Mai putina conversatie

Când a fost ultima dată când ai programat o întâlnire și ai invitat opt ​​persoane în loc de cele trei persoane care chiar aveau nevoie să fie acolo pur și simplu pentru că nu ai vrut ca cineva să se simtă lăsat deoparte?

Când ați trimis ultima dată un e-mail la nivel de companie care spunea ceva de genul: „Hei, atenție, băutorii de cafea: dacă terminați oala, faceți alta!” chiar dacă există de fapt o singură persoană care încalcă această regulă (și ea este co-fondatoare)?

Când ați fost ultima dată când ați intrat într-o lungă discuție despre paleta de culori pentru noua broșură cu un programator, care nu are nimic de-a face cu broșura, dar știe sigur că nu îi place portocaliul?

Acestea sunt simptomele unei boli frecvente: prea multă comunicare .

Acum, știm cu toții că comunicarea este foarte importantă și că multe probleme organizaționale sunt cauzate de eșecul comunicării. Majoritatea oamenilor încearcă să rezolve această problemă prin creșterea cantității de comunicare: trimiterea tuturor pe un e-mail, întâlniri lungi și invitarea întregului personal și cererea celor doi cenți înainte de implementarea unei decizii.

Dar costurile de comunicare se adună mai repede decât crezi, mai ales la echipele mai mari. Ceea ce a funcționat cu trei persoane într-un garaj, toate vorbind între ele despre totul, pur și simplu nu funcționează atunci când numărul de capete ajunge la 10 sau 20 de persoane. Toți cei care nu trebuie să participe la această întâlnire ucid productivitatea. Oricine nu are nevoie să citească e-mailul este distras de acesta. La un moment dat, supracomunicarea nu este eficientă.

Este o problemă deosebit de insidioasă pentru start-up-urile cu creștere rapidă. Când ești cu adevărat mic și abia începi, nu ai atât de mulți oameni, așa că păstrarea tuturor în buclă la toate nu prea necesită atât de mult timp. Dar pe măsură ce creșteți, numărul persoanelor care s-ar putea implica în orice discuție anume crește, iar cantitatea de lucruri pe care le faceți în timp ce o companie crește, iar cantitatea de timp pe care o puteți pierde supra-comunicând devine o problemă serioasă.

Pe măsură ce companiile se extind, oamenii din ele încep să se specializeze. La un moment dat, unii manageri vor ajunge la concluzia că au o problemă „păstrează pe toată lumea pe aceeași pagină”. Dar de multe ori ceea ce au de fapt este o „oprire a oamenilor de a se amesteca atunci când există deja destui oameni deștepți care lucrează la ceva”.

cuba gooding jr înălțime și greutate

Nu că Bob în contabilitate nu are nimic util de spus despre fotografia pentru noua campanie publicitară. Da, Bob are un master în arte plastice. Da, Bob este fotograf amator. Și poate chiar are un gust mai bun decât oamenii din marketing. Totuși, Bob nu ar trebui să-i spună managerului de marketing ce trebuie să facă, pentru că pur și simplu nu este eficient. De fapt, este extrem de ineficient.

Costul supracomunicației în cadrul organizațiilor a fost descris de Fred Brooks în cartea sa din 1975, Luna-om mitic . Brooks a ajutat la executarea proiectului OS / 360 la IBM, construind un sistem de operare gigant pentru mainframe-urile companiei. În acele vremuri, calculatoarele erau mașini mari, de cameră, răcite cu apă, uneori cu 256.000 de octeți masivi de memorie principală. OS / 360 a fost probabil cel mai mare proiect software încercat vreodată până în acel moment. Si a fost monumental târziu.

De fiecare dată când un aspect al proiectului a căzut în întârziere, IBM a alocat mai multor oameni sarcinii. Și ceea ce a observat Brooks, care încă îi surprinde pe oameni, este că acest lucru nu a funcționat. Observația sa a ajuns să fie cunoscută sub numele de Legea lui Brooks: Adăugarea de oameni la un proiect târziu tinde să-l facă să ruleze mai târziu.

Citiți din nou acea propoziție, deoarece nu este intuitivă. Brooks a descoperit că adăugarea de oameni la un proiect îl va pune mai în urmă cu programul .

Cum poate fi asta? Ei bine, când adăugați o persoană nouă la o echipă, acea persoană trebuie să comunice și să se coordoneze cu toate celelalte persoane din echipă. Acest lucru nu sună ca o mare problemă, dar este. Noul copil nu știe ce se întâmplă, așa că altcineva din echipă - cineva care tocmai săptămâna trecută făcea o muncă productivă - trebuie să-și oprească munca și să-i arate acestui începător corzile.

Cu cât echipa este mai mare, cu atât devine mai rea. Când ai o echipă formată dintr-o singură persoană, nu ai cerințe de comunicare. Nici unul.

Adăugați o a doua persoană și acum aveți o singură conexiune: Adam și Mary trebuie să vorbească între ei din când în când.

neil cavuto sotie mary fulling

Acum adăugați o a treia persoană, să zicem, Srinivas, și dintr-o dată am trecut de la o conexiune la trei, deoarece Srinivas trebuie să vorbească cu Adam și Mary.

Adăugați o a patra persoană. Rămân fără nume aici pentru a mă ajuta - OK: Britney. Dacă o adăugăm și ea trebuie să se coordoneze cu toate, veți obține șase conexiuni.

Pentru cei înclinați matematic, formula este că, dacă aveți n oameni în echipa dvs., există (n^Două-n) / 2 conexiuni. Acest grafic ilustrează modul în care aceasta devine o problemă:

După cum puteți vedea, costurile de comunicații încep să crească destul de rapid până când, pe echipe mari, tot ce are oricine timp să facă este să se coordoneze cu toți ceilalți - și nimeni nu se ocupă. În 2006, Moishe Lettvin, fost programator la Microsoft, a scris o postare pe blog care descrie anul în care a petrecut coordonând lista articolelor care ar fi prezentate într-un meniu în Windows Vista - meniul pe care îl utilizați pentru a vă opri computerul. (Vedea Crapfest-ul de închidere Windows .) Lettvin și-a dat seama că 43 de persoane aveau toate vocea în proiectarea acestui meniu. Patruzeci si trei! Prin formula lui Brooks, asta înseamnă gestionarea a 903 de conexiuni. Lettvin spune că a petrecut atât de mult timp în sarcini de coordonare încât, în 12 luni, a produs mai puțin de 200 de linii de cod.

În calitate de șef, trebuie să proiectați modalități de reducere a căilor de comunicații. Eliminați listele de corespondență din întreaga companie - sau încărcați cel puțin 1,50 USD pentru a le posta. Nu mai avea întâlniri mari. Aveți nevoie de o cultură în care oamenii să nu fie încordați pentru că nu au fost incluși într-o întâlnire, ceea ce înseamnă că aveți nevoie de o cultură care să recompenseze oamenii pentru că își fac treaba și se încruntă când se amestecă în munca altora.

Și pentru fiecare proiect, desemnați o persoană pentru a vă asigura că comunicarea are loc - dar numai comunicarea potrivită. În caz contrar, echipa va începe pur și simplu să aibă întâlniri lungi cu toată lumea de acolo și, sincer, oamenii vor socializa, blovia și vorbi, și vor argumenta lucruri la care nu prea le pasă doar pentru a-și auzi propriile voci.

Cred că acesta este probabil unul dintre acele cazuri în care stilul vechi de gestionare din anii 1950 a înțeles din greșeală. În acele companii în stil General Motors, cel puțin aveau o idee despre modul în care informațiile necesare pentru a se deplasa în sus și în jos organigrame organice regimentate, care arătau un modic de recunoaștere că răspunsul corect nu este că fiecare persoană din organizație trebuie să fii atent la tot.

Când ți-ai început compania, probabil ai făcut o treabă excelentă de comunicare. Toată lumea și-a spus totul unul altuia. Și clienților dvs. le-a plăcut, pentru că atunci când au sunat pentru a întreba despre comanda lor de cumpărare, toată lumea știa unde este. Dar pe măsură ce devii mai mare, nu poți continua să le spui tuturor despre fiecare comandă de achiziție, așa că trebuie să inventezi sisteme de comunicații specifice, astfel încât să afle exact oamenii potriviți și nimeni altcineva. Nu pentru că este confidențial. Pentru că este o pierdere de timp.

Joel Spolsky este co-fondator și CEO al Fog Creek Software și gazda popularului blog Joel on Software. Pentru o arhivă a coloanelor sale, accesați www.inc.com/author/joel-spolsky .