Jeff Bezos a interzis recent PowerPoint de la întâlnirile de la Amazon, insistând ca întâlnirile să înceapă cu participanții care citesc în tăcere un document tipărit care conține informațiile necesare pentru a discuta problema.
Acest lucru nu este surprinzător, având în vedere că există cercetări științifice semnificative că utilizarea PowerPoint reduce inteligența organizațională. Cu toate acestea, înlocuirea PowerPoint cu „documente de informare” (așa cum a făcut Bezos) nu este doar o știință bună; este, de asemenea, o mișcare financiară incredibil de inteligentă, din următoarele trei motive:
- Economisește timp. PowerPoint comunică cu viteza pe care o vorbește prezentatorul; un document informativ comunică cu viteza pe care o citește publicul. O prezentare care ar dura o oră (fără întreruperi sau discuții) este condensată la doar cinci minute.
- Economisește timp. Deoarece un document informativ oferă informații importante la începutul ședinței, toată lumea este literalmente „pe aceeași pagină”, iar discuția este mai scurtă și mai precisă. Mai mult, întrucât o prezentare are nevoie de un prezentator, una trebuie sa a participat la ședință pentru a obține informațiile. Cu un document de informare, persoanele care au nevoie doar de informații (dar nu trebuie să participe) pot pur și simplu să citească documentul și să sară peste întâlnire.
- Economisește timp. Un document informativ elimină cele mai grave trei pierderi de timp PowerPoint: a) „Ei-nu-pot-fixa-acest-Jello-pe-perete”, b) „Nu-am-pregătit-așa-sunt -utilizarea prezentărilor-standard-slide-deck '; și, cel mai rău dintre toate, c) „Pentru-dragostea-de-Dumnezeu-vă-vă rog-ajungeți-la-blestematul punct?” prezentări.
Am menționat că economisește timp? Bine, pentru că așa cum am subliniat anterior, executivul mediu își petrece aproximativ 50% din timpul său la întâlniri (dintre care o treime sunt total inutile). Aceasta este o scurgere uriașă de productivitate, dincolo de infama capacitate a PowerPoint de a reduce inteligența organizațională.
Deci, să facem numerele. Deoarece documentele de briefing sunt (cel puțin) de două ori mai eficiente în timp decât PowerPoint și tind să elimine cele mai inutile întâlniri, prin înlocuirea PowerPoint cu documente de briefing, Bezos a sporit efectiv productivitatea managementului la nivelul întregii companii prin macar 25 la sută.
Cercetez și scriu despre tehnologia de birou și tehnica de management de peste 20 de ani. Există puține tehnologii sau tehnici care, atunci când sunt implementate, au un efect aproape pozitiv asupra productivității.
Dar asta nu este tot. Interzicerea PowerPoint în favoarea informării documentelor a costat Bezos și Amazon exact 0,00 USD. Pentru toate scopurile practice, acesta este un ROI de, bine, infinit.
Destul de inteligent, nu?
