Lucrând atât cu startup-uri, cât și cu companii mari de mai bine de 25 de ani, am văzut că directorii se îndrăgostesc atât de mult de viziunile lor viitoare „perturbatoare”, încât neglijează planurile pe termen scurt care fac ca lucrurile să funcționeze. De asemenea, am văzut lideri atât de concentrați pe implementare încât își pierd din vedere scopul și strategia.
Realul succes apare atunci când combinați imaginea de ansamblu cu acțiunea concretă. O companie de producție de dimensiuni medii cu care am lucrat recent, de exemplu, a dorit să creeze o strategie de afaceri. Provocarea era că liderii lor aveau atât de multe proiecte în desfășurare, încât oamenii abia aveau timp să se întâlnească pentru a-și formula planul. Echipa executivă s-a întâlnit în cele din urmă și și-a enumerat oportunitățile prioritare pentru anul respectiv. Le-am privit apoi cu o nouă lentilă strategică - în loc să schițăm „planuri”, au definit „charte” ale proiectului pentru fiecare. Procedând astfel, au reușit să facă un pas înapoi și să-și vadă portofoliul de oportunități cu o nouă lentilă care i-a ajutat să-și reorienteze atenția și să finanțeze proiectele cu cel mai mare avantaj.
O carte de proiect este un document foarte scurt, ideal pe o singură pagină, care prezintă obiectivele generale și factorii de succes pentru atingerea acestora. Este, în esență, o foaie de înșelăciune care vă menține pe dvs. și echipa dvs. concentrat pe ceea ce contează cel mai mult în timp.
Când creați cartea de proiect, luați în considerare aceste categorii și întrebări:
- Care este obiectivul dvs. general? (Care este problema majoră sau oportunitatea pe care o veți aborda?)
- Care este scopul? (Ce veți face față de ceea ce nu faceți în mod explicit ca parte a proiectului?)
- Cine este implicat? (Ce persoane sau grupuri trebuie să fie implicate și ce rol joacă?)
- Care este cazul de afaceri? (Care sunt avantajele financiare sau de altă natură pe care proiectul le va aduce organizației, clienților sau altor părți interesate?)
- Care sunt măsurile de succes? (Ce valori cuantificabile veți utiliza pentru a evalua succesul?)
- Ce resurse sunt necesare? (Ce finanțare, timp, materiale sau alte resurse sunt necesare?)
- Care este cronologia? (Care sunt fazele sau etapele majore?)
- Care sunt riscurile? (Ce obstacole ar putea împiedica succesul?)
- Care sunt factorii de succes? (Ce trebuie făcut sau pus în aplicare pentru a asigura succesul?)
Puteți modifica cu ușurință întrebările pentru a se potrivi nevoilor dvs. adăugând sau înlocuind unele dintre întrebările enumerate mai sus.
O carte de proiect este un instrument strategic pentru comunicarea a ceea ce faci și cum, fără a te pierde în buruieni. Cei mai buni lideri își angajează echipele în construirea cartei de la zero, deoarece știu că oamenii susțin ceea ce ajută la crearea lor.
