În afară de planurile de afaceri, rezumatele executive sunt probabil cele mai importante dintre toate documentele de afaceri. Este corect să spunem că aproape orice decizie importantă din interiorul oricărei companii de orice dimensiune a implicat un rezumat executiv în timpul procesului decizional.
Din păcate, mulți oameni cred în mod greșit că un rezumat executiv este un rezumat al documentului, cum ar fi „Cliff Notes”. Nu, nu.
Scopul unui rezumat este de a recomanda o decizie, nu de a furniza informații. Documentul mai lung oferă dovezi detaliate pentru acea recomandare.
Bazat pe conversații pe care le-am avut cu guru-ul propunerilor Tom Sant , iată cum să scrieți un rezumat executiv care să convingă un executiv (sau o echipă executivă) să ia o decizie:
1. Descrieți o problemă, nevoie sau scop.
Sub cuvintele „REZUMAT EXECUTIV” explicați în una sau două propoziții (cel mult) de ce este necesară o decizie. Fiți specific și includeți măsurători cuantificabile, dacă este posibil.
Gresit:
Acest document descrie în detaliu soluția XYZ. Iată un rezumat al conținutului său ...
Dreapta:
Ne confruntăm cu o deficiență de 10 milioane de dolari a veniturilor anuale din cauza întreruperilor rețelei de telecomunicații.
2. Descrieți rezultatul dorit.
Într-una sau două propoziții (cel mult) descrieți ce va fi diferit dacă problema este rezolvată, nevoia este îndeplinită sau obiectivul este atins. Nu furnizați detalii despre soluție.
Gresit:
În capitolul 1, descriem condensatorii analogici de flux multipli conform standardului ...
Dreapta:
Conform estimărilor noastre (a se vedea secțiunea 1), reducerea sau eliminarea acestor întreruperi ne va crește rentabilitatea cu până la 20%.
3. Descrieți soluția propusă.
Sub cuvântul „PROPUNERE”, descrieți într-o serie de paragrafe scurte elementul soluției dvs. la problemă (ca la Pasul 1) care va crea rezultatul dorit (ca la Pasul 2).
În fiecare paragraf, consultați secțiunile din documentul mai mare în care acea parte a soluției dvs. este descrisă în detaliu. Faceți fiecare paragraf clar și lizibil. Evitați jargonul, biz-blab-ul și abstracțiile inutile. Dacă este posibil, aranjați paragrafele într-un plan pas cu pas.
Gresit:
Utilizarea infrastructurii noastre existente va valorifica investițiile tehnologice trecute, optimizând în același timp cerințele de recalificare. Fiabilitatea sporită va face ca productivitatea noastră critică să explodeze, creând astfel un avantaj competitiv monetizat.
Dreapta:
Pentru a aborda problema de mai sus, vă propunem următoarele:
1. Achiziționați și instalați un sistem pilot. Acest lucru ne va permite să testăm noul software fără a pune în pericol operațiunile noastre de zi cu zi. Cerințele pentru acest sistem pilot sunt descrise în secțiunea 4.
[mai mulți pași]
4. Explicați cum veți depăși riscurile.
Fiecare decizie de afaceri care nu este o nebunie implică un anumit nivel de risc. Prin urmare, la rubrica „RISCURI” descrieți pe scurt acele riscuri și cum propuneți să le depășiți (sau de ce nu sunt cu adevărat un risc).
Încă o dată, păstrați aceste paragrafe strânse. Folosiți un limbaj simplu. La fel ca la pasul anterior, legați fiecare paragraf la secțiunea relevantă a documentului mai lung.
Gresit:
Soluția propusă este agnostica furnizorului și se integrează în arhitecturi multiple de sistem prin utilizarea scripturilor personalizate pregătite pentru executare ...
Dreapta:
Pentru a converti întregul departament de servicii pentru clienți, va trebui să ne recalificăm personalul de service, ceea ce ar putea reduce timpul de răspuns al departamentului. Cu toate acestea, intenționăm să reducem această posibilitate prin redactarea unui manual de instruire personalizat.
5. Cereți decizia pe care doriți să o luați.
Sub titlul „RECOMANDARE” descrieți în cât mai puține cuvinte posibil, decizia pe care doriți să o ia executivul (executivii). Fii specific.
Dacă decizia implică bani, includeți suma. Dacă există motive pentru care decizia trebuie luată până la un anumit timp, scoateți-le la suprafață.
Gresit:
Preocuparea noastră permanentă cu privire la întreruperile sistemului de telefonie continuă să aibă un impact asupra companiei noastre și, prin urmare, ar trebui abordată într-un mod rapid.
Dreapta:
Pentru a finaliza acest proiect până la sfârșitul anului fiscal curent, fără a perturba operațiunile noastre actuale, avem nevoie să aprobați o creștere de 2 milioane USD în bugetul IT al trimestrului următor.
Exemple de rezumate executive
Mai jos sunt cele două rezumate executive descrise mai sus așa cum ar apărea de fapt. Pentru a nu crede că primul exemplu este artificial opac, vă asigur că eu personal am văzut mai rău. Mult mai rau.
Gresit:
REZUMAT
Acest document descrie în detaliu soluția XYZ. Iată un rezumat al conținutului său:
În capitolul 1, descriem condensatorii analogici de flux multipli conform standardului ...
[mai multe rezumate ale capitolelor]
Utilizarea infrastructurii noastre existente va valorifica investițiile tehnologice trecute, optimizând în același timp cerințele de recalificare. Fiabilitatea sporită va face ca productivitatea noastră critică să explodeze, creând astfel un avantaj competitiv monetizat. Soluția propusă este un furnizor agnostic și se integrează în arhitecturi multiple de sistem prin utilizarea scripturilor personalizate pregătite pentru executare.
Preocuparea noastră permanentă cu privire la întreruperile sistemului de telefonie continuă să aibă un impact asupra companiei noastre și, prin urmare, ar trebui abordată într-un mod rapid.
Dreapta:
REZUMAT
Ne confruntăm cu o deficiență de 10 milioane de dolari a veniturilor anuale din cauza întreruperilor rețelei de telecomunicații.
Conform estimărilor noastre (a se vedea secțiunea 1), reducerea sau eliminarea acestor întreruperi ne va crește rentabilitatea cu până la 20%.
PROPUNERE
Pentru a aborda problema de mai sus, vă propunem următoarele:
- Achiziționați și instalați un sistem pilot. Acest lucru ne va permite să testăm noul software fără a pune în pericol operațiunile noastre de zi cu zi. Cerințele pentru acest sistem pilot sunt descrise în secțiunea 4.
[mai mulți pași]
RISCURI
- Posibilitatea unui timp de răspuns mai mic . În etapa 3 a planului de mai sus, va trebui să ne recalificăm personalul de service, ceea ce ar putea reduce temporar timpul mediu de răspuns al departamentului. Cu toate acestea, intenționăm să reducem această posibilitate prin redactarea unui manual de instruire personalizat.
[mai multe riscuri]
RECOMANDARE
cât valorează john cusimano
Pentru a finaliza acest proiect până la sfârșitul anului fiscal curent, fără a perturba operațiunile noastre actuale, avem nevoie să aprobați o creștere de 2 milioane USD în bugetul IT al trimestrului următor.
Serios, care dintre aceste două rezumate executive credeți că va duce probabil la cea mai bună decizie?
