Câteva zile se pare că, oricât am încerca, nu putem să ne depășim programele. Există întotdeauna sarcini care nu sunt finalizate, apeluri care nu sunt efectuate, e-mailuri care nu primesc răspuns.
Există 2 soluții pentru stăpânirea timpului pe care mulți antreprenori le rezistă:
- Delegație
- externalizarea
Acest lucru este valabil mai ales în cazul soloprenorilor care au adesea un buget redus și care se pot lupta cu ideea de a elibera controlul. Uneori pare mai ușor să spui „o voi face singur”, mai degrabă decât să investesc timp pentru a găsi pe cineva care să te ajute.
Vizualizez toate activitățile mele zilnice printr-o fereastră cu 4 panouri:
- Îmi place ce trebuie să fac și mă pricep la asta.
- Nu-mi place ce trebuie să fac, dar mă pricep la asta.
- Îmi place ceea ce trebuie să fac, dar nu mă pricep la asta.
- Nu-mi place ce trebuie să fac și nu o fac bine.
EuÎn plus, mă întreb: „Este cea mai bună utilizare a timpului meu? S-ar putea să iubesc ceea ce trebuie să fac și s-ar putea să o fac realEi bine, dar îl pot externaliza pe altcineva care o poate face mai bine, mai repede sau mai ieftin?
Scopul meu este să mă concentrez doar asupraactivități pe care le iubesc, pe care le fac bine și sunt cea mai bună utilizare a timpului meu.
Sună ca un obiectiv excelent, dar executarea este ceea ce contează. Deci, cum găsiți resursele pentru a face față sarcinilor pe care le temem sau sarcini care sunt mai bine îndeplinite de alții?
Delegați și ridicați cu înțelepciune
Dacă aveți angajați, locul natural de delegare este intern dacă aveți resurse care excelează în ceea ce aveți nevoie. Aceasta este o avertizare importantă.
Adesea, angajatorii vor încerca să adauge sarcini pe plăcuța unui angajat, deoarece se întâmplă să fie disponibile, nu pentru că sunt cei mai buni oameni la locul de muncă. Acest lucru poate duce la o mulțime de probleme, inclusiv execuție slabă, frustrare ridicată și scăderea moralului angajaților.
Delegarea unei sarcini unui angajat necesită o gândire și o urmărire preliminară. Cea mai de succes delegare are loc atunci când angajatorii urmează acești pași:
1: Identificați clar sarcinile și livrabilele.
2: Stabiliți cui veți delega sarcinile. Asigurați-vă că nu solicitați cuiva să își asume responsabilități suplimentare care nu se aliniază punctelor forte, talentelor sau disponibilității lor. Angajații trebuie să fie capabili să se gestioneze singuri înainte de a-și asuma responsabilitatea gestionării celorlalți.
3: Creați un plan de management pentru persoana atribuită acestor sarcini. Atunci când delegăm sarcini, nu eliberăm responsabilitatea sau proprietatea asupra acestei sarcini. Mai degrabă, ne-am adăugat la propria noastră responsabilitate, deoarece acum suntem responsabili pentru performanța altora. Calitatea propriilor noastre performanțe este direct legată de performanța celor pe care le gestionăm.
4: Programați întâlniri periodice de stare cu angajatul (angajații) care sunt acum responsabili pentru aceste sarcini, pentru a vă asigura că nu sunt peste cap și că sunt capabili să livreze.
Externalizați inteligent
Dacă nu aveți angajați cărora le puteți delega, externalizarea este o modalitate excelentă de a vă curăța de tot ceea ce nu ar trebui să faceți. Mai ales în mediul online actual, centrat pe platformă, unde totul se mișcă rapid, proprietarii de afaceri trebuie să apeleze la experți specializați pentru a ține pasul.
O regulă bună pentru externalizare este că orice lucru care nu este legat de competența dvs. de bază ar trebui externalizat. Cu excepția cazului în care puteți justifica în mod absolut o resursă cu normă întreagă pentru o anumită funcție, cel mai bine este să externalizați experți care se concentrează pe o anumită disciplină cu normă întreagă, să rămână la curent cu abilitățile și tehnologiile necesare și să adore să facă treaba.
Domeniile în care acest lucru se aplică sunt:
- Management financiar / contabilitate / contabilitate
- Managementul rețelelor sociale, cu expertiză specifică platformei
- management IT
- Dezvoltare și întreținere web
- Managementul resurselor umane
Practic, toate funcțiile pe care trebuie să le aveți în mod absolut pentru a vă conduce afacerea, dar care nu sunt legate de competența dvs., sunt candidați excelenți pentru externalizare. Timpul dvs. este cel mai bine folosit pentru a vă construi strategia, pentru a vă întâlni cu potențialii, pentru a construi relații cu angajații și clienții dvs., pentru a vă dezvolta abilitățile care se aliniază competenței dvs. de bază și pentru a vă stabili ca o autoritate de frunte în industria dvs.
Alegeți cu atenție
Nu lipsesc companiile aparent reputate pentru a vă gestiona sarcinile critice. Forța de muncă contingentă / externalizată continuă să crească rapid. În timp ce aceste tendințe oferă mai multe opțiuni, ele oferă, de asemenea, mai multe oportunități pentru mediocritate sau muncă problematică. Dacă alegeți să externalizați, fiți selectivi. Verificați referințele, începeți încet cu un proiect mic și rămâneți angajat până când partenerul dvs. s-a dovedit. Asigurați-vă că aveți o clauză de reziliere care vă eliberează de un angajament nereușit.
Ștergerea din calendar a sarcinilor pe care le considerați „rele necesare” nu numai că vă va elibera timpul prețios, ci va produce rezultate mai bune și vă va face o persoană mai fericită. Nu merită asta timpul necesar delegării și externalizării? Noroc!
Joe Kenda are copii
