Întâlniri proaste: le-am experimentat cu toții. Fie că este vorba de o planificare deficitară, prea multă vorbire sau lipsă de pregătire, întâlnirile proaste pierd timp și bani prețioși.
Dar fondatorul și CEO-ul Amazon, Jeff Bezos, ar fi putut sparge codul pentru a face întâlnirile mai productive. Prin intermediul scrisorii sale anuale către acționari, precum și a interviu recent, Bezos a dat o oarecare perspectivă asupra a ceea ce Amazon cultura întâlnirii arată.
Totul se reduce la respectarea a trei reguli simple.
Două echipe de pizza.
„Încercăm să creăm echipe care să nu fie mai mari decât pot fi hrănite de două pizza”, a spus Bezos. „Noi numim asta regula echipei cu două pizza”.
Dacă ați fost vreodată într-o întâlnire cu prea mulți oameni, puteți înțelege înțelepciunea din acest lucru. Cu cât echipa este mai mare, cu atât este mai mare numărul de opinii - și cu atât devine mai dificil să ajungem la concluzii și să luăm decizii. Și dacă unora dintre acei mulți oameni le place să audă sunetul propriei lor voci, întâlnirile voastre sunt obligate să fie nenorociți.
Dar cu regula echipei cu două pizza, obțineți echilibrul obținerii unor puncte de vedere și idei diverse, rămânând în același timp agil și ușor de gestionat.
Fără PowerPoint.
„Nu sunt utilizate PowerPoint-uri în Amazon”, declară cu mândrie Bezos. „Cineva pentru întâlnire a pregătit o notă de șase pagini ... structurată narativ. Are propoziții reale, propoziții tematice, verbe și substantive - nu sunt doar puncte glonț. '
În scrisoarea recentă adresată acționarilor, Bezos detaliază munca care intră în aceste note, despre care spune că ar putea dura până la o săptămână sau mai mult pentru a scrie și a perfecționa:
„Marile memorii sunt scrise și rescrise, împărtășite colegilor cărora li se cere să îmbunătățească munca, sunt puse deoparte pentru câteva zile și apoi editate din nou cu o minte proaspătă. Pur și simplu nu pot fi făcute într-o zi sau două.
Ca al meu colega Carmine Gallo a subliniat recent, memo-urile de acest gen sunt o idee grozavă, deoarece creierul nostru procesează o povestire bună mult mai bine decât datele hard. Astfel de memorii narative oferă autorilor șansa de a comunica pe deplin gândurile din spatele ideilor lor și oferă participanților la întâlnire șansa de a înțelege mai bine conceptele complete.
Desigur, nimic din toate acestea nu înseamnă nimic dacă participanții la întâlnire nu se pregătesc, ceea ce face ca a treia regulă să fie cea mai bună dintre toate.
Începeți cu tăcerea.
„Am citit aceste note, în tăcere, în timpul întâlnirii”, spune Bezos. - Este ca o sală de studiu. Toată lumea stă în jurul mesei și citim în tăcere, de obicei aproximativ o jumătate de oră, oricât de mult ne-ar lua să citim documentul. Și apoi discutăm despre asta.
Vă puteți imagina de ce este atât de benefic. De câte ori ai ajuns la o întâlnire importantă în care, în ciuda celor mai bune intenții, pur și simplu nu ești atât de pregătit pe cât ți-ai dori să fii?
„La fel ca și copiii de liceu, directorii își vor blufa drumul prin ședință, de parcă ar fi citit nota”, spune Bezos. - Pentru că suntem ocupați. Și așa, trebuie să sculpeți timpul pentru ca nota să fie citită - și pentru asta este destinată prima jumătate de oră a întâlnirii. Și apoi toată lumea a citit memo-ul, nu se preface doar că a citit memo-ul.
Bezos are a apreciat anterior utilizarea acestui lucru metodă deoarece asigură o atenție nedivizată din partea tuturor celor de acolo. În plus, ajută la pregătirea mai bună a celor care conduc astfel de discuții - datorită abilității și gândirii concentrate necesare pentru a pune împreună aceste note în primul rând. „Frazele complete sunt mai greu de scris”, explică celebrul fondator. „Nu există nicio modalitate de a scrie o notă de șase pagini, structurată narativ și de a nu avea o gândire clară.”
Punerea în practică.
Am folosit această metodă în propriile mele întâlniri și pot garanta eficacitatea acesteia. În calitate de moderator al ședinței, puteți fi sigur că toată lumea începe cu o bază solidă și că toți sunt pe aceeași pagină. (Ne pare rău, nu am putut rezista.)
Dar, mai presus de toate, le oferi oamenilor tăi ceea ce au nevoie pentru a face cea mai bună muncă:
Timp.
cât de înalt este Zach roloff
Timp pentru înțelegere. Timp pentru o reflecție extinsă. Timp pentru gândirea concentrată.
Toate acestea duc la descoperiri mai profunde.
Deci, amintiți-vă:
Două echipe de pizza. Fără PowerPoint. Începeți cu tăcerea.
Urmați aceste trei reguli simple și transformați-vă întâlnirile dintr-o pierdere de timp într-o sursă de idei strălucitoare.
