Dacă aveți nevoie de un sistem care să vă ajute să vă gestionați documentele în întreaga echipă, dar bugetul dvs. este restrâns, versiunea gratuită a Documente Zoho Sistemul de gestionare a documentelor (DMS) este o opțiune solidă. Această versiune acceptă echipe de până la 25 de utilizatori, alocă 5 GB spațiu de stocare în cloud pentru fiecare utilizator și susține o securitate și o conformitate puternice. Este alegerea noastră pentru cel mai bun software / sisteme gratuite de gestionare a documentelor pentru afaceri mici 2018.
Pe măsură ce am analizat DMS pentru întreprinderile mici, am constatat că foarte puțini oferă o versiune gratuită a software-ului lor. Cele pe care le-am găsit adesea au permis doar un singur cont de utilizator. De asemenea, am analizat software-ul open source gratuit, dar am constatat că utilizarea acestui bine necesită personal IT cu o înțelegere extinsă a sistemului. Cu toate acestea, Zoho Docs are o interfață de utilizator prietenoasă, forumuri online pentru asistență și multe dintre caracteristicile serviciilor cu plată pe care le-am analizat.
Funcțiile oferite în versiunea gratuită de Zoho Docs includ:
Sincronizare desktop
Limita de încărcare a fișierului de 1 GB
Comenzi de administrare
Integrare Dropbox
Zoho Office Suite
SSL
Versiunea fișierelor (până la 25 de versiuni)
Colaborare securizată a fișierelor
Autentificare cu doi factori
Jim o soția moștenitoare în viața reală
Aplicatie mobila
Chat în aplicație
Notificare prin e-mail
Desigur, versiunea gratuită nu are toate caracteristicile pe care utilizatorii Zoho Docs le plătesc, cum ar fi pista de audit, versiunea de fișiere nelimitată, legăturile protejate prin parolă / expirarea, recuperarea nelimitată, transferul proprietății fișierului și multe altele. Acest lucru este de așteptat și un utilizator gratuit poate face upgrade la un serviciu cu plată pe măsură ce nevoile lor cresc.
Recenziile clienților, inclusiv cei care au comentat versiunea gratuită, au fost în general foarte pozitive. Platforma a câștigat FinancesOnline.com Great User Experience Award 2017 și a fost clasată pe locul 11 în categoria lor de partajare de fișiere și gestionare a documentelor.
Zoho Docs, la fel ca Google Docs, are propriul format pentru fișiere. Unii utilizatori au comentat că lucrul cu documentele Word în acest sistem este puțin mai dificil decât ar dori. Cu toate acestea, odată ce un fișier este convertit într-un Zoho Doc, pare ușor de editat și de colaborat. Mai mult, funcționalitatea și aspectul majorității caracteristicilor interfeței cu utilizatorul vor fi familiare. De exemplu, organizarea fișierelor utilizează structura tradițională a cabinetului de fișiere. Și, la fel ca multe sisteme de gestionare a documentelor, funcționalitatea de căutare a cuvintelor cheie text complet permite utilizatorului să găsească un document chiar dacă nu își poate aminti locația sau titlul.
O provocare pentru versiunea gratuită poate fi obținerea asistenței atunci când aveți nevoie de ea. Asistența telefonică este disponibilă numai pentru clienții plătitori. Utilizatorii care nu plătesc pot trimite un bilet de asistență și pot accesa forumuri chiar din aplicație pentru a discuta cu alți utilizatori care ar putea ajuta la depanarea problemelor. De asemenea, puteți accesa Ghidul utilizatorului, Întrebări frecvente, seminarii web și blogul din secțiunea de resurse a site-ului web.
În general, Zoho Docs are un set solid de caracteristici pentru gestionarea, stocarea și colaborarea la documente în cadrul unor echipe mici. Companiile cu un buget restrâns sau care doresc să înceapă cu un serviciu gratuit și apoi să facă upgrade pe măsură ce nevoile cresc, pot lua în considerare versiunea gratuită Zoho Docs.
Pentru a afla despre selecțiile noastre despre cele mai bune DMS din alte categorii, citiți „ Cel mai bun software / sisteme de gestionare a documentelor pentru întreprinderile mici 2018 . '
Dezvăluire editorială: Inc. scrie despre produse și servicii în acest articol și în alte articole. Aceste articole sunt independente din punct de vedere editorial - ceea ce înseamnă că editorii și reporterii cercetează și scriu despre aceste produse fără influența oricărui departament de marketing sau vânzări. Cu alte cuvinte, nimeni nu le spune reporterilor sau editorilor noștri ce să scrie sau să includă informații speciale pozitive sau negative despre aceste produse sau servicii în articol. Conținutul articolului este în întregime la latitudinea reporterului și editorului. Veți observa, totuși, că uneori includem articole și linkuri către produse și servicii. Când cititorii dau clic pe aceste linkuri și cumpără aceste produse sau servicii, Inc poate fi compensat. Acest model de publicitate bazat pe comerțul electronic - ca orice alt anunț de pe paginile articolelor noastre - nu are niciun impact asupra acoperirii noastre editoriale. Reporterii și editorii nu adaugă aceste linkuri și nici nu le vor gestiona. Aceste reclame, la fel ca altele pe care le vedeți pe Inc, susțin jurnalismul independent pe care îl găsiți pe acest site.
Nota editorului: Căutați sisteme de gestionare a documentelor pentru compania dvs.? Dacă doriți informații care să vă ajute să alegeți cea potrivită pentru dvs., utilizați chestionarul de mai jos pentru ca partenerul nostru, BuyerZone, să vă ofere informații gratuit:
Dezvăluire editorială: Inc. scrie despre produse și servicii în acest articol și în alte articole. Aceste articole sunt independente din punct de vedere editorial - ceea ce înseamnă că editorii și reporterii cercetează și scriu pe aceste produse fără orice influență a oricărui departament de marketing sau vânzări. Cu alte cuvinte, nimeni nu le spune reporterilor sau editorilor noștri ce să scrie sau să includă informații speciale pozitive sau negative despre aceste produse sau servicii în articol. Conținutul articolului este în întregime la latitudinea reporterului și editorului. Veți observa, totuși, că uneori includem articole și linkuri către aceste produse și servicii. Când cititorii dau clic pe aceste linkuri și cumpără aceste produse sau servicii, Inc poate fi compensat. Acest model de publicitate bazat pe comerțul electronic - ca orice alt anunț de pe paginile articolelor noastre - nu are niciun impact asupra acoperirii noastre editoriale. Reporterii și editorii nu adaugă aceste linkuri și nici nu le vor gestiona. Acest model publicitar, la fel ca altele pe care le vedeți pe Inc, susține jurnalismul independent pe care îl găsiți pe acest site.
