În timp ce cloud computing nu este tocmai un concept nou, Google Apps a rafinat cu siguranță tehnologia, astfel încât companiile de pretutindeni să poată profita de viteza, accesibilitatea și stocarea sa. Suita Google Apps, care include mărci comerciale atât de populare precum Gmail, Google Calendar și Google Docs, poate face fluxul de lucru în rândul angajaților dvs. mai fluid și chiar poate oferi metode mai bune de interacțiune cu clienții și clienții. Următorul ghid va evidenția motivele și modalitățile prin care puteți implementa Google Apps pentru a îmbunătăți operațiunile companiei dvs.
Cum să utilizați Google Apps pentru a vă îmbunătăți afacerea: de ce să utilizați Google Apps?
Unul dintre beneficiile imediate pe care Google Apps pentru companii le are față de software-ul desktop tradițional, cum ar fi Microsoft Office, este rentabilitatea. La doar 50 USD pe an, suita Google Apps include un număr nelimitat de conturi de utilizator, acces la toate aplicațiile Google, 25 GB stocare e-mail per angajat, asistență pentru clienți 24/7 și o garanție de timp de funcționare a rețelei de 99,9%. (Există, de asemenea, o versiune gratuită cu o cantitate limitată de securitate a rețelei și conturi de utilizator, precum și mai puține aplicații și spațiu de stocare.) Comparativ cu majoritatea software-urilor de afaceri și IT, care vin adesea cu un număr maxim de licențe pe achiziție (ca să nu mai vorbim de cerere servere externe pentru a găzdui sistemul), Google Apps ar putea fi doar cheia pentru a scoate câteva bug-uri suplimentare din bugetul dvs.
„Dacă am cumpăra copii ale Microsoft Office pentru toată lumea din companie, economisim deja zeci de mii de dolari”, spune Brian Wyrick, vicepreședinte de operațiuni la Raidious, o companie de dezvoltare de conținut cu sediul în Indianapolis. Pe lângă economiile de costuri, Wyrick spune că Raidious a adoptat suita Google Apps datorită accesibilității pe care o oferă designerilor și producătorilor lor din diferite părți ale țării.
„Utilitatea este bună pentru orice companie nou-înființată”, spune Wyrick, „și pentru a putea vorbi cu un nou angajat la telefon și pentru a le configura cu un program web fără ca un tip IT să aibă acces la ele este un Mare lucru.'
Un alt avantaj al aplicațiilor Google este capacitatea fiecărei aplicații de a se integra una cu alta - o caracteristică pentru care Ken Hayes, proprietarul unei companii de publicitate pe internet din Lacul Toluca, California, spune că îi este recunoscător. „Ceea ce este bun la Google Apps este faptul că îmi pot crea un cont principal pentru afacerea mea - și e-mailul, calendarul și site-ul meu web sunt toate legate”, spune el. „Sigur, există e-mailuri mai bune acolo, dar nimeni nu și-a dat seama cum să le asocieze ca Google”.
Dig Deeper: Google Apps în joc
Cum să utilizați aplicațiile Google pentru a vă îmbunătăți afacerea: eficientizarea comunicării interne cu Gmail
Când Gmail a sosit pentru prima dată pe scenă, clientul personal de e-mail a fost lăudat pentru capacitatea sa de stocare aparent fără fund și capacitățile de căutare rapidă în căsuța de e-mail. Dar odată cu integrarea Google Apps, multe dintre funcțiile Gmail funcționează la fel de eficient pentru companii. Din nou, una dintre cele mai benefice caracteristici ale Gmail este factorul cloud - din moment ce nu există software greoi de care să vă faceți griji, Gmail este accesibil angajaților dvs. de oriunde, fără a fi nevoie să descărcați contacte sau mesaje pe dispozitive.
„Unul dintre lucrurile minunate despre Gmail este că este bazat pe browser”, spune Wyrick. „Ne conectăm prin telefoanele noastre și clienții IMAP. Este abilitatea de a nu trebuie să spui „iată instalarea dvs. Outlook”.
Conversațiile filetate din Gmail ajută și la simplificarea mesajelor în rândul colegilor. De exemplu, dacă mai multe părți sunt CC într-un e-mail sau dacă mai multe e-mailuri au aceeași linie de subiect, toate aceste mesaje sunt grupate împreună cu fiecare e-mail nou trimis, așezat perfect în partea de sus a căsuța de e-mail și eliminarea dificultății de a verifica mesajele anterioare.
De asemenea, fiecare mediu de birou ar trebui să aibă o metodă pentru trimiterea de mesaje rapide, la minut, iar răspunsul Gmail este Google Chat, care este încorporat direct în interfața căsuței de e-mail. „Am redus cu adevărat necesitatea sistemului nostru de telefonie internă”, spune Wyrick despre utilizarea raidioasă a mesagerului. Funcția de chat are și o componentă de videoconferință care poate fi utilă atunci când colegii și angajații trebuie să corespondeze din locații îndepărtate.
În timp ce Gmail este un client excelent de e-mail, Wyrick recomandă atribuirea mai multor administratori de cont pentru contul dvs. de afaceri partajat. „Odată ce v-ați înscris, nu doriți niciodată să aveți toate ouăle într-un coș”, spune el. „Într-o zi va trebui să faceți ceva când administratorul respectiv nu este disponibil.”
Dig Deeper: Nu plătiți din nou pentru gazduirea e-mailului din nou
Cum să utilizați aplicațiile Google pentru a vă îmbunătăți afacerea: sincronizarea întâlnirilor și evenimentelor prin Google Calendar
În funcție de tipul dvs. de afacere, programarea întâlnirilor poate fi o adevărată durere de cap. Câțiva angajați (sau, doar unul) sunt de obicei responsabili de urmărirea și retransmiterea datelor și orelor, o metodă care să conducă la derapaje și întâlniri ratate. Cu Google Calendar, mai mulți angajați pot posta evenimente pe un singur calendar pe care întreaga companie îl poate accesa și edita în consecință. În plus, aceste calendare pot fi codate prin culori, astfel încât privitorul să fie informat despre modificările aduse întâlnirilor. Administratorii pot seta, de asemenea, permisiuni pentru calendare, astfel încât numai anumiți angajați să poată vedea sau edita articole.
Greg Cross, fondatorul Cross Creative, o companie de marketing digital din Greenfield, Indiana, spune că a încurajat recent unul dintre principalii săi clienți să adopte Google Calendar pentru a ajuta la sortarea și protejarea întâlnirilor. „[El] deține un centru de consiliere și a venit la mine și mi-a spus:„ Avem patru consilieri și căutăm o modalitate prin care clienții noștri să poată programa întâlniri online și să le păstreze private ”, spune Cross. „Puteți să o setați astfel încât să nu arate că aveți o sesiune de consiliere cu„ John Doe ”despre depresie.”
O altă caracteristică utilă a Google Calendar este posibilitatea de a crea evenimente prin Gmail. Când adăugați adresa de e-mail a unui angajat la un eveniment din calendar, angajatului i se trimite o invitație pentru a confirma participarea acestuia. După confirmare, fiecare angajat poate vizualiza și adăuga note la eveniment.
Dig Deeper: Tech Talk: Agenția publicitară migrează la aplicația web
Cum să utilizați aplicațiile Google pentru a vă îmbunătăți afacerea: îmbunătățirea colaborării și a gestionării proiectelor cu Google Docs
Google Docs este o aplicație care permite mai multor utilizatori să creeze și să editeze documente, prezentări și foi de calcul - toate pe web. De obicei, colegii partajează documente prin e-mailuri atașând reciproc, ceea ce duce adesea la versiuni incorecte de fișiere și la copii împrăștiate, înlocuite. Cu Google Docs, fișierul este editat în cloud, unde reviziile sunt salvate și recuperate automat.
La fel ca majoritatea celorlalte aplicații Google, administratorii pot seta permisiuni în Google Docs, astfel încât numai anumiți lucrători să poată vizualiza și partaja fișiere. O altă caracteristică convenabilă este posibilitatea de a exporta documentele în diferite tipuri de extensii de fișiere, ceea ce poate fi util în acele momente în care un client sau client are nevoie de un fișier PDF cât mai curând posibil.
„Folosesc Google Docs intern”, spune Cross. „Am un designer grafic care funcționează doar cu jumătate de normă, așa că postez estimări și propuneri ale clienților acolo.” Folosirea Google Docs pentru a edita alte fișiere obișnuite, cum ar fi itinerarii, buletine informative și articole, poate ajuta la rezolvarea problemelor comune care apar în rândul angajaților atunci când colaborează la proiecte.
Pe cât de util a fost Google Docs pentru mulți proprietari de afaceri, Wyrick din Raidious spune că un lucru de care trebuie să ții cont este faptul că oamenii din personalul tău vor avea diferite grade de cunoștințe în domeniul computerului. Deci, dacă și când implementați Google Docs pentru crearea și editarea celor mai importante fișiere, spune Wyrick, poate ar fi util să desemnați un campion al proiectului care înțelege aplicația.
„Ar putea exista unii utilizatori care vor fi mai puțin entuziasmați de schimbări”, spune Wyrick. De asemenea, îi sfătuiește pe noii veniți să frecventeze ghidul de ajutor de pe site-ul Google Apps.
Dig Deeper: 10 sfaturi pentru bootstrapping-ul tehnologiei
Cum să utilizați aplicațiile Google pentru a vă îmbunătăți afacerea: partajarea cunoștințelor companiei cu site-urile Google
Site-urile Google este un instrument de bază pentru construirea site-urilor, pe care companiile îl pot folosi pentru a crea un centru privat de informații intranet pentru angajați, sau chiar un domeniu public care servește ca față a afacerii dvs. Site-urile Google vă permite să importați informații din alte aplicații, cum ar fi calendarul dvs. de întâlnire sau formularele standard ale clienților, și să le postați pe site-ul dvs. pentru ca angajații sau clienții să aibă acces ușor.
„Site-urile Google este ca un sistem wiki”, spune Hayes, care folosește aplicația, astfel încât el și partenerul său de afaceri din Danemarca să poată urmări proiectele, ideile și contractorii companiei. „Am secțiuni create pentru ideile concurenților pe care dorim să le îmbunătățim și chiar problemele pe care dorim să le remediem în cadrul afacerii noastre.”
Puteți desemna doar anumiți angajați care să aibă capacități administrative, adică să editați și să postați informații despre site sau să acordați acces întregii dvs. echipe (mai ales dacă lucrați cu un personal strâns).
Dig Deeper: Top 10 aplicații și servicii gratuite pentru afaceri
Cum să utilizați Google Apps pentru a vă conduce afacerea: Găsirea de resurse suplimentare pe piața Google Apps
Dacă aplicațiile realizate exclusiv de Google nu vă îndeplinesc toate nevoile, nu uitați să consultați Google Apps Marketplace, unde puteți găsi o mulțime de aplicații terțe - unele gratuit - care îndeplinesc o varietate de funcții și se integrează cu celelalte aplicații standard. Intuit Online Payroll, de exemplu, vă permite să plătiți angajații direct din Google Calendar și să le oferiți acces online la casele de plată. Zoho CRM este un instrument de gestionare a relației cu clienții care ajută la îmbunătățirea interacțiunii cu clienții în mai multe moduri, cum ar fi urmărirea și sortarea conversațiilor prin e-mail.
Pentru a spori capacitățile Google Calendar, Greg Cross of Cross Creative folosește Tungle.me, o aplicație care permite membrilor să publice orare publice, să accepte cereri de întâlniri și să reducă rezervările duble. „Îmi ajută cu adevărat să-mi integrez fluxul de lucru”, spune Cross. „Când persoana confirmă programarea, aceasta intră în calendarul meu [Google] și sunt alertat pe telefonul meu. Deci, între colaborarea celor două funcții, funcționează excelent pentru mine. '
Potrivit Cross, Google Apps pentru companii devine rapid o necesitate și mai puțin un produs elegant de încercat. Spune el, interoperabilitatea aplicațiilor, împreună cu accesibilitatea cloud-ului, oferă multor oameni oportunitatea de a utiliza eficient tehnologia de birou pentru prima dată. „Va fi interesant să vedem cum supraviețuiesc alte companii de software în viitor, deoarece aplicațiile bazate pe web sunt mai mult decât un mod simplu”, spune Cross. „Nu este„ valul viitorului ”- este chiar acum.”
Dig Deeper: 5 pachete software excelente pentru bootstrapere
