Sondaj, după sondaj, după sondaj este de acord - întâlnirile sunt o pierdere oribilă de timp și toată lumea le urăște.
Dar, dacă fiecare suflet viu din biroul tău geme când vine o nouă invitație la întâlnire, de ce îți petreci încă o parte semnificativă a săptămânii stând în sălile de conferință?
cât de înalt este Kelly Monaco
O parte din răspuns este probabil practicile de întâlnire ineficiente. O parte din problemă ar putea fi atenuată prin învățarea de a desfășura o întâlnire rapidă și productivă. Dar unele dintre aceste adunări nu pot fi reparate și pur și simplu nu ar trebui să se întâmple - cel puțin pentru dvs.
Acest ultim tip de întâlnire nu poate fi remediat cu o logistică mai bună. Pur și simplu trebuie să fie eliminați din programul dvs. Acesta este locul în care întâlnești un alt motiv important pentru persistența întâlnirii balonului - este greu să le spui nu. Dacă invitația este de la șeful tău, nu vrei să insulti utilitatea adunării. Același lucru este valabil și pentru un coleg, iar clienții pot fi cei mai greu de îndepărtat dintre toți.
Dar nu disperați, este posibil să ieșiți politicos din întâlniri fără să jigniți pe nimeni sau să arătați leneși. Recent, la HBR, Liane Davey, cofondator 3COze, a oferit sugestii specifice bazate pe probleme comune de întâlnire .
1. Când nu ești pregătit pentru întâlnire
Nu pentru că ești un slăbănog, desigur, ci pentru că echipa nu a avut suficient timp să cerceteze, să gândească, să se pregătească etc. despre subiectele care vor fi discutate. În acest caz, Davey sugerează încercarea de a amâna adunarea folosind un limbaj de genul: „Acesta este un subiect interesant. Pe baza priorităților noastre de anul curent, nu sunt sigur că suntem pregătiți încă pentru o conversație productivă. Ar fi posibil să împingem această întâlnire înapoi și să lăsăm grupul de lucru să progreseze puțin mai mult înainte de a ne întâlni?
2. Când este necesar, oamenii lipsesc
Uneori puteți observa o întâlnire care pierde timpul la o milă distanță. De exemplu, atunci când toate părțile relevante necesare pentru a lua o decizie nu vor fi prezente, știți că cu siguranță nu veți pleca cu acțiuni în mână.
Evidențiați problema invitatorului spunând ceva de genul acesta: „Aștept cu nerăbdare să iau câteva decizii cu privire la această problemă. Din invitația la întâlnire, nu pare că este implicată Producția [sau cine]. Aș dori să aștept până când cineva de la Production este dispus să se alăture. Altfel, nu vom putea lua nici o decizie. '
3. Când ești persoana greșită care să contribuie
Uneori problema nu este ceva inerent întâlnirii planificate - ci tu. Pur și simplu nu știți suficient sau nu sunteți implicat în această problemă în modul corect pentru a contribui în mod util. Davey oferă acest exemplu de scenariu pentru aceste situații: „Sunt flatat că sunteți interesat de contribuția mea. Nu cred că sunt cel mai bine calificat pe această temă. Am făcut câteva săpături și se pare că Pat ar avea contextul necesar. Te-ai simți confortabil să-l inviți pe Pat mai degrabă decât pe mine? (Îmi pare rău, Pat.)
Alternativ, puteți da responsabilitatea de a participa la un subaltern sau până la șeful dvs. În postarea completă , Davey oferă un limbaj sugerat și pentru aceste cazuri.
4. Când sincronizarea este extrem de incomodă
În alte cazuri, întâlnirea este bine organizată și puteți contribui, dar momentul întâlnirii este oribil pentru productivitatea dvs. Esti blocat? Nu, spune Davey, care îți sugerează să renunți, dar „ia câteva minute pentru a strânge câteva note și pentru a informa președintele sau un participant adecvat”.
Răspunzând invitației, ea oferă acest limbaj sugerat: „Aceasta va fi o discuție importantă. Nu pot participa, dar voi găsi ceva timp pentru a-mi împărtăși gândurile, astfel încât să le puteți include în discuție. '
care este căsătorită cu Sandra Smith
5. Când cea mai mare parte a ședinței este irelevantă pentru dvs.
Ce zici de când doar unul din cinci sau zece puncte de pe ordinea de zi la o întâlnire viitoare este relevant pentru tine? Nu vă așezați doar jucând degetele mari cu 80% din discuție, sfătuiește Davey. În schimb, clarificați faptul că veți scăpa devreme, răspunzând la invitație ceva de genul: „Ar fi posibil să acoperiți discuția despre rebranding ca primul punct de pe ordinea de zi? Nu pot să stau pentru întreaga întâlnire, dar aș vrea foarte mult să contribui la aceasta.
Desigur, a spune nu nu este dificil doar când vine vorba de întâlniri. Este posibil să întâlniți aceeași problemă a solicitărilor prost concepute sau direcționate greșit și în alte domenii ale vieții profesionale. Din fericire, există sfaturi la fel de bune acolo cu privire la modul exact de a spune frumos că nu și la alte birouri comune.
