Pentru unii antreprenori, întâlnirile sunt echivalente cu exercițiile fizice, nu sunt distractive, dar știi că sunt necesare. Uneori întâlnirile sunt rapide și la obiect, iar alteori îți ia o bună parte din zi. Dar, indiferent cât durează întâlnirea, ceea ce este cel mai important este ceea ce ieși din ea.
Aveți termene de îndeplinit, tone de sarcini de îndeplinit și o întreagă echipă de gestionat. Timpul este bani și, dacă nu este tratat corect, întâlnirile pot consuma multe ore prețioase. Pentru a vă ajuta să profitați la maximum de întâlnirile echipei, dvs. și angajații dvs. puteți urma acest ghid în cinci pași. Veți observa repede că echipa dvs. va conduce întâlniri mai productive, mai des.
cati ani are Alex Holley
1. Elaborați și distribuiți o agendă.
Pregătirea în avans a unei întâlniri vă permite să setați un plan solid de joc. Puteți enumera toate elementele importante pe care doriți să le discutați și obiectivele pe care doriți să le îndepliniți la sfârșitul întâlnirii. Faceți-o concisă și chiar introduceți completarea spațiilor libere pentru lucruri pe care doriți să le cunoașteți.
În partea din spate a agendei puteți face o listă cu spații goale numerotate pentru elementele de acțiune. Acest lucru permite participanților la întâlnire să noteze tot ceea ce trebuie să acționeze ca urmare a întâlnirii și păstrează totul într-un singur loc.
Odată ce agenda este finalizată, trimite-o echipei tale. Aceștia vor putea vedea exact ce doriți să discutați, ce întrebări puteți avea și ce fel de idei sau preocupări ar putea dori să aducă. O agendă îi ajută pe toți să se simtă organizați cu privire la ce să se aștepte și ce se va aștepta de la ei în timpul întâlnirii.
2. Planificați în jurul agendei.
Agenda este pur și simplu o listă de puncte de discuție. Este esențial ca toată lumea să revizuiască agenda înainte de ședință pentru a pregăti o listă de întrebări, răspunsuri sau sfaturi lângă fiecare punct. Acest lucru îi va menține pe toți pe subiect, discutând tot ce trebuie discutat înainte de a trece la următorul punct de pe ordinea de zi.
La sfârșitul fiecărui subiect, întreabă-i pe toți: „Are cineva vreo întrebare înainte de a trece mai departe?” Aceasta este șansa de a aduce alte întrebări în timp ce informațiile sunt încă proaspete în mintea tuturor.
3. Mergeți „întunecat” înainte de fiecare întâlnire.
Încurajează-ți echipa să-și ia agenda cu ei și să se „întunece” sau să te îndepărtezi de distrageri, pentru a te concentra pe aducerea la masă a actualizărilor și ideilor noi. De exemplu, atunci când decideți să aveți o întâlnire de brainstorming, cereți tuturor să dedice 10-15 minute de brainstorming cu puțin înainte de ședință pentru a pregăti o listă de idei de discutat. Aceștia își pot adăuga chiar și ideile și notele la copia agendei ca ghid de referință rapidă.
Acest lucru vă va permite dvs. și echipei dvs. să săriți direct în ședință și să mergeți în jurul mesei pentru a discuta idei în timp ce acestea sunt de top. În loc să așteptați perioade lungi de timp pentru ca următoarea persoană să vorbească, toată lumea va fi pregătită să vorbească prin idei și veți avea șanse mult mai mari să decideți cel mai bun mod de acțiune în aceeași zi. Energia din cameră va fi contagioasă și veți fi fericiți să vedeți cât de mult mai productive pot obține aceste întâlniri.
4. Eliminați distracțiile din exterior.
Întâlnirile sunt create pentru a aloca un anumit timp pentru a discuta probleme importante. Respectați acea perioadă, nu aducând distracții exterioare cu dvs., cum ar fi telefonul sau laptopul. În caz contrar, colegii ar putea crede că este nepoliticos sau lipsit de respect să vă văd tastând sau verificând în mod constant telefonul.
Cu toate acestea, deoarece este posibil ca unele persoane să aibă nevoie de un dispozitiv electronic pentru a lua notițe sau pentru a urmări e-mailurile, asigurați-vă că păstrați-l într-o setare silențioasă, astfel încât să nu se audă notificări puternice. De asemenea, dacă aduceți dispozitive electronice, spuneți tuturor la începutul ședinței că îl veți folosi pentru a lua notițe. Dacă nu aduceți dispozitive sau avertizați oamenii din timp despre motivele pentru care aduceți un dispozitiv, veți împiedica colegii să se întrebe dacă sunteți atenți.
5. Încheiați întâlnirile prin repetarea cheilor de luat masa.
În calitate de lider al ședinței, asigurați-vă că utilizați ultimele cinci minute ale fiecărei întâlniri pentru a rezuma rapid cheile de luat masa. Acest lucru ajută la clarificarea celor mai importante biți de informații. Repetarea a ceea ce se așteaptă să facă sau să prezinte toată lumea până la următoarea întâlnire este o modalitate excelentă de a încheia o întâlnire și de a ține pe toată lumea în sarcină.
Obținerea valorii din întâlniri ar trebui să fie principala prioritate, nu aveți întâlniri pentru lucruri pe care le puteți discuta rapid prin telefon sau e-mail. Asigurați-vă că întâlnirile dvs. sunt configurate pentru subiecte importante de discuții și productivitate ridicată. Puneți-vă echipa să vă ajute să folosiți acest timp cu înțelepciune pentru a lucra împreună și a vă deplasa fără probleme.
