Aveți o listă de sarcini? Desigur - majoritatea dintre noi o facem. Dar cum rămâne cu o listă de lucruri de făcut? Se pare că este cel puțin la fel de important, potrivit experților în productivitate.
Ce este mai exact o listă de lucruri de făcut? Nu este o listă de obiceiuri proaste pe care sunteți hotărât să le rupeți sau un comportament negativ pe care doriți să fiți sigur că îl evitați. Este o listă de sarcini pe care ați putea crede că ar trebui să le faceți, sau s-ar putea să doriți să le faceți sau pe care altcineva vi le poate cere. Dar, deoarece aceste sarcini nu te îndreaptă către niciunul dintre obiectivele tale mai mari, nu îți hrănesc sufletul și nu sunt necesare pentru a le face, e mult mai bine să nu le faci. Acestea ar trebui fie lăsate nefăcute, fie ar trebui să le delegați altcuiva.
Cei mai de succes oameni pe care îi cunosc spun că cariere extraordinare apar din ceea ce spui nu. Are sens, deoarece timpul și energia sunt o resursă limitată pentru fiecare dintre noi și modul în care alegem să cheltuim resursa prețioasă contează foarte mult. Consultant în management și antrenor executiv scrie în recenzie de afaceri Harvard :
Odată ce accepți că ai mai mult de făcut decât timp pentru a face totul, acesta este de fapt un concept eliberator. Această realizare vă obligă să recunoașteți că există elemente cu prioritate mai mică pe care probabil că nu le veți finaliza niciodată. Ștergeți aceste elemente neesențiale, puneți-le pe lista dvs. de activități neplăcute și angajați-vă să le lăsați să plece. Acest lucru vă va împiedica să pierdeți timp prețios reevaluând continuu dacă ați putea ajunge la aceștia care ar putea fi mai bine investiți în realizarea efectivă a lucrării.
jessica biel data nașterii
O listă de lucruri de făcut nu vă va aduce claritate și liniște, deoarece vor exista mai puțină rușine și anxietate în legătură cu lucrurile pe care credeți că ar trebui să le faceți sau, mai rău, le-ați spus altcuiva că le veți face, dar aveți probleme să ajungeți la ele. De asemenea, va aduce o mai mare transparență și vă va îmbunătăți relațiile cu colegii și clienții, deoarece nu veți mai face promisiuni pe care nu le puteți respecta.
Poate suna contraintuitiv - sunteți deja destul de ocupat - dar alocați-vă puțin timp, cel puțin o jumătate de oră, pentru a vă crea lista de a nu face. Productivitatea pe care o veți câștiga va merita cu adevărat. Iată cum să începeți:
1. Adunați o listă generală de candidați pentru lista dvs. de sarcini.
Dacă urmăriți modul în care vă petreceți timpul (ceea ce merită să faceți), examinați înregistrările pentru a vedea ce sarcini petreceți în fiecare zi. Uitați-vă la calendarul dvs. și la orice notă pe care o puteți avea, care va arunca o lumină exactă asupra modului în care vă petreceți timpul de lucru. Orice lucru pe care îl petreci timp care nu se aliniază direct cu obiectivele și viziunea pe termen lung pentru tine ar trebui să fie cu siguranță un candidat. La fel ar trebui și articolele care se află pe lista dvs. de sarcini de multă vreme, copleșindu-vă, dar pe care încă nu le-ați realizat. Lucrurile pe care vi le cer alții ar trebui să apară pe lista potențialilor candidați, cu excepția cazului în care vă vor îndrepta către propriile obiective. Și, în sfârșit, orice sarcină care îți face inima să se scufunde doar să te gândești ar trebui să fie un candidat pentru lista ta de a face.
2. Pune-ți câteva întrebări.
Odată ce ați obținut potențialii candidați pentru lista de sarcini, provocați-i pe fiecare dintre ei cu câteva întrebări. Mai întâi întrebați: „Această sarcină mă va ajuta să-mi ating obiectivele și să contribui la viziunea mea de succes?” Dacă răspunsul este nu, urmăriți întrebând: „Voi suferi eu sau altcineva consecințe negative semnificative dacă această sarcină nu se realizează?” „Este o sarcină urgentă sau importantă?” Dacă răspunsul la aceste ultime două întrebări este, de asemenea, nu, această sarcină ar trebui să apară pe lista dvs. de sarcini.
Dacă ceva pare urgent sau important sau ar putea avea consecințe negative dacă se anulează, întreabă-te: „Trebuie să fiu eu cel care să îndeplinească această sarcină? Sau aș putea să-l dau altcuiva delegându-l sau externalizându-l? ' Dacă există vreo modalitate de a da această sarcină altcuiva, aceasta ar trebui să apară pe lista dvs. de sarcini.
3. Pregătește câteva răspunsuri.
Întregul punct al listei de a nu face este acela de a fi dispus și capabil să spui rapid nu sarcinilor care nu se potrivesc obiectivelor tale pe termen lung și care nu trebuie să le faci. Pe măsură ce noile sarcini sunt adăugate la lista dvs. de sarcini, este util să fiți gata cu câteva răspunsuri rapide în cazul în care cineva (inclusiv dvs.) vă cere să faceți ceva care nu se potrivește cu misiunea dvs.
Antrenorul Blaz Kos sugerează de fapt, pregătești un text de tip boilerplate pe care îl poți apuca și arunca rapid într-un e-mail dacă vrei să respingi politicos cererea de a face ceva. S-ar putea să doriți, de asemenea, să scrieți scripturi pe care le puteți folosi personal sau prin telefon și să veniți cu câteva lucruri pe care ar trebui să le pregătiți să vă spuneți de fiecare dată când o sarcină neesențială își ridică capul urât.
4. Repetați.
Pe măsură ce sunteți invitați să vă asumați sarcini noi sau când veniți cu idei noi pe care doriți să le urmăriți, testați-le pe fiecare împotriva întrebărilor de mai sus. Îndeplinește criteriile foarte stricte pentru a fi plasat pe lista dvs. de sarcini sau aparține listei dvs. de sarcini? Fiți vigilenți cu privire la protejarea propriului timp și a energiei și folosiți boilerplate-ul sau scriptul pentru a refuza sarcinile după cum este necesar.
Revizuiește-ți periodic lista de lucruri de făcut - cel puțin o dată pe trimestru, sugerează Kos. Pe măsură ce obțineți atenția, vă recomandăm să adăugați mai multe articole pe listă. Cine știe? Poate că într-o bună zi lista de sarcini va fi mai lungă decât lista de sarcini.
