Majoritatea liderilor de afaceri buni nu se opresc atunci când vine vorba de protejarea companiilor de amenințări externe, cum ar fi hackeri. Dar dacă amenințarea se află pe interior , cu propriii angajați care vă fură bani?
Problema se întâmplă adesea în mod dureros. De fapt, a sondaj pe mai mult de 1.200 de persoane de Chrome River Technologies, Inc. a constatat că un sfert dintre respondenți au fost surprinși săvârșind fraude de cheltuieli. Acest comportament neplăcut pune în pericol capacitatea de a finaliza operațiunile de bază și de a inova, așa că trebuie să îl eliminați cât mai curând posibil.
Hoții dintre noi
Sondajul Chrome River a arătat că bărbații sunt mult mai predispuși să se scufunde în finanțele tale decât femeile. Sondajul a constatat că, în comparație cu femeile, bărbații sunt
unde este Kate Rorke acum
- Aproape de două ori mai probabil să comită fraude de cheltuieli
- De patru ori mai multe șanse să creeze un raport de cheltuieli cu 1.000 USD
- Cu 60,5 la sută mai mare decât rapoartele de cheltuieli ale femeilor cu 100 - 499 USD
- 62,2% sunt mai predispuși să creadă că nu ar fi prinși falsificând cheltuielile
- Primirea avertismentelor oficiale de fraudă a cheltuielilor cu o rată cu 31,6 la sută mai mare decât a femeilor
Deoparte de gen, ancheta Chrome River a constatat, de asemenea, că frauda de cheltuieli este mai frecventă la lucrătorii de nivel mediu (58,1%). Muncitorii mai tineri (cei cu vârsta sub 44 de ani) fură cel mai mult, reprezentând 82,9% din cazurile de fraudă a cheltuielilor.
Ce conduce furtul
Acum, înseamnă că femeile sunt mai puțin lacome sau mai oneste decât bărbații? Nu neaparat. Dar sugerează că există norme culturale și sistemice în vigoare care le permit să fure de la companii mai des și să fie prinși la rate relativ mici. Bărbații dețin în mod tradițional autoritatea în afaceri, de exemplu, și acest lucru ar putea determina unii bărbați să se simtă îndreptățiți și protejați.
Anne Becknell, SVP, Soluții strategice pentru Chrome River, spune că o parte din ceea ce îi determină pe bărbați să aibă o incidență mai mare și o valoare a fraudelor în dolari este că pofta lor de risc este mai mare în comparație cu femeile. Ei au mai multă încredere în capacitatea lor de a înlătura sistemul și sunt mai predispuși să crească miza dacă furtul unor sume mai mici este un succes.
Dar, din păcate, o parte din comportament ar putea fi învățată direct, și coluziunile se întâmplă și ele.
„[Bărbații] își justifică în general acțiunile punând vina pe companie”, spune Becknell. „[Ei fac] declarații de genul„ dacă compania ar decide să concedieze 100 de angajați pentru a-și putea realiza rezultatele, nu ar pierde niciun somn în fața familiilor afectate ”. [...] Și un „favorit al fanilor” este că au fost învățați de managerii lor cum să „jocă sistemul” și au continuat să continue când cred că aceasta este o tradiție acceptabilă. ”
Muncitorii de nivel inferior ar putea evita furtul, deoarece nu vor să riște să prăbușească locul de muncă și fundația profesională pe care trebuie să o construiască. Ei presupun probabil că angajatorii vor căuta să verifice nu numai abilitățile, ci și integritatea în primele câteva luni sau ani de angajare. În schimb, muncitorii de nivel mediu ar putea risca furtul odată ce simt că au câștigat încrederea companiei și pentru că s-ar putea simți nedrept compensați având în vedere munca pe care au făcut-o și ceea ce au șefii lor executivi. În acest sens, ați putea vedea furtul ca pe o încercare pasiv-agresivă de a face față invidiei și de a afirma autoritatea și dominația. În mod similar, lucrătorii mai tineri ar putea încerca să se afirme, având în vedere că se confruntă cu o piață a muncii mai strânsă și condiții economice mai dure decât au avut generațiile anterioare.
Păstrarea mâinilor neautorizate de pe banii dvs.
Becknell spune că există reticență în cadrul companiilor de a vorbi și de a admite deficiențele de fraudă a cheltuielilor. Și, deși sancțiunile pot fi dure (de exemplu, rezilierea, divulgările publice necesare sau chiar închisoarea), multe companii fac doar minimul. Potrivit sondajului, de exemplu, dintre cei prinși pentru fraudă în cheltuieli, peste 75% au spus că un avertisment este cea mai gravă consecință pe care au primit-o. Dar Becknell subliniază câteva măsuri proactive cheie pe care le puteți lua pentru a preveni cazurile de fraudă a cheltuielilor și pentru a reduce nevoia de acțiuni disciplinare.
1. Stabiliți o politică de cheltuieli clară și corectă că, deși nu este strict până la resentimentul angajaților, este lipsit de vagitate. Politica ar trebui să arate sensibilitate față de angajații care călătoresc regulat.
2. Oferiți angajaților instrumente excelente. Trista realitate, afirmă Becknell, este că majoritatea managerilor raportează pur și simplu ștampile de cauciuc pe care le primesc, considerând recenziile ca fiind prea grele. Dar, cu sistemele moderne de cheltuieli, puteți găsi adesea modalități de a vă aplica politicile în mod automat, ceea ce împiedică cazurile de fraudă să nu scape de auditori, reduce volumul de muncă personal și economisește timp. Căutați instrumente care să faciliteze procesul general de depunere a cheltuielilor, dar îngreunează depunerea unor reclamații supraumflate sau frauduloase.
3. Auditați selectiv. Instrumentele automate pot identifica tranzacțiile individuale cu un potențial mai mare de fraudă. În general, verificați primele 10 rapoarte ale tuturor angajărilor noi pentru a verifica înțelegerea și respectarea politicii. Apoi, verificați fiecare raport al zecelea trimis. Deoarece uneori taxele trebuie plătite în avans, fiți pregătiți să priviți și înapoi rapoartele dvs. În acest fel, puteți corela încasările de cheltuieli cu datele evenimentelor specifice (de exemplu, seminarii, târguri comerciale) pe care le puteți verifica.
soția fred norris allison furman
4. Aduceți resurse umane. Deoarece fraudele de cheltuieli pot proveni dintr-un comportament învățat, atunci când managerii găsesc fraude în rândul angajaților lor, resursele umane ar trebui să ofere consiliere respectivilor manageri. Consilierea poate reaminti tuturor părților posibilele sancțiuni, care deseori descurajează majoritatea fraudei viitoare. De asemenea, poate responsabiliza managerii pentru examinarea rapoartelor și îi poate ajuta pe manageri să recunoască rolul pe care ar fi putut să-l joace în situație. În cele din urmă, resursele umane se pot asigura că oficialii aruncă o privire mai atentă celorlalte rapoarte ale acestor manageri.
Prin fiecare pas, transparența în comunicările cu angajații este o necesitate.
„Unul dintre lucrurile mari de reținut”, concluzionează Becknell, este că majoritatea oamenilor sunt în mod inerent cinstiți și orice fraudă pe care o comit se datorează faptului că a) este ușor de făcut și b) pentru că nu cred că vor primi prins. Dacă puteți elimina aceste două elemente, rata va scădea dramatic. '
