Manualele angajaților , manualele de politici și proceduri, manualele angajaților - oricum doriți să le numiți - sunt adesea considerate un rău necesar atât de angajați, cât și de angajatori. Acestea generează de obicei consternare de la angajați, mai ales dacă nu sunt clare, bine scrise și specifice afacerii și dacă se concentrează mai ales pe negativitate - cu alte cuvinte listă, doar ce nu trebuie făcut. Între timp, angajatorii se uită la aceste manuale în ceea ce privește cum să-și acopere ... activele ... în eventualitatea unor procese potențiale.
Există, totuși, o modalitate mai bună.
Experții spun că întreprinderile mici și mijlocii pot crea manuale pentru angajați care le protejează atât de litigii, cât și îi pot relaxa pe membrii personalului, explicând în termeni pozitivi politicile companiei. Pentru a avea un manual de politici eficace, angajatorul ar trebui să-și aloce timpul pentru a identifica ceea ce este important pentru afacere, atât în menținerea angajaților informați și fericiți, cât și în realizarea obiectivelor de afaceri ale companiei. „Poate servi drept carte de joc și descrie regulile jocului pentru angajați despre ceea ce se așteaptă de la ei”, spune Nancy Cooper, președinta grupului de muncă și ocupare Garvey Schubert Barer , o firmă de avocatură cu sediul în Portland, Oregon.
„Valoarea este că angajații pot înțelege ce se așteaptă de la ei și ce se pot aștepta de la companie”, adaugă Paul Rowson, director general la Lumea la locul de muncă , o asociație globală de resurse umane care se concentrează pe compensații, beneficii, viață profesională și recompense totale integrate. „Aceasta include modul în care sunt luate deciziile de plată, modul în care sunt evaluate în funcție de performanța lor, modul în care compania tratează lucruri precum concediile de boală și alte beneficii, modul în care compania vede programele din viața profesională și modul în care vor fi tratate într-un litigiu.” Având toate aceste probleme expuse într-un manual, poate elibera un angajat să-și facă cea mai bună treabă, adaugă el, fără griji că un angajator îi va trata nedrept.
Dar diavolul este în detalii, după cum se spune. Succesul unui manual al angajaților depinde de ceea ce includeți și de modul în care redactați politicile. Prima regulă pentru scrierea unui manual de joc câștigător este că acesta trebuie scris într-un mod clar și ușor de înțeles și să reflecte cultura afacerii. Anumite politici trebuie să fie incluse în manual prin lege. Aceasta înseamnă că ar trebui să vă alocați timp pentru a afla despre cerințele locale și de stat, precum și despre cerințele federale, spune Cooper. Alte politici ar trebui să fie incluse în manual pentru a proteja angajatorul. „Indiferent de motivul care stă la baza politicilor, toate ar trebui aplicate într-o manieră consecventă”, adaugă ea.
Nota editorului: Căutați externalizarea resurselor umane pentru compania dvs.? Dacă doriți informații care să vă ajute să alegeți cea potrivită pentru dvs., utilizați chestionarul de mai jos pentru ca partenerul nostru, BuyerZone, să vă ofere informații gratuit:
Următorul ghid va descrie ceea ce trebuie să includeți prin lege, clauze pe care experții juridici susțin că fiecare manual al angajaților ar trebui să le includă și apoi alte dispoziții opționale pe care ați putea dori să le includeți într-un manual al angajaților pentru a-l face să funcționeze pentru dvs. și angajații dvs.
Ce trebuie să includă într-un manual al angajaților: prevederi ale manualului cerute de lege
Înainte de a începe să scrie un manual al angajaților, liderii de afaceri trebuie să înțeleagă ce trebuie să includă prin lege. Acest lucru poate determina, de asemenea, modul în care decideți să configurați manualul angajaților.
Primul pas este să vă familiarizați cu legile federale, de stat și locale privind ocuparea forței de muncă pe care trebuie să le respectați - unii trebuie chiar să fie afișați în manualul angajaților companiei. Departamentul Muncii din SUA prezintă informații pentru angajatori despre legile federale care au impact asupra problemelor la locul de muncă pe site-ul său web la www.dol.gov . Dacă afacerea dvs. funcționează în mai multe state, este posibil să aveți motive legale pentru a scrie manuale diferite pentru angajații din fiecare stat. „Fiecare stat are legi unice privind ocuparea forței de muncă”, spune Cooper. „Multe dintre legile la nivel de stat spun că trebuie să o ai în manual”.
câți ani are Nathan Sykes
Alte probleme pot avea, de asemenea, un impact asupra modului în care abordați manualul angajaților. De exemplu, dacă aveți unități de afaceri diferite, cum ar fi o unitate de producție și o unitate de vânzare și cercetare, poate doriți ca manualul de bază să fie același pentru fiecare grup de angajați, dar poate doriți să includeți politici specifice pentru anumite unități de afaceri , cum ar fi dacă o unitate de afaceri are un sindicat sau angajați plătiți pe oră, spune Cooper.
După ce ați stabilit cum veți aborda manualul angajaților, trebuie să determinați ce politici trebuie să includeți prin lege. Unele companii oferă software sau șabloane care pot fi un bun început pentru a vă ajuta să parcurgeți procesul. Dar politicile pot varia de la stat la stat. Dacă nu sunteți sigur care sunt politicile impuse de lege, ar trebui să vă adresați organizațiilor de resurse umane sau avocatului dvs. de angajare. Multe departamente de muncă ale statului au listări pe site-urile lor web pentru angajatori cu privire la legile pe care trebuie să le respecte atunci când fac afaceri în stat și acestea pot fi utile pentru a determina ce să includă într-un manual al angajaților.
Politicile pe care trebuie să le includeți într-un manual al angajaților prin lege pot include următoarele:
- Politici de concedii medicale de familie . Legea privind concediul medical pentru familie a guvernului federal impune angajatorilor de anumite dimensiuni să ofere angajaților concediu fără plată de până la 12 săptămâni în orice perioadă de 12 luni pentru nașterea sau îngrijirea unui copil, pentru a îngriji un membru imediat al familiei cu o afecțiune gravă , sau dacă angajatul are o stare de sănătate gravă. Multe state au propriile politici și în ceea ce privește concediul familial neplătit.
- Politici egale de angajare și nediscriminare . Departamentul Muncii din SUA solicită multor întreprinderi să posteze informații care să ateste că afacerea respectă legile privind nediscriminarea și egalitatea de șanse în angajare și promovare.
- Politici de compensare a lucrătorilor . Multe state impun ca angajații să fie informați în scris cu privire la politicile de compensare a lucrătorilor.
Printre alte legi care ar putea necesita includerea în manualele angajaților se numără politicile privind acomodarea persoanelor cu dizabilități, politicile privind concediul militar, politicile privind cazarea pentru alăptare și politicile privind concediul victimelor infracțiunilor.
Sapă mai adânc: Cum să asamblați un manual al angajaților
Ce trebuie să includă într-un manual al angajaților: Clauze pe care trebuie să le includă fiecare manual al angajaților
Există câteva renunțări generale pe care ar trebui să le aibă fiecare manual al angajaților.
teri nelson fiica lui david nelson
- Nu un contract . Este important să subliniem că manualul este doar un manual - și nu face nicio promisiune cu privire la continuarea angajării. Cooper recomandă următoarea formulare: „Acest manual nu este un contract, expres sau implicit și nici nu garantează angajarea pentru o anumită perioadă de timp. Deși sperăm că relația noastră de muncă va fi pe termen lung, fie Compania, fie dvs. puteți încheia relația în orice moment, cu sau fără notificare, cu sau fără motiv, în măsura permisă de lege. '
- Manualul depășește documentele politice anterioare . Manualul ar trebui să clarifice faptul că acesta este cuvântul suprem privind politicile companiei. Cooper vă sugerează să utilizați următoarea limbă: „Acest manual al angajaților înlocuiește și înlocuiește toate politicile și procedurile anterioare, inclusiv, dar fără a se limita la toate memorandumurile sau politicile scrise care ar fi putut fi emise cu privire la subiectele acoperite în acest manual.”
- Politicile din manual pot fi supuse modificărilor . Este important să lăsați un spațiu mic, deoarece vremurile se schimbă, apar noi probleme și este posibil să trebuiască să faceți revizuiri. Acesta este modul în care Cooper vă sugerează să redactați această prevedere: „Politicile incluse în acest manual sunt doar orientări și pot fi modificate pe măsură ce Compania consideră adecvate și necesare. Din când în când, puteți primi notificări despre politici, proceduri, beneficii sau programe noi sau modificate. '
- Pagina de confirmare a angajaților . Pentru a vă proteja afacerea și pentru a verifica dacă angajații dvs. sunt conștienți de faptul că compania dvs. respectă aceste legi, este important să includeți o pagină de confirmare pe care angajatul o semnează și o returnează. Recunoașterea trebuie să precizeze că angajatul înțelege că este responsabilitatea lor să citească și să respecte politicile. „Vrei să ai pagina de confirmare detașabilă din manual”, spune Cooper. „Odată ce este semnat, trebuie să intre în dosarul personalului angajatului.”
Sapă mai adânc: Instrumente: Confirmarea unei chitanțe a manualului angajatului
Ce să includeți într-un manual al angajaților
Înainte de a scrie manualul angajaților, ar trebui să vă alocați timp pentru a determina ce este important pentru dvs. ca afacere. Îți pasă de modul în care apar angajații tăi atunci când sunt la locul de muncă? Vrei să se abțină de la mesaje text în timp ce lucrează? Îți pasă dacă fac bloguri despre companie? Dacă problema este importantă pentru dvs. și aveți așteptări pentru comportamentul angajaților, ar trebui să o abordați într-o politică.
„Probleme importante pot fi lucruri precum capacitatea angajatului de a folosi telefoanele mobile la locul de muncă sau în timp ce conduce; tratarea modului adecvat (sau mod inadecvat) prin care angajații discută angajatorul în camere de chat sau pe bloguri după ore; sau chiar capacitatea angajatorului de a aborda problemele create de modul în care angajații își folosesc computerele, poșta electronică și mesageria vocală ”, spune Cooper. „Unul dintre cele mai importante lucruri de reținut este că manualul dvs. trebuie să reflecte modul în care faceți afaceri. Dacă scrieți o politică, fiți pregătiți să aplicați politica - indiferent dacă este vorba de o limitare a politicii sau de obiective care susțin politica. Trebuie ca manualul dvs. să fie o adevărată reflectare a afacerii dvs.
De asemenea, trebuie să decideți ce ton doriți să ia manualul dvs. Multe manuale sunt scrise din perspectiva negativă „nu trebuie”. Unele dintre cele mai eficiente manuale sunt însă cele scrise dintr-o perspectivă pozitivă. „Sigur, angajații trebuie să știe ce fel de comportament va provoca probleme, cum ar fi absențele excesive, dar politica nu trebuie scrisă axându-se pe pedeapsă”, spune Cooper.
Iată un ghid pentru secțiunile pe care ați putea dori să le includeți într-un manual al angajaților:
1. Istoria companiei . Deși nu este necesar, o scurtă secțiune care discută istoria companiei și misiunea acesteia poate ajuta la stabilirea tonului unui manual al angajaților. Rowson spune că această secțiune poate include discuții despre o declarație de misiune a companiei, care este motivul pentru care este, cine sunt clienții săi, care este poziția sa pe piață etc. ”S-ar putea să vorbiți despre fondator pentru a avea o idee despre istoria companiei. sau cultură ”, spune Rowson. „Ați putea adăuga o discuție despre echipa de conducere, astfel încât oamenii să se simtă de parcă știu pentru cine lucrează în cele din urmă.” Cooper avertizează să nu facă promisiuni în această secțiune, cum ar fi promisiunea de a plăti angajaților cel mai bun dolar din domeniul dvs., care ar putea fi greu de susținut dacă compania se încadrează în perioadele dificile din punct de vedere economic.
2. Politica de oprire plătită . Această secțiune descrie politica de vacanță a companiei, cum ar fi modul în care se câștigă timpul de vacanță și modul de programare a timpului liber. De asemenea, ar trebui să precizeze ce sărbători respectă compania, inclusiv pentru ce sărbători închide compania și, dacă compania este un restaurant sau o altă afacere care rămâne deschisă de sărbători, cum vor fi angajați angajații pentru munca vacanței. Poate doriți să abordați concediul medical, concediul medical de familie și alte tipuri de concediu, cum ar fi concediul militar pentru soț.
3. Comportamentul angajaților . Sub această rubrică, puteți discuta despre politica de prezență, pauzele de masă și perioadele de odihnă, precum și așteptările generale privind comportamentul angajaților. Aceasta poate include declararea unei politici împotriva discriminării împotriva hărțuirii angajaților, interdicțiile de fumat, o politică privind abuzul de substanțe, modul în care angajații pot folosi internetul sau e-mailul și un cod vestimentar - dacă aveți ultimul. Poate doriți să abordați modul în care angajații ar trebui să gestioneze soluționarea conflictelor. Faceți această secțiune foarte generală. „Nu intra în prea multe detalii”, spune Cooper. „Este natura umană să vrei o listă de rufe cu toate lucrurile acceptabile, dar este natura umană că vei uita și tu ceva.”
4. Plăți și promoții . Precizați metodele de plată și informați angajații dacă vor fi plătiți în fiecare săptămână sau la fiecare două săptămâni sau orice altceva. Acesta este locul în care vă stabiliți politica privind orele suplimentare, definiți orele de lucru și discutați structura gradului de plată, astfel încât oamenii să știe unde se încadrează în ierarhie, spune Rowson. „Ultimul lucru pe care vrei să-l faci atunci când angajezi pe cineva este să-i surprinzi când va sosi salariul”, spune Rowson. „Vrei să anunți oamenii cât de des vor fi plătiți și cum vor fi plătiți, oferi depunere directă și câte perioade de plată există într-un an.” De asemenea, puteți vorbi despre tipurile de pachete de compensare pe care le oferiți, inclusiv dacă angajații sunt eligibili pentru bonusuri sau opțiuni pe acțiuni și cum funcționează procesul de evaluare a performanței. Cooper avertizează că, dacă expuneți o politică a companiei pentru avansare, trebuie să vă amintiți că compania și managerii acesteia trebuie să participe la acea politică. „Aici greșesc majoritatea companiilor”, spune ea. „Promit prea multe și nu își respectă propriile politici.”
5. Beneficii . În această secțiune, oferiți angajaților o prezentare generală a beneficiilor pe care le oferiți în ceea ce privește asistența medicală, stomatologică, vizuală, asigurări de viață etc., dar nu discutați politici specifice cu anumite companii. „Beneficiile tale se pot schimba frecvent - probabil mai des decât manualul”, subliniază Cooper. Vorbiți despre cine este eligibil, indiferent dacă este vorba doar de angajați cu normă întreagă sau dacă angajaților cu jumătate de normă li se oferă un pachet de beneficii proporționale, adresați-vă și asta. Enumerați criteriile de eligibilitate, când vă puteți înscrie la prestații și care sunt evenimentele critice ale vieții în timpul cărora puteți schimba prestațiile - cum ar fi căsătoria sau nașterea unui copil.
După ce toate informațiile sunt asamblate într-un manual al angajaților, asigurați-vă că verificați documentul înainte de a-l distribui angajaților. Dacă este posibil, un avocat ar trebui să fie implicat în pregătirea manualului. „Dacă un angajator încearcă să economisească bani”, spune Cooper, „minimul pe care ar trebui să-l facă este să-l revizuiască de către un avocat odată ce este pus la punct”. Această revizuire, adaugă ea, ar putea ajuta afacerea dvs. să evite procesele viitoare care implică un comportament al angajaților care este - sau nu - definit în manualul angajaților.
Sapă mai adânc: Aveți nevoie de o politică de socializare?
câți ani are Sharon pe cei tineri și neliniștiți
Ce să includeți într-un manual al angajaților: linkuri recomandate
Societatea pentru managementul resurselor umane
http://www.shrm.org
SHRM este cea mai mare asociație din lume dedicată gestionării resurselor umane, reprezentând peste 250.000 de membri în peste 140 de țări.
Departamentul Muncii din SUA
http://www.dol.gov
Ghidurile legilor federale ale muncii de pe site-ul web al departamentului muncii vă pot ajuta să vă asigurați că acoperiți elementele de bază din manualul angajaților.
Manual pentru întreprinderi mici
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
Manualul Administrației pentru Securitate și Sănătate în Muncă al Departamentului Muncii pentru întreprinderile mici poate ajuta angajatorii să ofere angajaților lor un loc de muncă sigur și sănătos.
Manual de model gratuit
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com oferă un manual de modele gratuit. Manualul complet de politici al Institutului Alexander Hamilton (100 USD) este un CD-ROM cu politici editabile, cu orientări de la stat la stat. Și Policies Now este un program de lux (hrtools.com; 199 USD) care folosește un expert Q&A pentru a vă ajuta să personalizați un manual
Lumea la locul de muncă
http://www.worldatwork.org
Această asociație globală de resurse umane se concentrează pe compensare, beneficii, viață profesională și recompense totale integrate pentru a ajuta organizațiile să atragă, să motiveze și să păstreze o forță de muncă talentată.
Nota editorului: Căutați externalizarea resurselor umane pentru compania dvs.? Dacă doriți informații care să vă ajute să alegeți cea potrivită pentru dvs., utilizați chestionarul de mai jos pentru ca partenerul nostru, BuyerZone, să vă ofere informații gratuit:
Dezvăluire editorială: Inc. scrie despre produse și servicii în acest articol și în alte articole. Aceste articole sunt independente din punct de vedere editorial - ceea ce înseamnă că editorii și reporterii cercetează și scriu pe aceste produse fără orice influență a oricărui departament de marketing sau vânzări. Cu alte cuvinte, nimeni nu le spune reporterilor sau editorilor noștri ce să scrie sau să includă informații speciale pozitive sau negative despre aceste produse sau servicii în articol. Conținutul articolului este în întregime la latitudinea reporterului și editorului. Veți observa, totuși, că uneori includem articole și linkuri către aceste produse și servicii. Când cititorii dau clic pe aceste linkuri și cumpără aceste produse sau servicii, Inc poate fi compensat. Acest model de publicitate bazat pe comerțul electronic - ca orice alt anunț de pe paginile articolelor noastre - nu are niciun impact asupra acoperirii noastre editoriale. Reporterii și editorii nu adaugă aceste linkuri și nici nu le vor gestiona. Acest model publicitar, la fel ca altele pe care le vedeți pe Inc, susține jurnalismul independent pe care îl găsiți pe acest site.
