E-mailurile sunt cel mai comun document din lumea afacerilor. Din păcate, multe e-mailuri sunt atât de slab scrise încât destinatarii trebuie să se lupte pentru a-și da seama de ce citesc e-mailul și ce ar trebui să facă în legătură cu acesta.
Notă: pentru a vă perfecționa abilitățile de e-mail, înscrieți-vă la buletin informativ săptămânal gratuit.
câți ani are Andy Mauer
Iată o metodă infailibilă pentru a scrie e-mailuri care fac treaba.
1. Aveți în vedere o decizie specifică.
Scopul unui e-mail este mereu pentru a determina destinatarul (ii) să ia o decizie de un fel. În caz contrar, de ce să ne deranjăm să-l scriem?
Prin urmare, înainte de a scrie ceva, întrebați-vă: exact ce decizie vreau să ia destinatarul?
La fel ca în toate scrierile de afaceri, vagitatea este opusul utilului. Cu cât obiectivul este mai clar, cu atât e-mailul dvs. va fi mai convingător.
2. Începe prin a-ți scrie concluzia.
Concluzia dvs. este o declarație a deciziei pe care doriți să o ia destinatarul, pe baza conținutului e-mailului dvs.
În școală, probabil că te-au învățat să începi cu o introducere și să termini cu o concluzie. Gresit.
Nimeni din lumea afacerilor nu are timp să rătăcească prin dezvoltarea unei idei. Dacă nu le spuneți imediat motivul e-mailului, este posibil ca acestea să meargă mai departe.
Așa că începeți cu concluzia voastră. De exemplu, să presupunem că obiectivul dvs. este să-l determinați pe șeful dvs. să aprobe o sală de sport internă.
GRESIT:
Jim,
După cum știți, absenteismul angajaților este în general recunoscut ca o problemă continuă cu un impact financiar puternic, atât în compania noastră, cât și în alte companii din industriile noastre. [yada, yada, yada] Prin urmare, ar trebui să ne gândim să alocăm bani pentru instalarea unei săli de sport la sediul nostru central.
DREAPTA:
Jim,
Vreau să aprobați instalarea unei săli de sport interne.
3. Structurați argumentul dvs. de susținere în „bucăți digerabile”.
După ce ați declarat concluzia, aruncați argumentele care vă susțin concluzia (adică decizia pe care doriți să o luați). Pentru a face argumentele dvs. „digerabile”, le împărțiți în „bucăți” mici și prezentați fiecare punct cu un format și o structură de propoziții similare.
GRESIT:
Potrivit unui raport guvernamental publicat recent, aptitudinea fizică a grupului este extrem de importantă, chiar dacă foarte puține companii demonstrează de fapt un angajament față de acesta! Multe firme identifică aptitudinea fizică ca un avantaj competitiv subevaluat, dar nu au un plan de îmbunătățire în acest domeniu, chiar dacă aptitudinea fizică este strâns legată de succesul economic și personal corporativ și individual. Simt că, dacă nu abordăm problema capacității fizice, deoarece crește productivitatea la locul de muncă, vom rămâne în urmă.
DREAPTA:
O sală de sport internă va:
- Reduceți absenteismul.
- Creșteți productivitatea generală.
4. Susțineți fiecare argument cu dovezi.
S-a spus că toată lumea are două lucruri: un sfincter și o opinie. Cu excepția cazului în care furnizați fapte care susțin argumentele dvs., e-mailul dvs. devine un gigant, o opinie și, prin urmare, în ochii destinatarului, probabil că veți părea unul, gigant ... ei bine ..., veți avea ideea .
GRESIT:
O sală de sport internă va reduce absenteismul, deoarece atunci oamenii vor dori să vină la serviciu mai degrabă decât să rămână acasă și nu se vor îmbolnăvi atât de mult.
DREAPTA:
- Reduceți absenteismul. Potrivit unui sondaj al Institutului Național de Sănătate realizat la 1.000 de firme, companiile cu săli de sport interne experimentează cu 20% mai puțin absenteism decât cele care nu au astfel de facilități.
5. Repetați concluzia ca „chemare la acțiune”.
La sfârșitul e-mailului, refaceți concluzia într-un mod care să ofere destinatarului următorul pas pe care trebuie să îl facă destinatarul, presupunând că destinatarul este acum de acord cu concluzia dvs., pe baza forței argumentelor și dovezilor dvs. Păstrați-l simplu și specific.
GRESIT:
Sprijinul dvs. pentru acest proiect ar fi foarte apreciat.
DREAPTA:
Dacă răspundeți la acest e-mail cu aprobarea dvs., voi începe procesul.
avera netă asia argento 2018
6. Introduceți un avantaj în linia subiectului.
Subiectul dvs. (denumit și „titlu”) este cea mai importantă parte a unui e-mail, motiv pentru care îl scrieți ultima dată, după ce ați notat atât concluzia dvs., cât și argumentele și dovezile care susțin această concluzie.
În mod ideal, o linie de subiect ar trebui să îndeplinească două sarcini importante: 1) să intereseze destinatarul suficient astfel încât e-mailul să fie deschis și citit și 2) să implice concluzia pe care doriți să o accepte destinatarul.
În majoritatea cazurilor, cel mai bun mod de a îndeplini ambele sarcini este de a încapsula un beneficiu (sau beneficii) care va rezulta din decizia pe care doriți să o ia destinatarul.
GRESIT:
Subiect: Impactul asupra sănătății programelor interne de fitness ale angajaților
DREAPTA:
Subiect: Cum putem reduce absenteismul
Pentru a încheia, iată cele două e-mailuri:
GRESIT:
Către: Jim@Acme.com
Subiect: Impactul asupra sănătății programelor interne de fitness ale angajaților
Jim,
După cum știți, absenteismul angajaților este în general recunoscut ca o problemă continuă cu un impact financiar puternic, atât în compania noastră, cât și în alte companii din industriile noastre. O sală de sport internă va reduce absenteismul, deoarece atunci oamenii vor dori să vină la serviciu mai degrabă decât să rămână acasă și nu se vor îmbolnăvi atât de mult. Prin urmare, ar trebui să ne gândim să alocăm bani pentru instalarea unei săli de sport la sediul nostru. Sprijinul dvs. pentru acest proiect ar fi foarte apreciat.
Jill
DREAPTA:
Către: Jim@Acme.com
Subiect: Cum putem reduce absenteismul
Jim,
Vreau să aprobați instalarea unei săli de sport interne. Asta va:
- Reduceți absenteismul. Potrivit unui sondaj al Institutului Național de Sănătate realizat la 1.000 de firme, companiile cu săli de sport interne experimentează cu 20% mai puțin absenteism decât cele care nu au astfel de facilități.
- Crește productivitatea. Avem cu 50% mai mult absenteism decât alte firme din industria noastră, deci reducerea acestui număr cu 20% ne va crește automat productivitatea cu 10%.
Dacă răspundeți la acest e-mail cu aprobarea dvs., voi începe procesul.
Jill
Serios, care dintre cele două e-mailuri credeți că este mai probabil să vă avanseze agenda?
Îți place această postare? Dacă da, înscrieți-vă la buletin informativ gratuit sursă de vânzări .
