Există multe motive pentru care întreprinderile să gestioneze fișierele electronice și să le digitalizeze documentele. Crearea unei structuri pentru organizarea și partajarea informațiilor este un beneficiu; la fel ca reducerea hârtiei, crearea de piste de audit, asigurarea conformității cu reglementările și facilitarea colaborării interne și externe. Sistemele de gestionare a documentelor (DMS) ajută companiile să digitalizeze, să stocheze, să gestioneze și să urmărească documentele, obiectele de date și imaginile în mod electronic. Fie că sunt denumite sisteme, software sau soluții, ofertele DMS vin cu o varietate de caracteristici și etichete de preț. Am venit cu unele dintre cele mai bune categorii pentru a vă ajuta să sortați ceea ce poate fi o gamă confuză de opțiuni.
În recenzia noastră, am găsit o gamă largă de oferte. Unele sisteme se concentrează pe activarea stocării, căutării, securității și includ unele funcții de revizuire și partajare a documentelor. Altele se extind dincolo de DMS, oferind o multitudine de clopote și fluiere (și plug-in-uri) pentru un spectru de capabilități, cum ar fi crearea fluxului de lucru, gestionarea sarcinilor, colaborarea, regulile automatizate și multe altele.
Având în vedere plenitudinea de opțiuni, determinarea sistemului potrivit poate fi descurajantă. Am vorbit cu Jennifer Pankow, Manager, Client Success, SHI International Corp., care a contribuit la simplificarea acesteia: „Într-o decizie de afaceri, întrebați-vă„ Ce mă obține acest lucru care mă ajută să îmi îmbunătățesc afacerea sau să îmi îndeplinesc o nevoie critică? ” Pentru aceasta îi ajutăm pe clienți să privească și să mapeze o soluție. În loc să mă gândesc „Am nevoie de DMS”, întrebați: „Ce trebuie să fac?” Apoi, restrângeți selecția la ce soluție face asta și ce piese face. '
măsurători Courtney Thorne-Smith
O altă întrebare de luat în considerare este: Unde vreau să fie stocate fișierele mele? Există trei tipuri de DMS: Cloud, local și hibrid.
Nor: Cu acest serviciu, documentele dvs. sunt în cloud-ul furnizorului - gata pentru accesul mobil oricând și oriunde aveți internet. Stocarea poate fi limitată de contractul dvs. (deși majoritatea serviciilor oferă o varietate de niveluri de stocare și prețuri asociate), dar este adesea o opțiune accesibilă, care include gestionarea sistemului și actualizări, iar fișierele sunt salvate în cloud.
La fața locului: Această opțiune permite mai multă personalizare pe măsură ce DMS se află pe serverul dvs. și nu vă limitați la stocarea la nivel de contract. Dar costul inițial poate fi intimidant, întreținerea IT poate fi suplimentară și va trebui să implementați un protocol de rezervă în cazul în care serverul dvs. cade.
Hibrid: Această combinație de premisă și cloud vă poate permite flexibilitatea de a utiliza cloud-ul pentru anumite tipuri de documente în timp ce evitați migrarea conținutului vechi la care nu aveți nevoie de acces mobil.
Când ne uităm la opțiunile DMS, factorii cheie care trebuie luați în considerare sunt:
Securitate: Un aspect este capacitatea dvs. de a controla accesul și de a seta permisiunile pentru documente și fișiere din sistem. Este importantă evaluarea modului în care aceste fișiere sunt partajate în siguranță intern și extern. Un alt aspect este nivelul de securitate care vă protejează datele acolo unde sunt stocate. Dacă căutați o soluție cloud, asigurați-vă că securitatea furnizorului pentru centrele lor de date este suficientă pentru a vă proteja datele și pentru a respecta orice reglementări pentru industria dvs.
Scanare: Dacă vă înecați în hârtie, găsiți un sistem care permite scanarea unor cantități masive de documente cu caracteristici pentru denumirea și arhivarea automată. O caracteristică potențială, recunoașterea optică a caracterelor (OCR), transformă documentele scanate în fișiere editabile și căutabile.
Căutare: Este înțelept să vă asigurați că, indiferent de modul în care sistemul vă organizează fișierele, funcțiile de căutare permit căutarea de cuvinte cheie în text integral în fișiere (nu doar după titlu).
Accesați, editați, monitorizați: Cât de extinse sunt nevoile afacerii dvs. pentru crearea, accesarea și modificarea documentelor? Când examinați un DMS, uitați-vă la:
- Setarea de acces / permisiune pentru documente și fișiere, de exemplu, sunt atribuite roluri, accesul este setat de document, dosar sau ambele, puteți seta permisiuni de către persoane și grupuri?
- Partajarea / editarea fișierelor, adică există o verificare / intrare, pot mai mulți utilizatori să editeze simultan?
- Monitorizare și urmărire, de exemplu, puteți vedea cine a vizualizat documentul, primiți un jurnal de activitate / audit, puteți seta alerte?
- Controlul versiunilor, adică puteți vedea istoricul versiunilor, cum asigură sistemul că se lucrează la cea mai recentă versiune, puteți accesa versiunile anterioare?
- Crearea, asamblarea și arhivarea, adică ce caracteristici sunt în vigoare pe durata de viață a documentului de la crearea până la arhivare?
Colaborare: Câtă colaborare internă și externă trebuie să le împuterniciți? În timp ce controlul versiunii, editarea și semnătura electronică pot fi caracteristici DMS destul de standard, unele sisteme includ fluxuri de lucru, co-autor, gestionarea sarcinilor, alerte, mesaje și multe altele.
Ușurința în utilizare: Doriți să adoptați sistemul cât mai aproape de 100%. Asigurați-vă că instrumentele și interfața sunt ușor de utilizat și intuitive, astfel încât echipa dvs. să o poată utiliza cu ușurință.
Mobilitate: Dacă accesul mobil este o prioritate, găsiți un sistem compatibil cu toate dispozitivele. Luați în considerare una care are o aplicație care reproduce experiența desktop.
Integrare: Există o mare varietate de capacități de integrare în ofertele DMS pe care le-am analizat. Aflați cu ce sisteme veți avea nevoie pentru a vă integra DMS. De exemplu, dorința dvs. de a evita să mutați fișiere din spațiul de stocare existent în cloud, de exemplu, Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive etc. sau nevoia dvs. de a vă conecta la CRM, sistemul de gestionare a conținutului sau software-ul de contabilitate vă poate determina decizia furnizorului. .
A sustine: Ca și în cazul oricărui serviciu de furnizor, asigurați-vă că înțelegeți modul în care este oferită asistența. Majoritatea furnizorilor pe care i-am analizat aveau mai multe opțiuni de asistență, inclusiv e-mail, chat online și telefon - deși orele erau uneori limitate. Unele oferă asistență doar printr-un sistem de bilete. Selectați unul care să se potrivească nivelului și tipului de asistență de care aveți nevoie.
Preț: Prețul DMS variază în funcție de furnizor și serviciu. După cum sa menționat mai devreme, DMS la fața locului are un cost inițial semnificativ. Cu toate acestea, cu serviciul cloud, veți plăti probabil o taxă lunară sau anuală stabilită pe utilizator / lună sau pe baza capacității de stocare, iar funcțiile suplimentare se pot adăuga la costuri. Deci, luați în considerare costurile dvs. continue și orice creștere care va apărea dacă nevoile dvs. cresc.
Nota editorului: Căutați software de gestionare a documentelor pentru compania dvs.? Dacă doriți informații care să vă ajute să alegeți cea potrivită pentru dvs., utilizați chestionarul de mai jos pentru ca partenerul nostru, BuyerZone, să vă ofere informații gratuit:
În căutarea DMS „Best of”, am găsit candidați calificați în mai multe categorii:
Câștigător general, cel mai bun software / sisteme de gestionare a documentelor pentru întreprinderi mici: eFileCabinet
eFileCabinet obține votul nostru ca cel mai bun câștigător global pentru software / sisteme de gestionare a documentelor pentru întreprinderi mici 2018. DMS este doar ceea ce face eFileCabinet. Este o ofertă robustă care îi promovează ușurința în utilizare, accesul mobil, căutarea avansată „nu pierde nimic” și nivelurile ridicate de securitate.
Pro: Există o gamă largă de funcții DMS, cu noi funcții adăugate, cum ar fi fluxul de lucru (disponibil în prezent în versiunea beta). Securitatea și conformitatea sunt domenii prioritare.
Contra: Asistența pentru clienți, deși răspunde rapid prin telefon, e-mail sau chat, este disponibilă numai în timpul orelor de lucru. De asemenea, aceasta nu este cea mai puțin costisitoare opțiune DMS; dar nici cel mai scump.
Vedeți recenzia noastră completă eFileCabinet.
Cel mai bun software / sisteme gratuite de gestionare a documentelor pentru întreprinderi mici: Zoho Docs
În timp ce mulți furnizori de DMS oferă încercări gratuite, versiunile gratuite sunt rare. Cele pe care le-am găsit adesea au permis doar un singur cont de utilizator. Oferind 5 GB de spațiu de stocare / utilizator pentru până la 25 de membri ai echipei, câștigat gratuit Zoho Docs, recunoașterea noastră ca cel mai bun software gratuit de gestionare a documentelor pentru întreprinderile mici 2018.
Pro: Zoho Docs susține o securitate și o conformitate puternice, are o interfață prietenoasă cu utilizatorul, forumuri online pentru asistență și multe dintre caracteristicile serviciilor cu plată pe care le-am analizat.
Contra: Zoho Docs, la fel ca Google Docs, are propriul format pentru fișiere. Unii utilizatori au comentat că lucrul cu documentele Word în acest sistem este mai dificil decât ar dori.
Citiți integral Zoho Docs recenzie .
Cel mai bun software / sisteme de gestionare a documentelor pentru serviciul clienți: eFileCabinet
eFileCabinet obține votul nostru ca cel mai bun software / sisteme de gestionare a documentelor pentru servicii pentru clienți în 2018. În timp ce acest DMS poate costa puțin mai mult decât unii concurenți, mai multe recenzii ale utilizatorilor afirmă că merită din cauza oamenilor și a serviciului pentru clienți. Echipa de succes pentru clienți se angajează ca fiecare client nou care primește un apel imediat după cumpărare pentru a se asigura că înțelege pe deplin produsul și că compania lor poate beneficia de acesta.
Pro: Când contactăm serviciul clienți prin intermediul celor trei metode ale acestora, și anume, chat, telefon și e-mail, am auzit foarte repede, iar reprezentanții au fost prietenoși, profesioniști și de ajutor.
Contra: Asistența pentru clienți este disponibilă numai în timpul orelor de lucru (8am - 5pm MT) de luni până vineri.
Vedeți recenzia noastră completă eFileCabinet.
care este căsătorit cu Billy Gilman
Cel mai bun software / sisteme de gestionare a documentelor pentru colaborare: SharePoint
SharePoint, un DMS de la Microsoft, include multe funcții care vor interesa companiile sau echipele care trebuie să colaboreze eficient. Proiectat cu intenția de a „împuternici munca în echipă” și „colaborarea perfectă în întreaga organizație”, SharePoint este alegerea noastră pentru cel mai bun software / sisteme de gestionare a documentelor pentru colaborare 2018.
Pro: Ca produs Microsoft, SharePoint oferă niveluri ridicate de securitate și asistență pentru clienți, cu o gamă de puncte de preț. Capacitățile par aproape nesfârșite atunci când se ia în considerare suita completă de oferte Microsoft cu care se integrează SharePoint.
Contra: Multe recenzii indică faptul că pentru a utiliza pe deplin expertiza SharePoint și este necesară personalizarea. Acest lucru ar putea face soluția consumatoare de timp și costisitoare pentru întreprinderile mici.
Vedeți recenzia noastră completă SharePoint.
Cel mai bun software / sisteme de gestionare a documentelor pentru firme de avocatură: fișiere M.
Deoarece firmele de avocatură se ocupă de o grămadă de documente, o mare parte din acestea conținând informații confidențiale și sensibile, există considerente suplimentare pentru selectarea unui DMS. Potrivit unui articol din Jurnalul ABA, „ Iată descrierea legală a software-ului de gestionare a documentelor , „componentele de gestionare a documentelor din software-ul de administrare a cabinetelor pe care o firmă de avocatură le folosește în prezent pot fi suficiente pentru cabinetele individuale sau pentru firmele mici din domeniile de practică care nu sunt grele pentru documente. Însă pentru firmele mici care gestionează cantități masive de documente, găsirea unui sistem autonom care să se integreze bine cu software-ul de contabilitate și contabilitate existent poate fi extrem de benefică. Datorită tehnologiei sale inovatoare, securității, asistenței pentru conformitatea datelor și capacității de integrare, selecția noastră pentru cel mai bun software / sisteme de gestionare a documentelor pentru birourile de avocatură este M-Files.
Pro: În plus față de caracteristicile DMS solide, cum ar fi capacitățile de scanare, OCR pentru organizare și căutare și controlul accesului, această tehnologie oferă firmelor de avocatură fluxuri de lucru pentru aprobarea contractelor și acceptă eDiscovery.
Contra: M-Files nu oferă pachete preconfigurate, așa cum fac unii concurenți, astfel încât este greu să evaluezi ce cost va avea o firmă de avocatură mică pentru a obține caracteristicile de care au nevoie. Soluțiile sunt personalizate pentru fiecare client, iar prețurile încep de la 2.000 USD pe an.
Citiți recenzia completării M-Files.
Alte servicii de gestionare a documentelor
Pe lângă cele pe care le-am selectat în categoriile noastre Best Of, iată alte companii pe care le-am analizat:
Dokmee descrie oferta ca un sistem de gestionare a documentelor sigur, ușor de utilizat, conceput pentru o varietate de scopuri, inclusiv captarea și stocarea documentelor, căutarea și recuperarea și partajarea fișierelor.
Un site suita de gestionare a documentelor este utilizată de companiile de arhitectură, inginerie și construcții pentru fluxurile de lucru, gestionarea informațiilor și conformitatea cu standardele globale.
Cloud DocuWare digitalizează procesele de hârtie, permite configurarea fluxurilor de lucru personalizate și se integrează cu ERP, CRM și alte sisteme.
Adobe Document Cloud include Acrobat DC pentru productivitatea PDF și Adobe Sign pentru semnarea electronică integrată.
Hightail Business , fost YouSendIt, este alcătuit din ofertele lor de partajare de fișiere și colaborare creativă.
Ascencio ONLYOFFICE oferă editori de documente online și instrumente de business pentru productivitate prin cloud sau rețea privată.
Alfresco One de la Alfresco Software, Inc. este o platformă Enterprise Content Management (ECM) care include gestionarea documentelor, colaborarea și automatizarea proceselor.
Metodologie
Am folosit o revizuire extinsă a termenilor de căutare, tendințe sociale și cercetări web pentru a restrânge lista noastră de oferte DMS. Am intervievat profesioniști în servicii pentru clienți care au experiență în utilizarea DMS și în ajutarea clienților în deciziile lor de gestionare a conținutului sau de achiziție de software. Cu selecția noastră restrânsă, am revizuit site-ul web al fiecărei companii și am urmărit demonstrații sau ne-am înscris pentru probe și am comparat ofertele în special în ceea ce privește tipul de serviciu, prețuri, servicii pentru clienți, scalabilitate, funcționalitate, ușurință în utilizare, recenzii ale clienților, site-ul de afaceri și tehnologie recenzii și premii. Pentru orice informație lipsă am contactat compania. În acest proces, nu numai că am completat lacunele de informații, dar am evaluat și viteza și gradul de răspuns al acestora.
Dezvăluire editorială: Inc. scrie despre produse și servicii în acest articol și în alte articole. Aceste articole sunt independente din punct de vedere editorial - ceea ce înseamnă că editorii și reporterii cercetează și scriu despre aceste produse fără influența oricărui departament de marketing sau vânzări. Cu alte cuvinte, nimeni nu le spune reporterilor sau editorilor noștri ce să scrie sau să includă informații speciale pozitive sau negative despre aceste produse sau servicii în articol. Conținutul articolului este în întregime la latitudinea reporterului și editorului. Veți observa, totuși, că uneori includem articole și linkuri către produse și servicii. Când cititorii dau clic pe aceste linkuri și cumpără aceste produse sau servicii, Inc poate fi compensat. Acest model de publicitate bazat pe comerțul electronic - ca orice alt anunț de pe paginile articolelor noastre - nu are niciun impact asupra acoperirii noastre editoriale. Reporterii și editorii nu adaugă aceste linkuri și nici nu le vor gestiona. Aceste reclame, la fel ca altele pe care le vedeți pe Inc, susțin jurnalismul independent pe care îl găsiți pe acest site.
Nota editorului: Căutați software de gestionare a documentelor pentru compania dvs.? Dacă doriți informații care să vă ajute să alegeți cea potrivită pentru dvs., utilizați chestionarul de mai jos pentru ca partenerul nostru, BuyerZone, să vă ofere informații gratuit:
Nota editorului: Căutați software de gestionare a documentelor pentru compania dvs.? Dacă doriți informații care să vă ajute să alegeți cea potrivită pentru dvs., utilizați chestionarul de mai jos pentru ca partenerul nostru, BuyerZone, să vă ofere informații gratuit:
Dezvăluire editorială: Inc. scrie despre produse și servicii în acest articol și în alte articole. Aceste articole sunt independente din punct de vedere editorial - ceea ce înseamnă că editorii și reporterii cercetează și scriu pe aceste produse fără orice influență a oricărui departament de marketing sau vânzări. Cu alte cuvinte, nimeni nu le spune reporterilor sau editorilor noștri ce să scrie sau să includă informații speciale pozitive sau negative despre aceste produse sau servicii în articol. Conținutul articolului este în întregime la latitudinea reporterului și editorului. Veți observa, totuși, că uneori includem articole și linkuri către aceste produse și servicii. Când cititorii dau clic pe aceste linkuri și cumpără aceste produse sau servicii, Inc poate fi compensat. Acest model de publicitate bazat pe comerțul electronic - ca orice alt anunț de pe paginile articolelor noastre - nu are niciun impact asupra acoperirii noastre editoriale. Reporterii și editorii nu adaugă aceste linkuri și nici nu le vor gestiona. Acest model publicitar, la fel ca altele pe care le vedeți pe Inc, susține jurnalismul independent pe care îl găsiți pe acest site.
