meu executiv le gestionează, le redistribuie sau le șterge aproximativ cincizeci până la șaptezeci.
Dar să o ai acolo este de asemenea utilă, pentru că vede contextul afacerii mele. Pentru că știe la ce lucrez și cu cine, poate lua decizii mai bune cu privire la cine ar trebui să ia întâlniri cu mine. De exemplu, dacă vede că schimb o mulțime de e-mailuri cu Joe despre un anumit proiect și apoi Joe cere o întâlnire și spune că trebuie să se întâmple înainte de un anumit termen, poate stabili că proiectul este cu adevărat important pentru eu și că, probabil, întâlnirea este prea. Așa că va lua inițiativa de a stabili acea întâlnire pentru mine și doar să-mi trimită o notă în sensul că „ Joe a spus că trebuie să se întâlnească cu tine înainte de acest termen, așa că l-am încadrat timp de o jumătate de oră, de la 2:45 la 3:15 . '
Asistenții executivi vă pot ajuta cu adevărat să vă folosiți timpul, atâta timp cât le oferiți un context bun.
Nivelul 4: Șeful Statului Major sau Directorul executiv
În sfârșit, avem șeful de cabinet - sau, în armată, ofițerul executiv. Acest asistent este ca un COO personal pentru activitățile dvs. de afaceri. Îți înțeleg obiectivele. Știu cine sunt toți jucătorii cheie. Și sunt capabili să obțină rezultate pe cont propriu, în timp ce iau o mare parte - sau chiar cea mai mare parte - din sarcina administrativă de pe umerii tăi.
Un șef de personal va lua inițiativa și va urmări efectiv și va verifica cu rapoartele dvs. directe în numele dvs. În timp ce un asistent administrativ sau executiv ar putea lua notițe în cadrul unei ședințe, șeful dvs. de personal va identifica elementele care trebuie urmărite și le vor face singuri. Șeful dvs. de personal se va ocupa să se întoarcă înapoi cu Cindy după ședință pentru a se asigura că într-adevăr a avut o predare curată a celor patru articole și apoi a reveni două zile mai târziu pentru a vedea cum le merge.
Din păcate, majoritatea oamenilor angajează goferi și asistenți administrativi - oameni care pot ajuta doar cu sarcini clar stabilite. Dar, în calitate de proprietari de afaceri, majoritatea dintre noi nu sunt prea orientați spre proces; trăim într-o lume mai neclară. Așadar, avem nevoie într-adevăr, cel puțin, de un asistent executiv care să poată face față unor situații mai ambigue.
Și, deși șefii de personal sunt minunați, de obicei îi veți găsi doar la companii cu capacitate medie și mai mari. Dacă aveți o companie mai mică, probabil că veți avea în echipa dvs. o persoană de tip șef de personal, dar acestea nu vă vor fi atribuite exclusiv. S-ar putea să vă conducă operațiunile sau, dacă afacerea dvs. este puțin mai mare, ar putea fi COO.
Și acesta este un lucru important de remarcat, de asemenea, că aceste titluri sunt arbitrare. O mulțime de persoane care sunt intitulate „Asistenți executivi” sunt cu adevărat doar donatori. Și o mulțime de oameni care sunt angajați ca goferi performează cu adevărat la nivelul asistentului executiv. (Acesta din urmă este deosebit de comun în lumea divertismentului.)
Deci, pe măsură ce vă gândiți să vă angajați următorul asistent, luați în considerare ce tip de asistent aveți nevoie. Și, indiferent ce decideți, asigurați-vă că căutați acele calități în timpul interviurilor.
În cele din urmă, un bonus pro-tip: angajați pe cineva cu ceva mai multă capacitate decât credeți că veți avea nevoie. La urma urmei, vrei ca compania ta să crească, nu-i așa?
Dacă ți-au plăcut ideile pe care le-am împărtășit, atunci te încurajez să descarci o copie gratuită a celei mai noi cărți a mea, Construiește o afacere, nu un loc de muncă . Click aici pentru detalii complete și pentru a obține copia gratuită.
