„Prea multe întâlniri” și „Prea mult timp pierdut în întâlniri neproductive”. Când o companie se confruntă cu un angajament scăzut al angajaților, veți găsi invariabil una dintre aceste reclamații în partea de sus a listei.
Acestea arată ca niște reclamații cu privire la întâlniri, dar, într-adevăr, acestea sunt declarații despre sentimentul de nerespectare.
cati ani are Michelle Lewin
Când cineva spune că se află în prea multe întâlniri, spune că persoanele care convocă aceste întâlniri nu acordă atenție tuturor celorlalte lucrări importante de pe platoul lor. Angajatul merge la mai multe întâlniri decât le permite volumul de muncă, forțându-i să fure timpul din pauze, vacanțe și familii, astfel încât să poată face treaba pe care trebuie să o îndeplinească pentru a obține salariul.
Când cineva se plânge de pierderea timpului în întâlniri * neproductive *, spune că liderul ședinței nu a respectat suficient echipa pentru a planifica o întâlnire productivă. Un lider grăbit ar putea susține că pur și simplu nu au avut timp să reunească un plan pentru întâlnire, ceea ce îl înrăutățește, deoarece acum este foarte clar că timpul conducătorului este prețios, dar este acceptabil să pierdeți pe toți ceilalți.
Organizațiile performante organizează întâlnirile potrivite cu oamenii potriviți la momentul potrivit. Respectă timpul pe care angajații îl investesc în întâlniri și se asigură că este folosit în mod productiv.
Începerea și terminarea în timp contează, la fel ca și împărtășirea corectă a timpului în cadrul întâlnirii. Poate mai important, liderii atenți lucrează pentru a programa întâlniri care să minimizeze întreruperea altor activități și să evite deranjarea participanților inutili.
Iată cinci moduri de a construi respectul în modul în care programați întâlnirile.
1. Programați întâlniri la momente naturale de tranziție pentru a minimiza timpul de comutare a sarcinilor.
Programarea eficientă îmbunătățește concentrarea în timpul întâlnirilor, reduce costurile de comutare a sarcinilor și crește timpul de focalizare productivă pentru alte lucrări. Comutarea sarcinilor este timpul necesar pentru a vă îndrepta atenția de la o sarcină la alta și a vă concentra din nou. Penalizarea timpului de comutare a sarcinilor se poate scurge de la 10 la 50 de minute în plus din zi.
Întâlnirile au avut loc primul lucru dimineața, chiar înainte de o pauză de prânz și, la sfârșitul zilei, se aliniază cu momentele în care munca este deja întreruptă în mod natural. Aceasta creează doar una, mai degrabă decât două, întreruperi de comutare a sarcinilor pentru fiecare întâlnire.
2. Programați întâlnirile cu timp adecvat pentru pregătire.
Pentru a menține timpul întâlnirii productiv și concentrat, toată lumea va trebui să vină pregătiți. Vor avea nevoie de timp pentru a revizui agenda, pentru a citi rapoartele și pentru a lua în considerare întrebările pe care le vor pune.
Întâlnirile programate cu cel puțin două zile înainte oferă oamenilor timp să vină pregătiți.
cât de înalt este Kelly Lebrock
3. Lăsați timp între întâlniri pentru tranziții.
Întâlnirile productive încep la timp, ceea ce devine imposibil atunci când oamenilor le lipsește timpul necesar pentru a părăsi o întâlnire și a ajunge la următoarea.
În zilele cu întâlniri multiple, programarea întâlnirilor să se încheie cu cel puțin 10 minute înainte de începerea următoarei ședințe asigură oamenilor timp pentru a face tranziția cu grație. Este suficient timp pentru a face o călătorie rapidă la toaletă și pentru a returna câteva mesaje urgente, ceea ce face o mare diferență în capacitatea tuturor de a se concentra.
4. Blocați zile întregi sau jumătate ca „Fără întâlniri”.
Persoanele performante blochează în mod regulat timpul pentru munca pe care doresc să o facă. Cunoscut sub numele de blocare a timpului, puteți multiplica acest beneficiu în întregul grup cu timpul de focalizare desemnat fără întâlniri.
Acest lucru le permite tuturor să știe că pot conta pe mai multe ore consecutive pentru a realiza munca individuală în fiecare săptămână, facilitând planificarea, reducând anxietatea și creșterea productivității. Acest lucru este esențial în special pentru lucrătorii din domeniul cunoștințelor care au nevoie de blocuri mari de timp neîntrerupt pentru a-și face cea mai bună muncă și pentru a „intra în flux”.
De exemplu, echipa noastră lasă atât marți, cât și vineri liber de întâlniri.
5. Faceți întâlnirile opționale.
În cele din urmă, cel mai simplu mod de a respecta timpul fiecăruia este de a-și respecta judecata cu privire la modul de a utiliza cel mai bine acel timp. Dacă echipa dvs. consideră că există prea multe întâlniri, anunțați-le că pot renunța la orice întâlnire pe care o consideră inutilă pentru munca lor.
Și, dacă simt că o întâlnire nu este productivă, îmbrățișați „legea celor doi picioare”. Acest lucru face bine să părăsiți în liniște o întâlnire atunci când vă dați seama că nu vă folosește timpul.
Dacă organizația dvs. se luptă să mențină întâlnirile neproductive în afara calendarului, implementarea a doar câteva dintre aceste sfaturi, deoarece politicile vor trimite un mesaj puternic de respect. Când lucrați pentru a programa întâlniri care respectă timpul tuturor, veți beneficia de a avea angajați mai implicați și loiali care vor pune acest lucru la dispoziție.
