Angajatul mediu american cheltuie aproximativ un sfert a săptămânii de lucru pieptănând prin sute de e-mailuri trimitem și primim cu toții în fiecare zi.
Dar, în ciuda faptului că suntem lipiți de butoanele noastre de răspuns, antrenorul de carieră Barbara Pachter spune o mulțime de profesioniști încă nu știu cum să folosiți e-mailul în mod corespunzător.
De fapt, din cauza volumului mare de mesaje pe care le citim și scriem în fiecare zi, este posibil să fim mai predispuși să comitem erori jenante - și aceste greșeli pot avea consecințe profesionale grave.
Pachter prezintă elementele de bază ale etichetei moderne în e-mail în cartea ei Elementele esențiale ale etichetei de afaceri . Am scos cele mai esențiale reguli pe care trebuie să le cunoașteți.
Vivian Giang și Rachel Sugar au contribuit la versiunile anterioare ale acestui articol.
1. Includeți un subiect clar și direct.
Exemple de subiecte bune includ „Data întâlnirii modificată”, „Întrebare rapidă despre prezentarea dvs.” sau „Sugestii pentru propunere”.
„Oamenii decid adesea dacă deschid un e-mail pe baza subiectului”, spune Pachter. „Alegeți una care să le permită cititorilor să știe că le abordați preocupările sau problemele de afaceri.”
2. Folosiți o adresă de e-mail profesională.
Dacă lucrați pentru o companie, ar trebui să utilizați adresa de e-mail a companiei. Dar dacă utilizați un cont personal de e-mail - indiferent dacă sunteți independent sau doriți să îl folosiți ocazional pentru corespondențe legate de muncă - ar trebui să aveți grijă atunci când alegeți adresa respectivă, spune Pachter.
Ar trebui să aveți întotdeauna o adresă de e-mail care vă transmite numele, astfel încât destinatarul să știe exact cine trimite e-mailul. Nu folosiți niciodată adrese de e-mail (probabil rămășițe ale zilelor școlare) care nu sunt adecvate pentru utilizarea la locul de muncă, cum ar fi „babygirl @ ...” sau „beerlover @ ...” - indiferent cât de mult vă place băutură rece.
3. Gândiți-vă de două ori înainte de a apăsa pe „Răspundeți tuturor”.
Nimeni nu vrea să citească e-mailuri de la 20 de persoane care nu au nicio legătură cu ele. Ignorarea e-mailurilor poate fi dificilă, mulți oameni primind notificări de mesaje noi pe smartphone-uri sau distrăgând atenția mesajelor pop-up de pe ecranele computerului. Abțineți-vă să nu apăsați „Răspundeți tuturor”, cu excepția cazului în care credeți că toată lumea de pe listă trebuie să primească e-mailul, spune Pachter.
4. Includeți un bloc de semnături.
Furnizați cititorul dvs. cu câteva informații despre dvs., sugerează Pachter. „În general, acesta va indica numele dvs. complet, titlul, numele companiei și informațiile dvs. de contact, inclusiv un număr de telefon. De asemenea, puteți adăuga puțină publicitate pentru dvs., dar nu treceți peste bord cu niciun cuvânt sau lucrare de artă. '
Folosește același font, dimensiune și culoare ca și restul e-mailului, spune ea.
5. Folosiți salutări profesionale.
Nu utilizați expresii coloquiale relaxate, cum ar fi „Hei băieți”, „Yo” sau „Bună, oameni buni”.
„Natura relaxată a scrierilor noastre nu ar trebui să afecteze salutarea într-un e-mail”, spune ea. „Hei este un salut foarte informal și, în general, nu trebuie utilizat la locul de muncă. Și nici Yo nu este în regulă. Folosiți Bună sau Bună ziua in schimb.'
De asemenea, ea sfătuiește să nu scurteze numele nimănui. Spune „Salut Michael”, dacă nu ești sigur că preferă să fie numit „Mike”.
6. Folosiți cu ușurință punctele de exclamare.
Dacă alegeți să utilizați un punct de exclamare, utilizați unul singur pentru a transmite entuziasm, spune Pachter.
„Oamenii se lasă uneori lăsați la dispoziție și pun mai multe puncte de exclamare la sfârșitul frazelor. Rezultatul poate părea prea emoțional sau imatur ', scrie ea. „Punctele de exclamare ar trebui folosite cu ușurință în scris.”
7. Fii precaut cu umor.
Umorul se poate pierde cu ușurință în traducere fără tonul sau expresiile faciale potrivite. Într-un schimb profesional, este mai bine să lăsați umorul în afara e-mailurilor, cu excepția cazului în care cunoașteți bine destinatarul. De asemenea, ceva care crezi că este amuzant s-ar putea să nu fie amuzant pentru altcineva.
Pachter spune: „Ceva perceput ca amuzant atunci când este vorbit poate întâlni foarte diferit atunci când este scris. Când aveți dubii, lăsați-o afară.
8. Să știți că oamenii din diferite culturi vorbesc și scriu diferit.
Miscommunication poate apărea cu ușurință din cauza diferente culturale , mai ales în forma de scriere când nu ne putem vedea unii pe alții limbajul corpului. Adaptați-vă mesajul la mediul cultural al receptorului sau la cât de bine îl cunoașteți.
O regulă bună pe care trebuie să o țineți cont, spune Pachter, este că culturile cu context înalt (japoneză, arabă sau chineză) vor să vă cunoască înainte de a face afaceri cu dvs. Prin urmare, poate fi obișnuit ca asociații de afaceri din aceste țări să fie mai personale în scrierile lor. Pe de altă parte, oamenii din culturi cu context scăzut (germană, americană sau scandinavă) preferă să ajungă la subiect foarte repede.
9. Răspundeți la e-mailurile dvs. - chiar dacă e-mailul nu a fost destinat dvs.
Este dificil să răspunzi la fiecare mesaj de e-mail trimis vreodată, dar ar trebui să încerci, spune Pachter. Aceasta include atunci când e-mailul v-a fost trimis accidental, mai ales dacă expeditorul așteaptă un răspuns. Nu este necesar un răspuns, dar servește ca o etichetă de e-mail bună, mai ales dacă această persoană lucrează în aceeași companie sau industrie ca dvs.
Iată un exemplu de răspuns: „Știu că ești foarte ocupat, dar nu cred că ai vrut să-mi trimiți acest e-mail. Și am vrut să vă anunț ca să o puteți trimite persoanei corecte. '
10. Corectați fiecare mesaj.
Greșelile dvs. nu vor trece neobservate de destinatarii e-mailului. „Și, în funcție de destinatar, s-ar putea să fiți judecați pentru realizarea lor”, spune Pachter.
Nu vă bazați pe verificatori ortografici. Citiți și recitiți e-mailul dvs. de câteva ori, de preferință cu voce tare, înainte de al trimite.
„Un supervizor intenționa să scrie„ Ne pare rău pentru neplăceri ”, spune Pachter. „Dar s-a bazat pe verificarea ortografică și a ajuns să scrie:„ Îmi pare rău pentru incontinență. ”
11. Adăugați ultima adresă de e-mail.
„Nu doriți să trimiteți un e-mail din greșeală înainte de a termina de scris și corectat mesajul”, spune Pachter. „Chiar și atunci când răspundeți la un mesaj, este o bună măsură de precauție să ștergeți adresa destinatarului și să o inserați numai atunci când sunteți sigur că mesajul este gata să fie trimis.”
12. Verificați de două ori dacă ați selectat destinatarul corect.
Pachter spune că trebuie să acordați o atenție deosebită atunci când introduceți un nume din agenda dvs. pe linia „către” a e-mailului. „Este ușor să selectați un nume greșit, care poate fi jenant pentru dvs. și pentru persoana care primește e-mailul din greșeală.”
13. Păstrați fonturile clasice.
Purple Comic Sans are un timp și un loc (poate?). Dar pentru corespondența de afaceri, păstrați fonturile, culorile și dimensiunile clasice.
Regula cardinală: e-mailurile dvs. ar trebui să fie ușor de citit de către alte persoane.
„În general, cel mai bine este să folosiți un tip cu 10 sau 12 puncte și un font ușor de citit, cum ar fi Arial, Calibri sau Times New Roman”, recomandă Pachter. În ceea ce privește culoarea, negrul este cea mai sigură alegere.
14. Păstrați filele pe tonul dvs.
La fel cum glumele se pierd în traducere, tonul este ușor de interpretat greșit fără contextul pe care l-ai obține din replicile vocale și expresiile faciale. În consecință, este ușor să ieșiți la fel de abrupt decât v-ați fi propus: V-ați referit la „direct”, au citit „supărat și scurt”.
Pentru a evita neînțelegerile, Pachter vă recomandă să citiți mesajul cu voce tare înainte de a lovi trimiterea. „Dacă sună dur pentru tine, va suna dur pentru cititor”, spune ea.
Pentru cele mai bune rezultate, evitați să folosiți cuvinte negative fără echivoc („eșec”, „greșit”, „neglijat”) și spuneți întotdeauna „vă rog” și „vă mulțumesc”.
15. Nimic nu este confidențial - deci scrieți în consecință.
Amintiți-vă întotdeauna ce a uitat fostul general șef al CIA, David Petraeus, avertizează Pachter: Fiecare mesajul electronic lasă o urmă.
care este căsătorit cu Ronnie Devoe
„Un ghid de bază este să presupui că ceilalți vor vedea ceea ce scrii tu”, spune ea, „așa că nu scrie nimic din ceea ce nu ai vrea ca toată lumea să vadă”. O interpretare mai liberală: Nu scrieți nimic care să vă fie ruinant sau rău pentru alții. La urma urmei, e-mailul este periculos de ușor de transmis, și este mai bine să fii sigur decât să-ți pară rău.
Acest poveste a apărut prima dată pe Business Insider .
