Cu toții ne dorim să fim mai productivi. Dar, cum este posibil acest lucru atunci când sarcinile continuă să se acumuleze, ultimul sezon al anului Portocaliul este noul negru tocmai a apărut pe Netflix și aveți o mulțime de e-mailuri, mesaje text și notificări de pe rețelele sociale care vă distrag atenția?
În ultima lună am avut WAY prea multe lucruri. Am aruncat mingea în stânga și în dreapta. Acest lucru este inacceptabil dacă sunteți proprietarul unei companii. Am oameni care se bazează pe mine și nu ar trebui să permit acest lucru. M-a determinat să evaluez lucrurile care îmi ucid productivitatea.
Primul pas pe care trebuia să-l fac a fost să identific identificatorii care pierd timpul și să-i prind în mugur, astfel încât să rămân productiv. Iată opt pierderi de timp cu care am observat că îmi ucid productivitatea și majoritatea oamenilor cu care lucrez.
1. Verificarea constantă a e-mailurilor dvs.
Nu ar trebui să fie o surpriză faptul că e-mailul este unul dintre, dacă este cel mai mare, irositor de timp. La urma urmei, peste 200 de miliarde de e-mailuri sunt trimise zilnic și s-a constatat că angajatul mediu își verifică e-mailul de 36 de ori pe oră. Și, toți suntem vinovați de asta. Nu vă pot spune de câte ori am scris un articol doar pentru a mă distrage printr-o notificare prin e-mail, fie pe laptopul meu, fie pe smartphone.
Înțeleg complet că nu poți lăsa un client sau șeful tău agățat fără să răspundă la un e-mail, dar de multe ori primim buletine informative sau cupoane pe care ajungem să facem clic, ceea ce ne conduce la navigarea pe un site web. Pentru a rămâne productiv, trebuie să limitați timpul pe care îl petreceți verificându-vă e-mailurile.
Unele organizații au instalat de fapt filtre pe programele de e-mail. Acest fișier elimină toate mesajele primite, astfel încât să poată fi citite mai târziu. În timp ce interzicerea e-mailului este o modalitate de a rezolva această problemă, limitarea verificărilor prin e-mail la anumite ore poate fi la fel de eficientă. De exemplu, puteți rezerva douăzeci de minute, de trei ori pe zi, pentru a verifica și a răspunde la e-mailurile dvs.
Dacă sunteți îngrijorat de acele notificări care vă ridică prea mult curiozitatea, puteți dezactiva notificările atât pe laptop, cât și pe smartphone.
2. Nu vă automatizați conturile de social media.
În timp ce rețelele sociale sunt unul dintre cele mai bune instrumente pentru a răspândi gradul de cunoaștere a mărcii, pentru rețea, pentru a fi la curent cu ultimele știri din industrie și pentru a ajunge din urmă cu prietenii sau familia, este o altă pierdere de timp imensă. De fapt, petrecem în medie 118 minute pe zi pe social media. Cu excepția cazului în care sunteți manager de social media, nu este nevoie să petrec atât de mult timp pe social media.
cât de înalt este Mike Bibby
La fel ca în cazul e-mailurilor dvs., programați anumite ore pe tot parcursul zilei pentru a privi și a actualiza canalele sociale, cum ar fi în timpul deplasării la și de la serviciu. Puteți utiliza, de asemenea, blocante precum Cold Turkey și să vă păstrați notificările dezactivate. Aș sugera, de asemenea, să utilizați instrumente de gestionare a rețelelor sociale, cum ar fi Hootsuite, astfel încât să puteți programa toate actualizările rețelelor de socializare în avans, dintr-un singur tablou de bord.
3. Liste voluminoase de făcut.
Indiferent dacă vă scrieți listele de sarcini într-un notebook sau utilizați un instrument precum Evernote, listele de sarcini pot fi un adevărat salvator, deoarece reduce stresul încercării de a vă aminti lucruri precum o întâlnire sau ceea ce sunteți trebuie să vă ridicați la magazinul alimentar. Listele de sarcini vă pot ajuta, de asemenea, să vă mențineți pe cale, evidențiind cele mai importante sarcini pe care trebuie să le îndepliniți.
Pentru ca listele de sarcini să fie eficiente și pentru a vă împiedica să vă copleșiți, trebuie să vă mențineți listele scurte, de obicei în jurul a trei dintre cele mai importante articole pe zi. De asemenea, ar trebui să îți notezi listele în seara precedentă, astfel încât să te trezești dimineața, să poți începe abordarea listei tale.
4. Multitasking.
Multitasking-ul nu funcționează. „Când vine vorba de atenție și productivitate, creierul nostru are o cantitate finită”, spune Guy Winch, dr. Primul ajutor emoțional: strategii practice pentru tratarea eșecului, respingerii, a vinovăției și a altor leziuni psihologice cotidiene .
„Este ca o diagramă circulară și orice vom lucra va ocupa majoritatea acestei plăcinte. Nu au mai rămas multe pentru alte lucruri, cu excepția comportamentelor automate, cum ar fi mersul pe jos sau guma de mestecat.
numele meu adevărat zdrobit de cireșe
Multitaskingul risipește productivitatea, deoarece atunci când comutați înainte și înapoi între sarcini, „atenția dvs. este dedicată faptului de a comuta vitezele”.
Faceți câte un lucru pe rând. După ce ați finalizat o sarcină, puteți trece la următoarea.
5. A fi perfecționist.
Când aveți standarde nerealiste de înaltă, veți dedica mai mult timp decât ar trebui pentru o sarcină. Chiar și după finalizare, faceți în continuare revizuiri pentru a o face „perfectă”. În alte cazuri, a fi perfecționist te poate arunca, deoarece lucrurile nu ți-au mers. Asta înseamnă că puteți renunța la un proiect la care ați început deja să lucrați.
Iată chestia. Perfecțiunea este un obiectiv imposibil care nu numai că îți omoară productivitatea, ci dăunează și sănătății tale.
Depășirea acestei mentalități nu este o sarcină ușoară. Dar puteți începe concentrându-vă pe obținerea muncii. De exemplu, faceți mai întâi oasele goale ale unui proiect. Puteți oricând să vă întoarceți și să îl faceți „perfect” mai târziu.
S-ar putea să observați de fapt că nu este atât de rău pe cât credeați. De asemenea, trebuie să acceptați eșecul. Ni se întâmplă tuturor. În loc să lăsați acest lucru să vă consume, învățați din greșelile dvs., astfel încât să nu le repetați.
6. Întâlniri inutile.
Știați că există 25 de milioane de întâlniri zilnic numai în SUA? Problema este că executivii au recunoscut că aceste întâlniri sunt eșecuri, ceea ce înseamnă că organizațiile irosesc timp și bani cu întâlniri inutile.
Dacă doriți ca întâlnirile să fie productive, păstrați-le sub 30 de minute, stabiliți așteptări clare, trimiteți materiale în avans, începeți și terminați la timp și rămâneți concentrat. Aș recomanda, de asemenea, să întrebați dacă este într-adevăr necesară o întâlnire. În majoritatea cazurilor, este suficient un e-mail sau un apel telefonic rapid.
7. Spunând „Da”.
Este de înțeles că nu vrei să-i dezamăgești pe ceilalți, dar nu este fezabil pentru tine să-i faci pe toți fericiți. Îți faci un serviciu major spunând „da” tuturor, de vreme ce sfârșești răspândindu-te prea subțire.
Fii sincer cu ceilalți și informează-ți că pur și simplu nu ai timp să conduci o întâlnire, să scrii o postare pe blog sau orice altceva solicită. Apoi, vă puteți oferi să reveniți la solicitarea lor atunci când aveți disponibilitatea.
8. Amânarea sarcinilor mai grele.
Cu toții avem acele sarcini pe care fie nu vrem să le facem, fie le considerăm prea provocatoare. În cele din urmă, împingem acele sarcini până la altă dată și lucrăm la acele sarcini mai ușoare. Asta nu schimbă faptul că această sarcină dispare. În loc să vă lăsați să vă sprijiniți capul, trebuie doar să mușcați glonțul și să-l faceți.
Evitarea acestui tip de amânare vă asigură că rămâneți productiv zi de zi și de zi.
