În timp ce nu suntem încă controlând roboții umanoizi din confortul caselor noastre, precum personajele din filmul din 2009 Înlocuitori , din ce în ce mai mult interacțiunile noastre zilnice - atât profesionale, cât și personale - sunt realizate prin mijloace virtuale.
Întrucât proprietarii de afaceri îmbrățișează evenimentele virtuale ca o metodă rentabilă pentru a atinge o multitudine de obiective, inclusiv seminarii web, instruire și conferințe, este important să vă asigurați că o comunicare eficientă nu este tranzacționată pentru economii de bază. Deși este puțin probabil ca întâlnirea să înlocuiască practic nevoia întreprinzătorilor de a se întâlni personal, ușurința adoptării și comoditatea acesteia pot contribui la creșterea productivității afacerii dvs. Cu toate acestea, întâlnirile virtuale nu sunt ideale pentru fiecare situație, așa că este vital să știți când și cum să utilizați această tehnologie.
Donna Dennis, președintă Leadership Solutions Consulting și creator și facilitator al American Management Association seminarul de trei zile pe Conducerea echipelor virtuale și la distanță , spune că tehnologia a devenit principalul obiectiv; undeva între Blackberry-urile oamenilor și e-mail-ul, mulți lideri au pierdut din vedere relațiile. „Acum accentul este pus pe gestionarea sarcinilor, relațiilor și tehnologiei”, spune Dennis, care detaliază în continuare în viitoarea ei carte Managementul cunoștințelor și E-Learning.
Lee E. Miller, antrenor de influență și autor al UP: Influență, putere și perspectiva U: arta de a obține ceea ce vrei , adaugă, „Cea mai mare greșeală pe care o fac oamenii este să presupunem că influențarea atunci când vă întâlniți față în față este aceeași cu influențarea atunci când interacționați virtual. Nu este. Regulile sunt diferite, deoarece oamenii răspund diferit atunci când interacționează virtual.
Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să desfășurați o întâlnire virtuală de succes.
5 sfaturi pentru desfășurarea unei întâlniri virtuale: cum să vă pregătiți
„Primul lucru pe care îl facem înainte de a decide ce tehnologii și software vor fi necesare este să decidem cine este publicul participant și ce informații sunt împărtășite”, spune Drew Bowers, psiholog de cercetare în cadrul grupului de factori umani al Universității din Dayton. „Am constatat că este mai bine ca prezentatorii să își proiecteze datele sau prezentarea în funcție de mediul în care vor prezenta, sau să aleagă cel mai bun mediu pentru a reprezenta datele pe care le au.” Bowers spune: „Nu poți pur și simplu să faci o prezentare pe care ai făcut-o în fața unui public live la o conferință și să o arunci pe un monitor video pentru un public virtual și să te aștepți la aceleași rezultate, pentru că ești limitat, într-o anumită măsură , în modul în care puteți interacționa cu publicul dvs. virtual.
inlinebuyerzonewidget
Dennis subliniază că, atunci când programați o întâlnire într-o locație fizică, puteți fi mai dezinvolt cu privire la agenda întâlnirii și la furnizarea de materiale. De asemenea, aveți avantajul de a aduce participanții la viteză pe hol, la aparatul de cafea etc. Cu toate acestea, o întâlnire virtuală de succes necesită o pregătire mult mai avansată. Colaric recomandă planificarea întâlnirilor virtuale cu mult timp înainte. „Trimiteți agenda din timp, creați imagini vizuale pentru a vă întări mesajul și transmite-le tuturor înainte de întâlnire, invitați membrii fiecărei echipe care trebuie să fie implicați”, spune ea.
De asemenea, asigurați-vă că trimiteți informații de conectare (coduri de acces, adrese URL și numere de apel) cu cel puțin o zi în avans, astfel încât participanții să poată testa eventualele descărcări de software necesare. De asemenea, poate doriți să solicitați participanților să se conecteze cu cel puțin 15 minute înainte de început pentru a testa conectivitatea, sugerează Laura Stack, autor și președinte al The Productivity Pro, o firmă de formare în managementul timpului. „Efectuați apeluri și verificați dacă totul funcționează. Examinați cronologia. Oferiți o metodă pentru a vă ajunge offline dacă un panelist întâmpină probleme, spune Stack.
Notă: Dacă găzduiești un singur prezentator cu o audiență largă, atunci este o idee bună să ai un facilitator desemnat să asiste prezentatorul principal. Facilitatorul poate sprijini participanții cu probleme tehnice, precum și monitoriza orice întrebări de chat care apar. Dacă prezentatorul încearcă să citească întrebările de chat încetinește fluxul prezentării.
Dig Deeper: noul instrument de videoconferință iMeet
5 sfaturi pentru desfășurarea unei întâlniri virtuale: instrumente tehnice și cerințe
Frumusețea tehnologiei de întâlnire online este că, chiar și cea mai nouă operațiune, cu oase goale, o poate folosi. Tot ce este necesar este o conexiune la Internet, sunet (de la difuzoare de computer, microfon sau prin telefon) și o cameră web (independentă sau integrată cu monitorul / laptopul). Grupurile mai mari pot avea nevoie și de un ecran de proiecție sau de un monitor TV mare.
Când alegeți un serviciu, gândiți-vă „puțin”, spune Susan Colaric, vicepreședinte asistent pentru tehnologie de instruire la Universitatea Saint Leo din Saint Leo, Florida. „Cele mai eficiente conferințe web sunt cele care utilizează doar tehnologia necesară. KIS-; păstrați-l simplu-; este cel mai bun mod de a face oamenii să se concentreze asupra mesajului dvs. și nu asupra tehnologiei. ' Unele produse web online includ Adobe Acrobat Connect , Mergi la sedinta , Întâlnire live Microsoft Office și WebEx .
Antreprenorii trebuie, de asemenea, să fie conștienți de faptul că nu toate sistemele de videoconferință vor funcționa împreună. Evitați jenarea întârzierilor și a erorilor tehnice testând conectivitatea tuturor site-urilor înainte de întâlnire. „Încercarea de a utiliza un sistem video analogic la un capăt și un sistem digital pe de altă parte poate provoca o multitudine de probleme și chiar și conferința digital-digital poate fi problematică dacă un program software mai vechi are nevoie de un upgrade înainte ca acesta să poată vorbi cu „un program mai nou”, spune Bowers.
Dig Deeper: No Fly Zone: Întâlniri virtuale
cati ani are denise milani
5 sfaturi pentru desfășurarea unei întâlniri virtuale: rămâneți concentrat
Rick Maurer, autorul Dincolo de Zidul Rezistenței și De ce nu vrei ce vreau? sfătuiește utilizatorii să elimine distracțiile. Avantajul întâlnirilor virtuale este capacitatea de a le ține aproape oriunde; dezavantajul întâlnirilor virtuale este și capacitatea de a le ține aproape oriunde. Participanții la ședințe online pot suna sau se pot conecta de la cafeneaua locală, saloanele aeroportului, birourile la domiciliu etc. Pentru a minimiza fundalul sau „zgomotul rutier” (nu doriți ca copilul dvs., animalul de companie sau telefoanele care sună să devină punctul central) puteți optați pentru „dezactivați toți participanții și luați întrebări numai prin intermediul casetei de chat”, spune Stack.
Maurer recomandă, de asemenea, să nu încercați să strângeți mai multe lucruri într-o singură întâlnire. „Păstrați accentul pe unul sau două subiecte. Dacă trebuie să acoperiți mai multe articole, atunci acordați oamenilor timp să se întindă, să facă o pauză la baie sau să-și umple cafeaua. Mențineți fiecare segment al întâlnirii pe scurt - nu mai mult de 30 de minute. '
Notă: Cămășile cu dungi nu transmit bine pe cameră și nici bijuteriile mari și strălucitoare. Ambele pot fi distractive vizual. Încercați să vă mențineți mișcările corpului la minimum, deoarece mișcările excesive pot degrada calitatea videoclipului.
Dig Deeper: întâlnire pe web: ce instrumente să utilizați?
5 sfaturi pentru desfășurarea unei întâlniri virtuale: etichetă
cati ani are sofia vassilieva
„Cheia unei conferințe video de succes sau a unei conferințe telefonice este să vă amintiți că vă aflați într-o întâlnire”, subliniază Colaric. „Acordați-vă toată atenția participanților, așa cum ați face-o dacă ați fi în aceeași cameră. Nu vă lăsați distrasați prin e-mail, navigarea pe web sau prin mesaje text. Încearcă să nu mănânci sau să bei, astfel încât să poți fi pregătit dacă întrebările îți sunt adresate. '
O regulă bună? Colaric spune: „Presupuneți întotdeauna când intrați în cameră că microfoanele sunt deja live în alte locații! Acest lucru ajută la prevenirea transmiterii oricărei conversații străine de pre-întâlnire atunci când s-ar putea să nu intenționați. ”
Ea subliniază, de asemenea, că întâlnirile video-conferinței ar trebui să se deplaseze într-un ritm ușor mai lent decât o întâlnire tipică, din cauza unei întârzieri de două până la trei secunde pentru ca majoritatea sistemelor să comunice. Dacă conduceți întâlnirea, asigurați-vă că există suficiente pauze după ce ați pus o întrebare. Dacă sunteți participant, atrageți atenția asupra dvs. înainte de a vă adresa grupului semnalizând cu mâna sau spunând „întrebare” sau „comentariu” și apoi așteptați câteva secunde înainte de a continua. ”
Participanții ar trebui, de asemenea, să ia contact vizual privindu-și camera. Va face conversația dintre participanți mai naturală. Următoarea este o foaie de trișare rapidă privind eticheta:
Eticheta celor 8 activități de conferință video
Fiți politicos cu ceilalți participanți
Vorbește clar
Păstrați mișcările corpului la minimum
Mutați-vă și faceți gesturi încet și natural
Păstrați contactul vizual cu ochii în cameră
Îmbracă-te corespunzător
Faceți sesiunea animată
Fii tu însuți și distrează-te!
Eticheta celor 7 Don'ts of Video Conferencing
Nu scoate sunete distractive
Nu striga
Nu face mișcări distractive
Nu întrerupeți alți difuzori
Nu purtați conversații secundare
Nu purtați bijuterii „zgomotoase”
Nu acoperi microfonul
Sursa: Biroul de Tehnologia Informației al Universității St. Leo
Notă: Dacă afacerea dvs. de dong la nivel global, verificați site-uri precum executiveplanet.com și kissbowshakehands.com pentru resurse privind eticheta afacerilor internaționale.
Dig Deeper: Cazul și planul, pentru compania virtuală
5 sfaturi pentru desfășurarea unei întâlniri virtuale: implicarea participanților
Dennis spune că există o tendință în întâlnirile virtuale de a se lansa direct în sarcină, ceea ce poate afecta negativ construirea relației. Ea recomandă spargerea gheții mergând în jurul camerei „virtuale” și cerând tuturor să se prezinte și să împărtășească ceva despre weekendul lor sau să vorbească despre ceva la care așteaptă cu nerăbdare, pentru a adăuga un element social procesului. „Tot ce puteți simula de la întâlniri față în față este bun”.
Stack spune să încurajeze participanții să-și prezinte întrebările pe această temă înainte de începerea programului. De asemenea, ea recomandă alte metode de menținere a publicului implicat în timpul seminarului web, cum ar fi participarea la un sondaj sau punerea unei întrebări și cererea de răspunsuri prin chat.
Colaric sugerează să puneți întrebări frecvent atât pentru a implica participanții la distanță, cât și pentru a menține o conexiune personală. Dar, subliniază ea, fii explicit în întrebările tale. „Puneți o anumită persoană o întrebare specifică. Punerea de întrebări deschise către un public larg și îndepărtat va duce adesea la „aer mort” și apoi la mai mulți oameni care vorbește simultan ”.
Dig Deeper: Cum comunică o companie virtuală
lauren bushnell înălțime și greutate
Nota editorului: Căutați conferințe video pentru compania dvs.? Dacă doriți informații care să vă ajute să alegeți cea potrivită pentru dvs., utilizați chestionarul de mai jos pentru ca partenerul nostru, BuyerZone, să vă ofere informații gratuit:
Dezvăluire editorială: Inc. scrie despre produse și servicii în acest articol și în alte articole. Aceste articole sunt independente din punct de vedere editorial - ceea ce înseamnă că editorii și reporterii cercetează și scriu pe aceste produse fără orice influență a oricărui departament de marketing sau vânzări. Cu alte cuvinte, nimeni nu le spune reporterilor sau editorilor noștri ce să scrie sau să includă informații speciale pozitive sau negative despre aceste produse sau servicii în articol. Conținutul articolului este în întregime la latitudinea reporterului și editorului. Veți observa, totuși, că uneori includem linkuri către aceste produse și servicii în articole. Când cititorii dau clic pe aceste linkuri și cumpără aceste produse sau servicii, Inc poate fi compensat. Acest model de publicitate bazat pe comerțul electronic - ca orice alt anunț de pe paginile articolelor noastre - nu are niciun impact asupra acoperirii noastre editoriale. Reporterii și editorii nu adaugă aceste linkuri și nici nu le vor gestiona. Acest model publicitar, la fel ca altele pe care le vedeți pe Inc, susține jurnalismul independent pe care îl găsiți pe acest site.
