Puțini oameni pot spune că nu își lasă niciodată căsuța de e-mail să scape de sub control. Chiar dacă ești mai mult un căsuța de e-mail zero devotat, există o bună șansă să te regăsești cu o căsuță de e-mail inundată atunci când te întorci din vacanță sau trebuie să mergi cu capul la un proiect pentru câteva zile.
Pur și simplu, lăsând e-mailurile acolo unde aterizează pierde timpul. Tu pierdeți 27 de minute în fiecare zi recitirea e-mailurilor care se dezlănțuie în căsuța de e-mail, deoarece nu puteți să nu citiți ceea ce văd ochii.
Agnes hailstone a fost căsătorită înainte
O cutie primită completă creează, de asemenea, mai multe distrageri. Studiile sugerează că este nevoie 23 de minute pentru a reveni la sarcina dvs. originală odată întreruptă. În plus, căsuțele primite complete creează dezordine vizuală, care vă epuizează energia cognitivă.
Pentru a vă șterge căsuța de e-mail, puteți aspira să examinați fiecare e-mail în mod individual. Cu toate acestea, ar dura câteva ore dacă ați petrece doar un minut pe fiecare e-mail. Alternativa este la fel de riscantă - ați putea muta toate e-mailurile într-un singur dosar captivant sau le puteți șterge pe toate și riscați să pierdeți o notă importantă.
Cu toate acestea, prin activitatea mea de coaching și instruire, am identificat șase căutări care identifică e-mailurile care sunt mult mai puțin susceptibile de a necesita procesare individuală. Folosind aceste căutări, puteți muta sute - dacă nu mii - de e-mailuri din căsuța de e-mail în câteva minute, lăsându-le pe cele care sunt cel mai susceptibile să necesite o examinare individuală.
Înainte de a putea profita de aceste șase căutări, trebuie să creați două foldere de e-mail. Mai întâi, creați „Arhivă” în Outlook sau „Toate mesajele” în Gmail, apoi creați „Lecturi”, indiferent de serviciul de e-mail pe care îl utilizați. După ce faceți acest lucru, iată șase căutări pe care le puteți utiliza pentru a identifica e-mailurile care nu sunt susceptibile de a justifica prelucrarea individuală.
1. Mutați toate e-mailurile mai vechi de 7 zile în Arhivă / Toate mesajele
LA Studiu 2018 din 1.200 de consumatori au descoperit că doar 13 la sută din clienți și mai puțin de 1 la sută din colegii de muncă așteaptă un răspuns la un e-mail după 2 zile. Există puține șanse ca expeditorul unui e-mail vechi de o săptămână să aștepte în continuare un răspuns. Pentru a elimina mai multe e-mailuri, schimbați acest lucru în cinci sau chiar trei zile.
cât de înalt este un roker al emisiunii de astăzi
Izolați aceste e-mailuri folosind aceste secvențe de căutare și apoi mutați-le în Arhivă / Toate mesajele:
- Gmail: in: inbox vechi_than: 7d
- Outlook: primit:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Mutați toate e-mailurile pe care sunteți accesate și care au o vechime mai mare de 3 zile în Arhivă / Toate e-mailurile
Când primiți e-mailuri, există mai puține șanse să răspundeți dacă nu ați făcut-o deja. Găsiți aceste e-mailuri utilizând următoarele secvențe de căutare și apoi mutați-le în Arhivă / Toate mesajele.
- Gmail: cc: me older_than: 3d
- Outlook: cc: e-mailul dvs., primit:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Mutați e-mailurile care nu au numele dvs. în ele și au o vechime mai mare de 3 zile în Arhivă / Toate mesajele
Este mai puțin probabil ca e-mailurile care nu includ numele dvs. să vă solicite răspunsul. Unele e-mailuri (de exemplu, adresate unei echipe sau începute cu „Bună tuturor”) pot necesita răspunsul dvs., dar prin asocierea criteriului de nume lipsă cu un criteriu vechi de 3 zile, puteți reduce riscul de a pierde ceva important.
- Gmail: -matt older_than: 3d
- Outlook: NU a primit mat:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Mutați toate e-mailurile din buletinul informativ și din lista de expediere în folderul Lecturi
Nu trebuie să citiți un buletin informativ. Mutați-le în folderul Lecturi și configurați reguli / filtre pentru a le direcționa automat acolo în viitor.
Nu există o modalitate perfectă de a găsi aceste e-mailuri, dar puteți utiliza această căutare și următoarea pentru a obține majoritatea:
cât de înalt este colin cowherd
- Gmail: in: eticheta inbox: ^ unsub
- Outlook: dezabonați-vă SAU „renunțați”
5. Mutați e-mailurile rămase din lista de corespondență în Lecturi căutând termenii obișnuiți ai listei de discuții
După ce ați folosit căutarea anterioară, căutați următorii termeni în Gmail și Outlook pentru a găsi eventuale persoane care se confruntă: „politica de confidențialitate” sau 'termeni si conditii' sau „preferințe” sau „vizualizare în browser” sau „vizualizați ca pagină web”.
6. Ștergeți notificările de răspunsuri la invitațiile din calendar
Deși e-mailurile care vă informează că cineva poate participa la o întâlnire viitoare poate fi util în acest moment, nu este necesar să permiteți acestor e-mailuri să vă înfundeze căsuța de e-mail atunci când puteți vizualiza răspunsurile oamenilor în total pentru orice întâlnire din invitația însăși.
Continuați și izolați aceste e-mailuri și apoi ștergeți-le:
- Gmail: de la: calendar-notification@google.com
- Outlook: „Ora Pacificului” (înlocuiți cu fusul orar). Din păcate, nu există o modalitate foarte simplă de a izola aceste e-mailuri în Outlook.
Aceste căutări pot arhiva câteva e-mailuri pe care doriți să le rămână în căsuța de e-mail, dar beneficiile depășesc cu mult riscul. În plus, poți găsi acele e-mailuri în dosarele tale la fel de ușor pe care le-ai avea în căsuța de e-mail.
