În epoca internetului , s-ar putea să vă regăsiți făcând clic pe „Răspundeți”, tastând un răspuns rapid și apăsând pe „Trimiteți” fără a vă gândi la ceea ce tocmai ați scris. Dar experții sunt de acord că comportamentul dvs. prin e-mail are potențialul de a vă sabota reputația atât personal, cât și profesional. Inc.com a luat legătura cu unii dintre cei mai experimentați experți în e-mailuri din industrie și i-a solicitat să analizeze modul de perfecționare a etichetei e-mailurilor.
1. Discutați numai despre chestiuni publice. Cu toții am auzit poveștile despre un e-mail „privat” care a ajuns să fie transmis întregii companii și, în unele cazuri, pe tot Internetul. Unul dintre cele mai importante lucruri de luat în considerare atunci când vine vorba de eticheta e-mailului este dacă chestiunea pe care o discutați este una publică sau ceva despre care ar trebui discutat în spatele ușilor închise. Întrebați-vă dacă subiectul discutat este ceva pe care l-ați scrie pe antetul companiei sau pe care îl veți posta pe un panou de afișare pentru ca toți să îl vadă înainte de a da clic pe „trimiteți” - Judith Kallos ,
autor al Eticheta de poștă electronică simplificată, E-mail: manualul și e-mailul: un ghid de scriere bună
2. Prezintă-te pe scurt. Nu presupuneți că persoana care vă primește e-mailul știe cine sunteți sau își amintește că v-a întâlnit. Dacă nu sunteți sigur dacă destinatarul vă recunoaște adresa de e-mail sau numele, includeți un simplu memento despre cine sunteți în legătură cu persoana la care contactați; nu este necesară o biografie formală și extinsă despre tine. - Peggy Duncan , expert în productivitate personală și autor al Cuceriți suprasolicitarea e-mailului cu obiceiuri mai bune, etichetă și Outlook 2007
Nota editorului: Căutați servicii de marketing prin e-mail pentru compania dvs.? Dacă doriți informații care să vă ajute să alegeți cea potrivită pentru dvs., utilizați chestionarul de mai jos pentru ca partenerul nostru, BuyerZone, să vă ofere informații gratuit:
3. Nu „e-mail supărat”. Trimiterea prin e-mail cu vești proaste, concedierea unui client sau vânzător, exprimarea furiei, mustrarea cuiva, disprețuirea altor persoane prin e-mailuri (mai ales dacă spui ceva mai puțin decât amabil despre șeful tău) sunt toate nu-nu. Deoarece e-mailul poate părea atât de informal, mulți oameni cad în această capcană. Amintiți-vă întotdeauna că corespondența prin e-mail durează pentru totdeauna. - Lindsey Pollak , expert în carieră și la locul de muncă, consultant în etichetă prin e-mail și autor al Noțiuni de bază de la colegiu la carieră
4. Folosiți cu ușurință punctele de exclamare. Numărul maxim de puncte de exclamare dintr-un e-mail de afaceri? Unu. În caz contrar, riști să pari copilăresc și neprofesionist. - Pollak
5. Aveți grijă cu informațiile confidențiale. Abțineți-vă să discutați informații confidențiale în e-mailuri, cum ar fi informațiile fiscale ale cuiva sau detaliile unei tranzacții comerciale extrem de sensibile. În cazul în care e-mailul intră în mâinile persoanei greșite, puteți avea repercusiuni grave - chiar juridice. - Peter Post , director al Institutului Emily Post din Burlington, Vermont, care oferă sfaturi privind eticheta și răspunsuri la întrebări despre maniere, cum ar fi eticheta nunții, problemele de părinți și manierele la masă.
6. Răspundeți în timp util. Cu excepția cazului în care lucrați într-un anumit tip de capacitate de urgență, nu este necesar să fiți disponibil în momentul în care ajunge un e-mail. În funcție de natura e-mailului și a expeditorului, este acceptabil să răspundă în 24 - 48 de ore. - Duncan
7. Abțineți-vă de la trimiterea unui singur liner. „Mulțumesc” și „Oh, OK” nu avansează în niciun fel conversația. Simțiți-vă liber să puneți „Fără răspuns necesar” în partea de sus a e-mailului atunci când nu anticipați un răspuns. - Duncan
8. Evitați utilizarea comenzilor rapide către cuvinte reale, emoticoane, jargon sau argou. Cuvintele de la oameni de afaceri adulți care utilizează comenzi rapide precum „4 u” (în loc de „pentru tine”), „Gr8” (pentru minunat) în e-mailurile legate de afaceri nu sunt acceptabile. Dacă nu ați pune o față zâmbitoare sau un emoticon pe corespondența dvs. de afaceri, nu ar trebui să o puneți într-un mesaj de e-mail. Oricare dintre cele de mai sus are potențialul de a te face să arăți mai puțin decât profesionist. - Duncan
9. Păstrați-l curat. Nimic nu îi supără pe destinatari mai mult decât atunci când oamenii răspund și lasă mesajele dezordonate, de exemplu, un lanț de e-mail care include cursuri excesive (>>>) sau pagini și pagini de adrese de e-mail care nu au fost protejate folosind Bcc. Puteți scăpa de cârme selectând textul, Ctrl + F pentru a utiliza comanda Găsiți și înlocuiți pentru a găsi un cursor și a le înlocui pe toate cu nimic. Puteți scăpa de toate adresele de e-mail doar ștergând. Curăță-l, apoi trimite-l. - Duncan
10. Fii clar în subiectul tău. Cu căsuțele primite înfundate de sute de e-mailuri pe zi, este crucial ca subiectul dvs. să ajungă la subiect. Ar trebui să fie rezonabil de simplu și descriptiv cu privire la ceea ce ați scris. Așteptați-vă ca orice e-mail cu un subiect drăguț, vag sau obscur să fie eliminat. De asemenea, dovedește-ți subiectul la fel de atent pe cât ai face și restul e-mailului. - Post
11. Nu vă confundați cu spamul. Evitați subiectele care sunt cu majuscule, minuscule și cele care includ adrese URL și puncte de exclamare - care au tendința de a arăta ca spam pentru destinatar. - Judith Kallos ,
autor al Eticheta de poștă electronică simplificată, E-mail: manualul și e-mailul: un ghid de scriere bună
12. Linia de subiect trebuie să se potrivească cu mesajul. Nu deschideți niciodată un e-mail vechi, apăsați pe Răspuns și trimiteți un mesaj care nu are nicio legătură cu precedentul. Nu ezitați să schimbați subiectul de îndată ce firul sau conținutul lanțului de e-mail se schimbă. - Peggy Duncan , expert în productivitate personală și autor al Cuceriți suprasolicitarea e-mailului cu obiceiuri mai bune, etichetă și Outlook 2007
13. Oferiți un avertisment atunci când trimiteți atașamente mari. Trimiterea de atașamente mari neanunțate poate înfunda căsuța de e-mail a receptorului și poate provoca sări alte e-mailuri importante. Dacă trimiteți ceva care depășește 500 KB, expeditorii ar trebui să întrebe: „Te-ar deranja dacă ți-am trimis un atașament? Când ar fi cel mai bun moment pentru tine? - Kallos
14. Nu mai mult de două atașamente și furnizați un nume logic. Cu excepția cazului în care a fost solicitat în mod specific, abțineți-vă de la trimiterea unui mesaj cu mai mult de două atașamente. De asemenea, dați fișierelor atașate un nume logic, astfel încât destinatarul să știe dintr-o privire subiectul și expeditorul. - Duncan
15. Trimiteți sau copiați pe alții numai pe baza unei cunoștințe. Înainte de a face clic pe Răspuns tuturor sau pentru a pune nume pe liniile Cc sau Bcc, întrebați-vă dacă toți destinatarii au nevoie de informațiile din mesajul dvs. Dacă nu, de ce să o trimită? Luați timp pentru a trimite mesajele dvs. persoanelor potrivite. - Duncan
16. Feriți-vă de „răspundeți tuturor”. Nu apăsați pe „Răspundeți tuturor”, cu excepția cazului în care fiecare membru al lanțului de e-mail trebuie să știe. Doriți să vă asigurați că nu trimiteți tuturor persoanelor dintr-o listă răspunsul dvs. - indiferent dacă trebuia să știe sau nu. - Duncan
17. Ridică telefonul. Când un subiect are o mulțime de parametri care trebuie explicați sau negociați și vor genera prea multe întrebări și confuzie, nu-l tratați prin e-mail. De asemenea, e-mail-ul nu trebuie utilizat pentru anulări de ultimă oră ale întâlnirilor, prânzurilor, interviurilor și niciodată pentru știri devastatoare. Dacă aveți un angajat sau un prieten la care trebuie să transmiteți vești proaste, este preferabil un apel telefonic. Dacă este o știre pe care trebuie să o livrați unui grup mare, e-mailul este mai practic. - Duncan
18. Evaluează importanța e-mailului tău. Nu folosiți în exces opțiunea cu prioritate ridicată. Dacă folosiți în exces această caracteristică, puțini oameni o vor lua în serios. O soluție mai bună este să utilizați linii de subiect descriptive care să explice exact despre ce este vorba despre un mesaj. - Duncan
19. Mențineți confidențialitatea. Dacă trimiteți un mesaj unui grup de persoane și trebuie să protejați confidențialitatea listei dvs., ar trebui să utilizați întotdeauna „Cco”. În plus, evitați să oferiți adrese de e-mail către o terță parte (cum ar fi un Evite, un buletin informativ etc.). Asigurați-vă că adresele pe care vi le transmiteți de bună voie unor terți rămân la ei, mai ales atunci când serviciul pe care îl oferă este gratuit. - Duncan
20. Păstrați-l scurt și ajungeți la subiect. E-mailul lung este un lucru din trecut. Scrieți concis, cu mult spațiu alb, pentru a nu copleși destinatarul. Asigurați-vă că atunci când vă uitați la ceea ce trimiteți, nu pare a fi o povară de citit - nu ezitați să folosiți punctele glonț. Persoana care îți citește e-mailul nu ar trebui să fie nevoită să caute mai multe paragrafe pentru a-și da seama ce ceri. Ar trebui să precizați scopul e-mailului în primele două propoziții. Fii clar și fii în față. - Lindsey Pollak , expert în carieră și la locul de muncă, consultant în etichetă prin e-mail și autor al Noțiuni de bază de la colegiu la carieră
21. Cunoaște-ți publicul. Salutarea și semnarea dvs. prin e-mail ar trebui să fie în concordanță cu nivelul de respect și formalitate al persoanei cu care comunicați. De asemenea, scrieți pentru persoana care o va citi - dacă tind să fie foarte politicos și formal, scrieți în limba respectivă. Același lucru este valabil și pentru un receptor care tinde să fie mai informal și relaxat. - Lindsey Pollak , expert în carieră și la locul de muncă, consultant în etichetă prin e-mail și autor al Noțiuni de bază de la colegiu la carieră
22. Includeți întotdeauna o semnătură. Nu vrei niciodată ca cineva să fie nevoit să caute cum să ia legătura cu tine. Dacă aveți cunoștințe despre rețelele sociale, includeți toate informațiile despre rețelele sociale în semnătura dvs. Semnătura dvs. de e-mail este o modalitate excelentă de a permite oamenilor să afle mai multe despre dvs., mai ales atunci când adresa dvs. de e-mail nu include numele dvs. complet sau compania. - Pollak
23. Folosiți un răspuns automat numai atunci când este necesar. Un răspuns automat care spune: „Vă mulțumim pentru mesajul dvs. de e-mail. Îți voi răspunde cât de repede pot 'este inutil. Cu toate acestea, un lucru pe care aceste mesaje îl fac excelent este să avertizeze spamul că e-mailul dvs. este real și că vă pot adăuga la lista lor de spam. - Peggy Duncan , expert în productivitate personală și autor al Cuceriți suprasolicitarea e-mailului cu obiceiuri mai bune, etichetă și Outlook 2007
24. Antrenează-ți personalul. Proprietarii de afaceri ar trebui să se asigure că personalul lor este instruit în comunicarea prin e-mail - nu presupuneți că știu ce fac și ce este considerat profesionist. Configurați standarde de e-mail pe care ar trebui să le respecte toți cei din companie. - Pollak
25. E-mailul dvs. este o reflectare a dvs. Fiecare e-mail pe care îl trimiteți adaugă sau vă afectează reputația. Dacă e-mailul dvs. este împrăștiat, dezorganizat și plin de greșeli, destinatarul va fi înclinat să vă considere un om de afaceri împrăștiat, neglijent și dezorganizat. Opiniile altora contează și în lumea profesională, percepția lor despre tine va fi critică pentru succesul tău. - Peter Post , director al Institutului Emily Post din Burlington, Vermont, care oferă sfaturi privind eticheta și răspunsuri la întrebări despre maniere, cum ar fi eticheta nunții, problemele de părinți și manierele la masă.
Nota editorului: Căutați servicii de marketing prin e-mail pentru compania dvs.? Dacă doriți informații care să vă ajute să alegeți cea potrivită pentru dvs., utilizați chestionarul de mai jos pentru ca partenerul nostru, BuyerZone, să vă ofere informații gratuit:
Dezvăluire editorială: Inc. scrie despre produse și servicii în acest articol și în alte articole. Aceste articole sunt independente din punct de vedere editorial - ceea ce înseamnă că editorii și reporterii cercetează și scriu pe aceste produse fără orice influență a oricărui departament de marketing sau vânzări. Cu alte cuvinte, nimeni nu le spune reporterilor sau editorilor noștri ce să scrie sau să includă informații speciale pozitive sau negative despre aceste produse sau servicii în articol. Conținutul articolului este în întregime la latitudinea reporterului și editorului. Veți observa, totuși, că uneori includem linkuri către aceste produse și servicii în articole. Când cititorii dau clic pe aceste linkuri și cumpără aceste produse sau servicii, Inc poate fi compensat. Acest model de publicitate bazat pe comerțul electronic - ca orice alt anunț de pe paginile articolelor noastre - nu are niciun impact asupra acoperirii noastre editoriale. Reporterii și editorii nu adaugă aceste linkuri și nici nu le vor gestiona. Acest model publicitar, la fel ca altele pe care le vedeți pe Inc, susține jurnalismul independent pe care îl găsiți pe acest site.
