E-mailurile sunt moneda comunicării de afaceri în lumea de astăzi. Și, deși există ecrane și fire între expeditori și receptoare, menținerea politicii și a etichetei adecvate este încă importantă. Mergând pe și pe sau tastând fraze irelevante este la fel de rău ca și scuipatul verbal în fața clienților sau managerilor. Îmbunătățirea abilităților de comunicare în acest mod este esențială dacă doriți să aveți succes în afaceri.
Peste 100 de miliarde de e-mailuri sunt trimise în fiecare zi, iar timpul mediu petrecut citind fiecare este de 15-20 de secunde. Păstrați-l scurt, mai ales că 65% din toate e-mailurile sunt deschise mai întâi pe un ecran mobil mai mic. O modalitate de a vă asigura că mesajul dvs. este primit - și că reputația dvs. nu este compromisă în acest proces - este să eliminați imediat aceste 10 fraze fără sens din e-mailurile dvs.
1. „Vă rugăm să fiți avertizat ...”
Această frază este adesea folosită deoarece sună profesional, dar este întotdeauna inutilă. În schimb, fii direct și concis. Dacă vă alocați timp pentru a scrie un e-mail, destinatarul știe deja că intenția dvs. este să îi informați despre ceva. Să le spui că vei face asta înseamnă a le insulta subconștient inteligența.
2. „Vă rugăm să nu ezitați să mă contactați ...”
Când folosiți această expresie, declarați din nou ceea ce este evident. Oamenii vă vor contacta dacă sunt interesați de ceea ce ați trimis sau dacă au o întrebare cu privire la mesajul dvs. Întrucât își pot exercita singuri libertatea de exprimare digitală, nu au nevoie de dvs. pentru a-i invita sau a le acorda acces pentru a răspunde.
3. „Eu doar ...”
Recent, Ellen Leanse, fondatoarea Karmahacks, a ciufulit câteva pene atunci când a chemat femeile să folosească în exces cuvântul „doar” în comunicările profesionale. Într-o postare pe LinkedIn, Leanse argumentează împotriva cuvântului - pe care susține că femeile îl folosesc de trei până la patru ori mai frecvent decât bărbații - spunând:
Am început să observ că „pur și simplu” nu era despre a fi politicos: era un mesaj subtil de subordonare, de deferență. Uneori a fost auto-ștergător. Uneori chiar duplicitar. Pe măsură ce am început să ascult cu adevărat, mi-am dat seama că izbirea lui dintr-o frază aproape întotdeauna a clarificat și întărit mesajul.
Indiferent dacă sunteți sau nu de acord cu concluziile ei (și alte câteva voci proeminente nu sunt de acord), discuția ei despre „doar” ca un cuvânt „copil”, conform modelului de analiză tranzacțională publicată de Eric Berne, merită o explorare. Între timp, îndepărtați-vă de această expresie și alegeți un limbaj mai definitiv.
4. „Cred că ...”
Expeditorii includ adesea „cred ...” pentru a minimiza potențiala lovitură a respingerii viitoare, dar folosind această frază îi spui destinatarului că nu ești sigur de tine. Ori de câte ori comunicați - în e-mailuri sau în viața reală - trebuie să vă arătați încrezători în mesajul dvs. Dacă nu, riscați ca destinatarul să nu vă respecte opinia și să meargă înainte cu o altă idee. Portretizarea încrederii în locul de muncă este o cheie a succesului.
5. „Anexat vă rugăm să găsiți ...” sau „Atașat vă rugăm să găsiți ...”
Poate părea minor, dar nimic nu poate fi de fapt inclus într-un e-mail. Fișierele pot fi atașate, dar nimic nu poate fi plasat efectiv într-un e-mail. Folosind oricare dintre aceste fraze, scriitorul evită să folosească pronumele „Eu”, dar face ca propoziția să sune arhaică. Pur și simplu informați cititorul: „Am atașat ...”
6. „Sper că te simți bine ...”
Această frază este scrisă de obicei în două ocazii. Într-un caz, apare chiar înainte de a lovi destinatarul cu ceva nedorit. Cealaltă este atunci când doriți să prefaceți o relație strânsă sau un interes real față de cineva atunci când nu există. Dacă sunteți cu adevărat interesat de bunăstarea cuiva, vorbiți despre asta direct, mai degrabă decât să folosiți această frază de completare.
7. „Am crezut că voi contacta ...”
Nu știu despre tine, dar această frază mă face să-mi imaginez un copil mic care se apucă de ceva care nu poate fi atins de reținerile unui scaun auto. De asemenea, pare foarte timid și descrie nesiguranța. În schimb, pur și simplu scrieți-vă mesajul sau întrebarea și fiți direct. Mai degrabă decât să spun „Am crezut că voi contacta”, spune „Aș vrea să vă ofer mâncare pentru a discuta despre ideea mea de afaceri”. Bătaia în jurul tufișului nu face nimeni favoare. În schimb, clarificați intenția dvs. pentru ca destinatarul să o vadă.
8. „Pot să îți aleg creierul?”
Acest lucru spune practic căruia îi trimiteți un mesaj că doriți să-i ocupați timpul fără a oferi în schimb nimic de valoare. În schimb, faceți un punct pentru a împărtăși o perspectivă interesantă sau utilă cu destinatarul, comunicând acelei persoane că doriți o stradă de colaborare bidirecțională între voi doi în viitor.
Danny Koker este căsătorit cu Korie
Când aliniez angajamentele de vorbire, am constatat că această abordare directă a funcționat cel mai bine - rezultând o rată de succes de 52% la obținerea unui mesaj de urmărire, comparativ cu o rată de răspuns de 20-27% cu celelalte metode pe care le-am încercat.
9. „Cui îi poate interesa ...”
Există câteva scenarii în care această frază este adecvată, dar sunt puține și între ele. Dacă știi cui este mesajul tău, adresează-te persoanei respective în loc să te ascunzi în spatele acestei introduceri. Folosirea expresiei de mai sus în loc să numiți individul vă face să păreați neconfidenți și formal inutil. Apăsați butonul de ștergere înainte de a trimite un e-mail care include aceste cuvinte.
10. „Cu stimă ...”
În trecut, această frază era o scurtare populară a închiderilor mai afectate, dar în comunicarea prin e-mail de astăzi, sună foarte formal și nesincer. În general, puteți închide un e-mail cu un simplu „Mulțumesc” sau doar numele dvs. „Noroc” este o altă opțiune distractivă care transmite urări de bine, fără a fi înfundat sau blocat. În aceste zile, înțelegem cu toții când s-a încheiat un mesaj. Nu este nevoie să depuneți eforturi mari cu o închidere formală.
Urcați până la platou și scrieți un e-mail mai bun. Colegii dvs. vor aprecia concizia mesajelor dvs. și veți obține un răspuns mai bun atunci când solicitările dvs. sunt mai clare. Nu este nevoie de e-mail și completare în e-mail. Pur și simplu spuneți la ce vă referiți. Rezultatele vor vorbi de la sine.
Ce fraze te enervează cel mai mult în e-mail? Împărtășiți-vă cel mai mare e-mail al animalelor de companie în comentariile de mai jos.
