Inbox-ul meu are acum 93 de e-mailuri, dintre care 15 sunt necitite. Cât de multe aveți?
În ultimii ani, Inbox Zero a crescut ca o tehnică populară de gestionare a timpului. Dezvoltat de Merlin Mann, Inbox Zero susține păstrarea în orice moment a căsuței de e-mail goale. Avocații Inbox Zero, lăudați-vă că sunt superiori celorlalți dintre noi. Deoarece sunt capabili să mențină o căsuță poștală goală, au obținut un creier declanșat și se pot concentra mai bine pe lucrurile importante.
Asta mă înnebunește. Inbox Zero este o pierdere completă de timp. Mă consider un expert la doar o mână de lucruri din această lume, iar managementul timpului este unul dintre ele. A avea o căsuță de e-mail actuală și minimă este într-adevăr valoroasă, dar asigurarea faptului că e-mailul zilnic este zero este risipitor și distractiv.
Iată cinci tehnici de gestionare a timpului pe care le-aș alege în Inbox Zero în orice zi a săptămânii:
1. Bumerang
Boomerang este o extensie Gmail. Este cel mai bun instrument de gestionare a timpului pe care l-am descoperit în cariera mea profesională. Dacă așteptați un răspuns dintr-un e-mail pe care îl trimiteți, puteți alege ca respectivul e-mail să apară în partea de sus a căsuței de e-mail la o dată și o oră ulterioare pe care le-ați ales, dacă nu ați primit un răspuns până la acel moment. De asemenea, puteți compune un e-mail în orice moment al zilei și îl puteți trimite la o dată ulterioară. Voi scrie deseori e-mailuri la ora 23:00 sau la ora 06:00 și voi folosi Boomerang pentru a le trimite programul de lucru, pentru a nu-mi deranja colegii de echipă.
cât de înalt are dealeri de roți
2. Trello
Trello este un instrument gratuit de gestionare a sarcinilor, disponibil atât pe web, cât și pe mobil. Trello vă permite să acordați prioritate sarcinilor și să formați diverse liste. Puteți avea o listă „De făcut astăzi”, o listă „Apeluri de făcut” și multe altele. Opțiunile sunt nesfârșite.
Puteți chiar să redirecționați orice e-mail către Trello. În interiorul unei plăci Trello, faceți clic pe „Afișați meniul”, apoi pe „Mai multe”, apoi pe „Setări de e-mail la placă”. Veți găsi o adresă de e-mail unică. Redirecționați toate e-mailurile la această adresă de e-mail și acestea vor fi adăugate la placa dvs. Trello.
Acest lucru este extrem de util pentru toate acele e-mailuri care sunt de fapt articole „De făcut” și care nu sunt neapărat sensibile la timp, dar pe care doriți să le adresați la un moment dat.
3. Filtrează prin e-mail și dezabonează-te
Ambele au același scop - săriți din căsuța de e-mail. Dezabonarea de la listele de e-mail necesită timp, dar este un economisire extraordinară de timp și merită investiția. Pentru e-mailurile pe care doriți să le primiți, dar nu trebuie să le citiți, cum ar fi cupoanele la magazinele și listele de e-mail preferate, configurați un filtru de e-mail pentru a sări peste căsuța de e-mail și accesați direct o etichetă de e-mail.
Am o etichetă numită „Reduceri și oferte”. În acest fel, ori de câte ori sunt pe piață pentru o reducere, merg pur și simplu la acest folder și văd ce este disponibil.
4. Top Three List
Citirea e-mailurilor pe măsură ce apar este complet arbitrară și reactivă - opusul prioritar și proactiv.
În loc să fie cătușat la e-mail toată ziua, faceți o listă în fiecare dimineață cu primele trei activități și cele trei sarcini personale pe care doriți să le îndepliniți până la sfârșitul zilei. Îmi păstrez primele trei liste în Trello. Hârtia funcționează și la fel ca orice alt loc pe care îl alegeți pentru a păstra lista. Sarcinile ar trebui să fie suficient de mici pentru a fi finalizate.
Dacă trebuie să scrieți o recenzie a performanței și va avea loc într-o săptămână, primele trei sarcini ar putea fi să cheltuiți 30 de minute astăzi.
5. Dezactivați TOATE notificările prin e-mail
Știi cine ești - dacă nu poți purta o conversație fără să-ți verifici telefonul sau să te uiți, promite-mi că vei lua 10 minute astăzi și vei dezactiva notificările.
Cred că ar trebui să existe zero notificări pe laptopuri și numai notificări de mesaje text pe telefoane. Deschiderea constantă a e-mailurilor doar pentru a răspunde imediat sau a le scoate din căsuța de e-mail, chiar dacă aveți de gând să utilizați Boomerang pentru a o amâna până în altă zi, necesită o comutare non-stop a sarcinilor.
Cercetările au dovedit că multitasking-ul este ineficient și cei dintre noi care ne putem concentra pe o sarcină sunt un avantaj imens. Dacă nu te poți aduce pentru a dezactiva toate notificările, dezactivează cât mai multe.
care sunt părinți michael ealy
6. Spune doar nu
Și, în cele din urmă, dacă toate celelalte eșuează, spuneți nu. Este un mit că trebuie să aveți grijă de toate cererile.
Nu fiți oameni nepoliticoși și fantomă, dar dacă aveți o sarcină care pare să nu fie niciodată suficient de importantă pentru a o face săptămâna aceasta, spuneți persoanei că pur și simplu nu o puteți ajuta. Sau găsiți o modalitate de a-i ajuta, care vă durează cinci minute sau mai puțin. Și, dacă cunoașteți pe altcineva care ar putea aprecia oportunitatea de a îndeplini sarcina, vedeți dacă puteți colabora și implicați pe alții să își asume lucrarea.
