Doar să deschideți aplicația de e-mail vă face să vă apucați umerii. Și entuziasmul pentru acea vacanță viitoare este afectat de gândul de a fi întâmpinat acasă de mii de e-mailuri fără răspuns.
Dacă citirea și răspunsul la e-mailuri vă lasă epuizat și oprimat, este timpul să faceți acest lucru treceți la căsuța de e-mail sub control .
Acest lucru nu funcționează
Dacă sunteți ca majoritatea oamenilor, faceți clic pe anumite mesaje pentru a vedea ce se întâmplă. Uneori, răspunzi. Uneori marcați ceva ca citit. Alte mesaje pe care le-ai citit apoi le închid, posibil „le vedem”, cu intenția de a reveni la ele mai târziu.
Acest lucru nu funcționează, deoarece aproape că nu ajungi să te întorci la ele. Între timp, sosesc e-mailuri noi care îi împing pe cei mai în vârstă mai adânc în jos pe listă ... și mai departe de conștiința voastră.
Pe măsură ce căsuța de e-mail se aglomerează și se blochează, la fel și mintea ta. Și toate acele e-mailuri neîngrijite îți învârtesc mintea ca Sabia lui Damocles.
Nu e de mirare că nu te poți concentra. Nu e de mirare că mesajele cad prin crăpături. Nu e de mirare că ești stresat.
Schimbați modul în care vă gândiți la Mesaje primite
Două schimbări simple de paradigmă pot avea un impact tectonic asupra căsuței de e-mail:
Schimbarea paradigmei # 1: e-mailul nu trebuie să rămână în căsuța de e-mail.
Gândiți-vă la căsuța de e-mail ca la tejgheaua de bucătărie și la o căsuță de e-mail plină de mesaje noi, ca o pungă mare de alimente. Nu ai lăsa acele alimente pe tejghea, nu-i așa?
Nu, ați pune perisabilele în frigider, conserve în dulap, zahăr și făină în cămară. Ai ideea.
Deci, de ce lăsați toate acele e-mailuri în căsuța de e-mail? Pune-le deoparte!
Schimbarea paradigmei # 2. Este mai bine să căutați decât să sortați.
Pe vremuri, trebuia să sortezi fiecare e-mail într-un fel de structură de dosare elaborată. Dar acele zile au dispărut de mult.
Cea mai bună modalitate de a „îndepărta” e-mailurile în aceste zile este, de îndată ce te-ai ocupat de ea, arhivează-l.
de ce a plecat laura thomas abc15?
Acum, nu vă faceți griji, mesajul nu a dispărut. O puteți găsi oricând doriți utilizând funcția de căutare a aplicației de e-mail.
Puneți la cale aceste schimbări de paradigmă
Cum aplicați aceste paradigme fundamentale? Îmi place să împrumut un cadru pe care prietenul meu Ari Meisel îl descrie în cartea sa, Mai puțin să faci, mai mult să trăiești .
Ori de câte ori stați să vă verificați e-mailurile, trebuie să faceți ceva în legătură cu fiecare e-mail.
Ca o notă laterală, dezactivați notificările prin e-mail și nu verificați dacă există e-mailuri noi la fiecare cinci minute. Blocați-vă, spuneți 30 de minute la rând și verificați e-mailul doar de 2-3 ori pe zi.
Acum, când căutați un nou e-mail, efectuați imediat una dintre următoarele:
Descurcă-te
Dacă va dura doar 1-3 minute, atunci continuați și răspundeți la e-mail. Apoi arhivează-l.
Sterge-l
Dacă nu luați nicio măsură pentru a lua e-mailul, atunci scăpați de el arhivându-l. De fapt, „ștergeți” e-mailul din căsuța de e-mail, dar îl veți putea găsi mai târziu dacă este necesar.
Amână-l
Acum, dacă trebuie să răspundeți la un e-mail, dar nu îl puteți face în acest moment exact, îl puteți amâna într-unul din mai multe moduri:
- Mutați-l într-un folder de sarcini
- Adăugați e-mailul la Sarcini Gmail (sau o funcție similară în aplicația dvs. de e-mail)
- Trimiteți-l prin e-mail la contul dvs. Asana, pentru a-l transforma într-o sarcină
- Utilizați Boomerang, un plugin gratuit, pentru a vă trimite e-mailul la o dată viitoare
Urmând pașii de mai sus, e-mailurile vor înceta să se acumuleze în căsuța de e-mail.
Unde să merg de aici
De acum încolo, acționați asupra fiecărei piese de e-mail pentru a o elimina din căsuța de e-mail: Faceți-o, ștergeți-o (arhivați-o) sau amânați-o. Orice ai face cu noile tale e-mailuri, nu le lăsa să stea în căsuța de e-mail!
Și ce zici de restanța e-mailurilor din căsuța de e-mail?
Alegeți un prag sau o perioadă când e-mailurile de o anumită vârstă nu mai sunt importante. De exemplu, luați toate e-mailurile mai vechi de șase săptămâni (sau orice prag pe care îl alegeți), marcați-le ca citite și arhivați-le.
Pentru e-mailurile rămase, puneți-le deoparte, odată pentru totdeauna.
Acest lucru poate dura câteva ore, dar înainte de a-ți da seama, ai atins Inbox Zero.
Căsuța de e-mail - precum și mintea ta - au devenit nepăsate. Puteți respira ușor acum și vă puteți bucura din nou de e-mail.
