Comunicarea orală descrie orice tip de interacțiune care folosește cuvintele rostite și este o parte vitală, integrantă a lumii afacerilor, mai ales într-o eră denumită era informației. „Capacitatea de a comunica eficient atât prin vorbire, cât și prin scris este foarte apreciată și solicitată în afaceri”, au scris în cartea lor Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt și Jane Thomas. Comunicări comerciale eficiente . „Cunoașterea conținutului zonelor funcționale ale afacerii este importantă, dar pentru a da viață acelor idei - în ședințe sau în prezentări solo - necesită o prezentare orală eficientă.' Tipurile de comunicare orală utilizate în mod obișnuit în cadrul unei organizații includ întâlniri de personal, discuții personale, prezentări, discursuri telefonice și conversații informale. Comunicarea orală cu cei din afara organizației poate lua forma unor întâlniri față în față, apeluri telefonice, discursuri, teleconferințe sau videoconferințe.
Abilitățile de gestionare a conversației sunt esențiale pentru proprietarii și managerii de întreprinderi mici care adesea suportă o mare parte din povară în domenii precum prezentările clienților / clienților, interviurile cu angajații și desfășurarea de întâlniri. Pentru ca comunicarea orală să fie eficientă, ar trebui să fie clară, relevantă, tactică în frazeologie și ton, concisă și informativă. Prezentările sau conversațiile care au aceste caracteristici pot fi un instrument neprețuit în asigurarea sănătății și creșterii afacerii. Comunicarea comercială neclară, inexactă sau neglijabilă, pe de altă parte, poate pierde timp prețios, poate înstrăina angajații sau clienții și poate distruge bunăvoința față de conducere sau de afacerea generală.
PREZENTĂRI ORALE
Prezentarea publică este în general recunoscută ca fiind cea mai importantă dintre diferitele genuri de comunicare orală de afaceri. Așa cum este adevărat pentru toate tipurile de comunicare, primul pas în pregătirea unui discurs public sau a observațiilor este determinarea scopului / obiectivului esențial al comunicării. După cum observă Hildebrandt, Murphy și Thomas, prezentările de afaceri tind să aibă unul din cele trei scopuri generale: a convinge, a informa sau a instrui sau a distra. Din scop vor ieși ideile principale care vor fi incluse în prezentare. Aceste idei ar trebui cercetate temeinic și adaptate la nevoile publicului.
Ideile ar trebui apoi organizate pentru a include o introducere, un corp sau un text principal și un rezumat sau o concluzie. Sau, așa cum spune vechea zicală despre ținerea discursurilor, „Spune-le ce le vei spune, spune-le și spune-le ce le-ai spus”. Introducerea ar trebui să atragă interesul ascultătorului și să stabilească tema restului prezentării. Corpul principal ar trebui să se concentreze asupra punctelor de accent. Concluzia ar trebui să reitereze punctele cheie și să rezume mesajul general care este transmis.
câți ani are regele raiului acum
Ajutoarele vizuale pot fi o componentă utilă a unor prezentări. Indiferent dacă sunt proiectate de pe un computer, afișate pe tablă, plăci de ștergere uscată sau diapozitive, ajutoarele vizuale ar trebui să fie semnificative, creative și interesante pentru a ajuta vorbitorul să transmită un mesaj. Cheia utilizării cu succes a mijloacelor vizuale este că acestea ar trebui să susțină tema prezentării, să ajute la transmiterea acesteia, dar să facă acest lucru fără a diminua, fiind neglijent, complicat sau chiar prea distractiv.
Odată ce prezentarea a fost organizată și a fost selectat instrumentele vizuale, vorbitorul ar trebui să repete prezentarea cu voce tare și să revizuiască după cum este necesar pentru a se potrivi constrângerilor de timp și pentru a asigura o acoperire amănunțită a punctelor principale. Poate ajuta să exersezi în fața unei oglinzi sau în fața unui prieten pentru a câștiga încredere. O prezentare orală bună va include fraze de tranziție pentru a-i ajuta pe ascultători să treacă prin material și nu va fi prea lungă sau tehnică. De asemenea, este important ca vorbitorul să anticipeze întrebările pe care audiența le poate avea și fie să includă aceste informații în prezentare, fie să fie pregătiți să le adreseze într-o sesiune de întrebări și răspunsuri la sfârșitul prezentării. Prezentarea profesională și plină de grație este o altă cheie pentru o comunicare eficientă, indiferent dacă cadrul este o conferință, un banchet, un prânz de sărbători sau un refugiu de conducere. „Recunoașteți că atunci când vorbiți la un eveniment de afaceri, vă reprezentați compania și biroul în compania respectivă”, a declarat Steve Kaye în Soluții IIE . „Folosiți evenimentul ca o oportunitate de a promova bunăvoința. Evitați plângerile, criticile sau controversele. Acestea vor înstrăina publicul și vă vor distruge credibilitatea rapid. În schimb, vorbește despre ceea ce vrea audiența să audă. Laudă-ți gazda, onorează ocazia și complimentează participanții. Radiază succes și optimism. '
Prezentările orale pot fi livrate extemporan (dintr-o schiță sau note); prin citirea dintr-un manuscris; sau din memorie. Abordarea extemporanie este adesea susținută ca o metodă care permite vorbitorului să ia contact vizual și să dezvolte o relație cu publicul, în timp ce transmite simultan informații pertinente. Citirea dintr-un manuscris este mai des utilizată pentru comunicări mai lungi și / sau detaliate care acoperă o mulțime de terenuri. Între timp, memorarea este folosită de obicei numai pentru discuții scurte și / sau informale.
Furnizarea de prezentări orale eficiente necesită ca un vorbitor să ia în considerare înălțimea, ritmul și volumul său vocal. Este important să se încorporeze modificări ale înălțimii vocale pentru a adăuga accent și pentru a evita monotonia. De asemenea, este util să variați rata de vorbire și să încorporați pauze pentru a permite ascultătorului să reflecteze asupra anumitor elemente ale mesajului general. Găsirea volumului adecvat este crucială și pentru succesul unei prezentări. În cele din urmă, vorbitorii ar trebui să fie atenți să nu adauge cuvinte sau sunete străine - cum ar fi „um”, „știi” sau „bine” - între cuvinte sau propoziții într-o prezentare.
Elementele nonverbale precum postura, gesturile și expresiile faciale sunt, de asemenea, factori importanți în dezvoltarea abilităților bune de comunicare orală. „Aspectul tău exterior reflectă starea ta de spirit interioară”, au confirmat Hildebrandt, Murphy și Thomas. „Astfel, o postură bună sugerează echilibru și încredere; nu stați nici la o atenție rigidă, nici cu o casualitate neglijentă drapată peste podium, ci ridicați cu greutatea dvs. distribuită în mod egal pe fiecare picior. Unele mișcări pot fi utile pentru a atrage atenția ascultătorilor sau pentru a crește accentul, dar ar trebui evitate deplasarea constantă sau ritmul. La fel, gesturile mâinii și brațului pot fi folosite pentru a indica, descrie sau sublinia, dar acestea ar trebui să fie variate, sincronizate cu atenție și adaptate publicului. În cele din urmă, vorbitorii buni ar trebui să ia contact vizual frecvent cu publicul, să-și lase expresia feței să-și arate interesul pentru ideile pe care le prezintă și să se îmbrace într-un mod adecvat pentru ocazie.
Proprietarii de afaceri mici reflectă populația generală prin faptul că entuziasmul lor pentru vorbirea în public variază considerabil de la individ la individ. Unii antreprenori se bucură de lumina reflectoarelor și se dezvoltă în condiții care necesită prezentări publice (formale sau informale). Alții sunt mai puțin pricepuți la vorbirea în public și evită să fie plasați în astfel de situații. Dar consultanții în afaceri îi îndeamnă pe antreprenori să trateze prezentările publice și abilitățile de comunicare orală ca pe un instrument potențial neprețuit în dezvoltarea afacerii. „Ați putea lua în considerare angajarea unui antrenor de prezentare sau participarea la un atelier de prezentări de afaceri”, a sfătuit Kaye. „Aceste servicii vă pot arăta cum să vă maximizați impactul în timp ce vorbiți. De fapt, învățarea unor astfel de abilități servește drept investiție pe termen lung în viitorul tău ca lider eficient. '
BIBLIOGRAFIE
Hardingham, Alison. „Acuzat de intenție”. Managementul oamenilor . 30 martie 2000.
Holmes, Godfrey. „Gafă tactică”. Contabilitate . Iunie 2000.
Kaye, Steve. „Faceți un impact cu stilul: sfaturi de prezentare pentru lideri.” Soluții IIE . Martie 1999.
Murphy, Herta A., Herbert W. Hildebrandt și Jane P. Thomas. Comunicări comerciale eficiente . Ediția a șaptea. McGraw-Hill, 1997.
Rosenbaum, Bernard L., „Tehnici de prezentare”. Vânzător american . Ianuarie 2005.
